Confidentialité

Mis à jour le 25 septembre 2014

Introduction

CaRMS a toujours tenu à assurer la confidentialité des renseignements des candidats, notamment tout renseignement personnel qui lui est transmis. En vue de fournir ses services, CaRMS recueille des renseignements personnels et a, pour ce faire, mis au point cette politique qui vise à vous informer de son engagement permanent envers l’exactitude et la confidentialité des renseignements personnels recueillis au cours de nos activités.

La politique du CaRMS en matière de protection des renseignements personnels est fondée sur le code type sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96) de l’Association canadienne de normalisation (CSA) et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral.

Qu’est–ce qu’un renseignement personnel ?

En ce qui concerne CaRMS, un « renseignement personnel » signifie toute information enregistrée sous n’importe quelle forme concernant une personne en particulier ou une personne dont l’identité peut être déterminée par le biais de ladite information. La présente politique ne vise pas les « renseignements sur un contact d’affaires » (p. ex. nom, titre, adresse d’affaires) ou les données regroupées à partir desquelles l’identité d’une personne ne peut être déterminée. CaRMS se réserve le droit d’utiliser les renseignements sur un contact d’affaires ou des données regroupées d’une façon qui respecte les règles d’éthique et qui est jugée appropriée.

Raisons pour lesquelles CaRMS recueillerait des renseignements personnels

CaRMS pourrait utiliser les renseignements personnels fournis verbalement ou par écrit (ou par informatique) par les candidats, les facultés de médecine ou des tierces parties afin de :

  1. Déterminer l’admissibilité des candidats aux services de CaRMS en ligne;
  2. Fournir des renseignements sur les services de CaRMS ainsi que des calendriers aux candidats, aux facultés de médecine ou à de tierces parties;
  3. Obtenir des demandes d’inscription et de la documentation auprès des établissements d’études de premier cycle participants et leur retourner;
  4. Jumeler les candidats avec les programmes de résidence des études médicales postdoctorales;
  5. Transmettre les renseignements personnels requis des candidats aux bureaux des études de premier cycle ou des études postdoctorales ou encore à leur représentant de la faculté de médecine où les candidats présentent une demande d’études de premier cycle ou sont jumelés à un programme de résidence postdoctoral.
  6. Fournir la date de naissance et le numéro d’assurance sociale des candidats aux bureaux des études postdoctorales ou aux représentants de la faculté de médecine où les candidats ont été jumelés à un programme de résidence postdoctoral;
  7. Entreprendre des sondages auprès des candidats en vue d’analyser, à des fins statistiques et de recherche, des questions comme l’évolution des effectifs étudiants, les facteurs qui influent sur leur choix de carrière, leurs expériences en termes de choix de résidence, etc.;
  8. Fournir des statistiques sur les demandes et la formation aux bureaux des études de premier cycle des facultés de médecine participantes;
  9. Transmettre les résultats des jumelages aux programmes de résidence auxquels on a jumelé des candidats et aux facultés de médecine où les candidats ont obtenu leur diplôme;
  10. Gérer notre relation avec les candidats et les facultés de médecine;
  11. Satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires; et
  12. Tout autre motif allant de pair avec ces motifs.

Méthode de CaRMS pour la collecte de renseignements personnels

CaRMS ne collecte, n’utilise et ne divulgue des renseignements personnels qu’à des fins jugées raisonnables dans les circonstances et qui répondent aux motifs énoncés ci–dessus. Nous n’utilisons que des méthodes justes et équitables pour la collecte des renseignements personnels. Tous les candidats soumettent régulièrement leurs renseignements personnels par les services de CaRMS en ligne dans des documents envoyés par la poste régulière, par courrier électronique ou par télécopieur qui seront ajoutés à leur dossier et au cours d’appels téléphoniques avec le service à la clientèle de CaRMS à des fins de vérification

L’usage et la divulgation par CaRMS des renseignements personnels se limitent aux motifs énoncés dans cette politique, et CaRMS ne vend, ne troque, n’échange ni ne divulgue, sous aucune autre forme, les renseignements personnels qu’il a obtenus.

Circonstances dans lesquelles CaRMS pourrait divulguer vos renseignements personnels

CaRMS pourrait divulguer vos renseignements personnels à :

  1. Des personnes ou organismes qui utilisent sa demande ou ses services de jumelage de résidence;
  2. Des facultés de médecine où un candidat a présenté une demande pour des études médicales de premier cycle;
  3. La faculté de médecine où un candidat a obtenu son diplôme et les programmes de résidence où le candidat a été jumelé après avoir posé sa candidature; et
  4. Des organisations qui ont besoin de l’information à des fins statistiques et de recherche (p. ex. BCI); et
  5. Des personnes et organismes qui offrent des services pour le compte de CaRMS, y compris ceux concernés par le maintien, l’examen et l’élaboration de nos systèmes, nos procédures et notre infrastructure, notamment les essais ou les mises à niveau de nos systèmes informatiques.

Si CaRMS divulgue des renseignements personnels à des organismes tiers, CaRMS leur demandera de signer une entente écrite prévoyant qu’ils ne peuvent utiliser et divulguer ces renseignements qu’aux seules fins précisées et doivent disposer de mesures adéquates pour assurer la confidentialité de ces renseignements personnels.

Dans certains cas, les personnes ou les organisations qui offrent des services pour le compte de CaRMS peuvent utiliser ou conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels conservés à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis à des lois différentes des lois canadiennes et peuvent être accessibles par les agences d’exécution de la loi de l’extérieur du Canada où la loi le permet. CaRMS s’engage à protéger les renseignements personnels et évaluera les répercussions sur la vie privée associée à la divulgation de renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers dans une province ou un territoire donné avant d’établir une relation dans le cadre de laquelle des renseignements personnels seront divulgués.

Veuillez prendre note que dans certaines circonstances, l’utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels est justifiée ou autorisée, ou que CaRMS se trouve dans l’obligation de le faire sans autorisation. Notamment :

  1. Lorsque l’exige la loi, une décision d’une cour, d’un organisme ou d’un tribunal administratif;
  2. Lorsque CaRMS est convaincu, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
  3. Lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de récupérer des fonds dus à CaRMS;
  4. Lorsqu’il faut permettre à CaRMS d’entreprendre des actions en justice ou de limiter des torts qu’il pourrait subir; ou
  5. Si les renseignements relèvent du domaine public.

Si CaRMS est forcé ou autorisé à divulguer les renseignements sans consentement préalable, il se limitera aux seuls renseignements exigés.

Services de jumelage

Les renseignements soumis à CaRMS sur les listes de classement du candidat et du programme sont confidentiels. Ils ne seront pas communiqués ou divulgués de quelque façon que ce soit qui permettrait l’identification du candidat ou du programme.

Conformément au contrat du candidat, CaRMS communiquera vos renseignements personnels au National Resident Matching Program (NRMP) si le candidat a posé sa candidature à un programme de résidence aux États–Unis. Le NRMP utilise des renseignements personnels uniquement aux fins d’un programme de mappage permettant de gérer les jumelages qui se déroulent au Canada et aux États–Unis. Lorsque CaRMS envoie des renseignements personnels au NRMP, ces renseignements seront conservés à l’extérieur du Canada. Comme il est mentionné plus haut, les renseignements personnels conservés à l’extérieur du Canada seront assujettis aux lois de l’État où les renseignements sont communiqués

Consentement

À moins que la loi ne l’autorise, CaRMS ne recueille aucun renseignement personnel sans avoir obtenu au préalable le consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion de ces renseignements. Nous pouvons, toutefois, demander le consentement une fois les renseignements déjà obtenus au cas où CaRMS doit utiliser les renseignements à des fins non définies dans cette Politique, non définies antérieurement ou pour lesquelles la personne concernée n’a pas déjà signifié son consentement.

La transmission de renseignements personnels à CaRMS signifie que la personne concernée consent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation par CaRMS de ses renseignements personnels conformément à cette politique. De plus, des autorisations ou consentements ponctuels peuvent, le cas échéant, être obtenus.

Dans la majorité des cas et en vertu de restrictions juridiques et contractuelles, une personne peut refuser ou retirer son consentement, et ce, à tout moment à la condition que la période de préavis soit raisonnable. Il faut noter qu’à certaines occasions, les services ne peuvent être fournis que si une personne a transmis ses renseignements personnels à CaRMS. Ainsi, si une personne ne fournit pas les renseignements personnels exigés, CaRMS pourrait ne pas être en mesure d’offrir les services demandés.

Exactitude et rétention des renseignements personnels

CaRMS s’efforce d’assurer l’exactitude, l’actualisation et l’intégralité des renseignements personnels qu’il détient dans le cadre de ses activités. CaRMS offre aux personnes concernées la possibilité de mettre à jour leurs renseignements personnels en vue d’assurer l’exactitude et la fidélité des renseignements. Il revient aux personnes concernées de s’assurer que leurs renseignements sont exacts et d’y avoir toujours accès pour les modifier. CaRMS déploiera tous les efforts pour informer les tierces parties récipiendaires de renseignements de leur inexactitude de manière à permettre à ces parties de corriger leurs données.

Nous gardons les renseignements personnels aussi longtemps que l’exigent les motifs qui ont entraîné leur collecte. Cette période peut durer plus longtemps que la relation qu’a entretenue la personne avec CaRMS, aussi longtemps qu’il est nécessaire pour pouvoir régler toute situation qui pourrait surgir plus tard.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, CaRMS a adopté des procédures pour les détruire, les supprimer ou les convertir en fichiers anonymes.

Protection des renseignements personnels

CaRMS s’efforce de préserver la sécurité physique, procédurale et technique de ses bureaux et de ses outils de stockage de renseignements de manière à prévenir les pertes, l’abus, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification des renseignements personnels. Cela s’applique également à la manière dont nous nous débarrassons des renseignements personnels ou dont nous les détruisons.

CaRMS pousse la protection des renseignements personnels jusqu’à limiter leur accès aux seuls employés qui doivent être mis au courant de ces renseignements pour que CaRMS puisse remplir son mandat.

Tout employé de CaRMS qui abuserait de ces renseignements personnels pourrait subir des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au renvoi pour faute grave. Toute personne ou tout organisme qui abuse des renseignements personnels transmis pour la fourniture de services au ou par CaRMS pourrait, pour faute grave, subir des sanctions sévères telles que la résiliation de contrat entre CaRMS et cette personne ou cet organisme.

Accès à vos renseignements personnels

CaRMS accorde un droit raisonnable d’accès et de consultation des renseignements personnels qu’il détient concernant une personne et s’efforcera de transmettre lesdits renseignements dans des délais raisonnables, habituellement dans les 30 jours qui suivent la demande. Pour protéger les renseignements personnels contre les demandes d’accès frauduleuses, nous pourrions exiger de plus amples informations nous permettant d’établir la légitimité de la demande avant d’autoriser l’accès aux renseignements ou leur modification.

CaRMS se réserve le droit de ne pas modifier les renseignements personnels, mais adjoindra tout texte que la personne concernée jugera approprié.

CaRMS se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels lorsque l’information demandée :

  1. Divulguerait (i) des renseignements personnels, notamment des opinions à propos d’une autre personne ou d’une personne décédée; ou (ii) des secrets professionnels ou d’autres renseignements confidentiels qui pourraient nuire à CaRMS ou à la capacité concurrentielle d’une tierce partie ou qui nuiraient à des négociations contractuelles ou autres de CaRMS ou de tierces parties;
  2. Est assujettie au privilège des communications entre client et avocat ou relatives à un litige;
  3. N’est pas facilement récupérable et que la charge ou le coût de la recherche serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de l’information;
  4. N’existe pas, CaRMS ne la possédant pas ou ne la retrouvant pas;
  5. Pourrait raisonnablement entraîner (i) des torts sérieux au traitement ou à la guérison de la personne concernée, (ii) des torts moraux à la personne concernée, à une autre personne, ou (iii) des blessures corporelles sérieuses à une autre personne;
  6. Pourrait nuire à des activités policières et d’autres enquêtes et règlements d’organisme autorisé par la loi; ou
  7. Est assujettie à d’autres dispositions juridiques pertinentes.

Lorsque les renseignements ne peuvent pas être divulgués, la personne qui les demande sera informée des motifs du refus.

CaRMS ne répondra pas aux demandes répétées ou vexatoires d’accès et, pour prendre cette décision, CaRMS examinera des facteurs tels que la fréquence à laquelle les renseignements sont mis à jour, l’objectif de l’utilisation des renseignements et la nature des renseignements.

CaRMS vérifiera et corrigera vos renseignements sans frais; cependant, dans la mesure permise par les lois applicables, il se pourrait que des frais minimaux vous soient imposés pour les copies de documents.

Site Web de CaRMS

Pour vous renseigner sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements appartenant à des visiteurs du site Web de CaRMS, veuillez consulter notre politique au site Web sur la confidentialité.

Réponses à vos inquiétudes concernant la confidentialité

Si vous voulez vous renseigner plus amplement sur : (i) l’accès à vos renseignements personnels; (ii) notre collecte, notre utilisation, notre gestion ou notre divulgation des renseignements personnels; ou (iii) cette politique, veuillez communiquer avec conformite@carms.ca.

CaRMS enquêtera sur toutes les plaintes reçues et, si elles s’avèrent fondées, prendra des mesures raisonnables pour les régler.