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Processus - Classement

Le système de classement CaRMS sur la PIP

Accéder au système de classement via la PIP

Une fois la période de classement commencée, vous pouvez vous connecter à la PIP comme à l’accoutumée et choisir la section « Classer candidats » dans le menu des différentes sections figurant en haut de page. Un lien “Liste de classement” apparaîtra sur la gauche, parmi les différentes rubriques au menu. Cliquez ce lien et vous pourrez voir alors la page qui mentionne tous les candidats qui ont postulé à votre programme.

NOTE: Vous ne pouvez pas classer un candidat qui n’a pas postulé à votre programme à travers CaRMS.

Entrer les données de votre Liste de classement

Seuls les administrateurs de la plate-forme peuvent enregistrer et soumettre les Listes de classement ainsi que/ou visualiser le classement.

Il y a deux façons de classer vos candidats. Vous pouvez créer et modifier une liste directement sur le système en ligne de la plate-forme ou vous pouvez exporter tous les candidats sur une liste hors-ligne que vous pouvez gérer dans le programme Microsoft Excel. Une fois votre liste Excel finalisée, vous pouvez la ré-importer dans le système de classement sur la PIP.

Entrer les données d’une Liste de classement dans la PIP

Votre page « Liste de classement » ainsi que les fonctions qui y sont liées sont un outil de travail pour développer votre classement, c’est-à-dire pour insérer des numéros d’ordre, les modifier, les ré-organiser etc. N’ayez pas peur d’essayer toutes les fonctions sur la page pour établir la liste de classement qui vous convient. Ces dernières sont en place pour vous aider à élaborer un ordre de préférence qui vous donne entière satisfaction.

Par défaut, la liste de tous les candidats à votre programme apparaîtra sur une page avec des cases vides à la gauche de chaque candidat. Vous pouvez entrer un chiffre manuellement dans chacune des cases (par exemple 1, 2, 3, 4, etc.). Si vous sautez un chiffre dans votre ordre de classement, c’est-à-dire si vous causez une rupture dans l’ordre séquentiel de votre liste (par exemple 1, 2, 4, 5), le système comblera automatiquement ce trou lorsque vous enregistrerez votre travail. Un message apparaîtra alors en rouge en haut de la page pour vous aviser que le trou a été comblé. Si vous n’entrez pas un numéro/chiffre mais une lettre ou autre caractère, le système ne l’acceptera pas comme ordre lorsque vous tenterez de l’enregistrer. Un message apparaîtra en rouge sur la droite du candidat que vous tentez de classer et indiquera : « Vous devez utiliser un chiffre pour pouvoir classer un candidat ».

Pour les programmes qui comportent beaucoup de candidats, nous vous suggérons d’en exporter la liste (sous forme de fichier.csv, qui s’ouvre en Excel) et de la gérer hors-ligne.

Pour vous assurer de ne rien perdre de votre travail, vous devez cliquer « Enregistrer » à chaque étape du développement de votre liste.

Lorsque vous enregistrez votre classement pour la première fois, vous noterez que la page se scinde en deux. La partie supérieure contient la liste des candidats que vous avez classés. La partie inférieure contient les candidats auxquels vous n’avez pas encore attribué d’ordre de classement.

Vous pouvez changer l’ordre des candidats déjà classés dans la partie supérieure en inscrivant un nouveau chiffre dans la case « Changer ordre »; vous enregistrez ensuite l’opération.

Vous pouvez également ajouter à votre liste l’un ou l’autre candidat non classé jusque là, provenant de la liste en bas de page, en insérant un chiffre dans la case qui figure à gauche de ces programmes. N’oubliez pas d’enregistrer l’opération juste après.

Sachez que toute modification se répercute sur l’ensemble de votre liste de classement.

À titre d’exemple, si vous insérez un candidat en 4 ème position dans une liste comprenant 10 candidats classés, les candidats qui passent après dans votre ordre de préférence descendent d’une position (ou d’un rang). Cela signifie que le candidat préalablement classé en 4 ème position passe en 5 ème position, le 5 ème en 6 ème, et ainsi de suite. (Pour plus d’information concernant les méthodes de classement efficaces, voir ici.)

Vous pouvez également « Enlever » un candidat déjà classé en cochant la case appropriée. Le programme rejoindra votre liste du bas. En cliquant Enregistrer, votre liste de classement sera automatiquement ré-arrangée, en comblant d’office les trous qui auraient éventuellement été occasionnés par le retrait d’un candidat.

Vous devriez utiliser le bouton « Effacer » avec précaution car ce dernier vous ramène à la case départ et élimine tout classement que vous auriez commencé à développer.

Une autre fonctionnalité de la page de classement correspond au bouton « Voir liste ». Elle vous permettra de voir votre liste « au propre » et de l’imprimer pour avoir une idée d’où vous êtes rendu dans votre processus de classement. Il est fortement recommandé de visualiser votre liste de cette façon et d’en imprimer une copie pour vos dossiers une fois que vous avez soumis votre liste, et ce, avant la date limite fixée sur le calendrier CaRMS pour soumettre son classement.

Une fonctionnalité de tri est à votre disposition pour réorganiser votre liste de candidats encore non classés en bas de page. Vous pouvez ordonner votre liste par Candidat (nom de famille) ou Établissement de diplomation simplement en cliquant le titre de la colonne.

Entrer des données de classement dans Microsoft Excel

Pour répondre au mieux aux besoins des programmes qui gèrent de nombreuses candidatures, CaRMS a développé un outil qui leur permet d’exporter leur liste de candidats dans un fichier de type .CSV (« Comma Separated Value file ») qui peut être ouvert et modifié dans Microsoft Excel.

Pour pouvoir télécharger un fichier.CSV sur votre ordinateur, vous devez cliquer le lien “Exporter Liste de classement” qui figure dans les rubriques sur la gauche de votre écran. Si vous voulez avoir cette liste classée alphabétiquement par nom de famille ou par établissement de diplomation, vous devriez effectuer le tri juste avant de procéder à l’exportation des données. Une fois votre liste téléchargée et enregistrée comme fichier .csv, vous pouvez l’ouvrir et la sauvegarder en format Excel . Notez bien que cette liste ne contiendra aucun numéro d’ordre même si vous aviez préalablement enregistré cette information. La fonction remplace l’ordre précédemment assigné par un “0” pour chaque candidat. Il est fortement recommandé de décider très tôt dans le processus si cette fonctionnalité sera utilisée pour éviter de perdre des informations en voulant les exporter. En plus du numéro “0” associé par défaut, la fonction exporte le code CaRMS de chaque candidat, son nom, ainsi que son établissement de diplomation pour effectuer un classement « hors ligne »

Pour ramener les données de classement sauvegardées dans Microsoft Excel, enregistrez les à un endroit précis sur votre ordinateur. Utilisez ensuite le lien intitulé « Importer liste de classement » situé dans les rubriques de gauche sous la section « Classer candidats » de la PIP.

Peu importe la méthode utilisée (en ou hors ligne), votre liste de classement finale doit être soumise à la date limite mentionnée sur le calendrier de CaRMS pour les Listes de classement des programmes.

Soumettre votre Liste de classement

Une fois votre liste par ordre de préférence entrée et enregistrée, vous devez également la soumettre pour qu’elle soit utilisée dans le jumelage. Pour soumettre votre liste, dans la page correspondant au classement, cliquez le bouton « Soumettre – Étape 1 de 2 ». Vous serez alors référé à une autre page sur laquelle figure un autre bouton « Soumettre – Étape 2 de 2 » qui vous permet de soumettre votre liste de classement finale. En cliquant ce bouton, vous soumettez une liste de classement pour le jumelage et vous recevrez également un courriel qui confirmera la réception de votre liste de classement qui vous permet de participer au jumelage.

Si le bouton « Soumettre – Étape 1 de 2 » n’apparaît pas au bas de votre liste, cela signifie que vous avez déjà soumis votre liste et que vous n’y avez apporté aucun changement. Si vous désirez la modifier (ce que vous pouvez faire pourvu que ce soit AVANT la date limite fixée pour la soumission du classement), cliquez simplement le bouton « Voir liste » et ensuite le bouton « Modifier ». Votre dernière liste soumise est identifiable grâce à la date et l’heure de soumission qui apparaissent en haut de page. Chaque fois que vous soumettez avec succès une nouvelle liste de classement, vous recevrez un courriel de confirmation automatiquement généré par CaRMS comprenant la date et l’heure de soumission de votre liste.

Les différents statuts de votre Liste de classement

Pendant la période de classement, votre liste peut avoir trois statuts différents: Non enregistrée, Enregistrée et Soumise.

1. Une liste Non enregistrée correspond à la liste de candidats qui apparaît par défaut au début de la période de classement. Cette dernière contient uniquement la liste des candidats qui ne sont pas encore classés. Il s’agit d’une liste qui n’a, soit, pas encore été développée par le programme, soit, qui correspond à un classement qu’on a effacé (bouton « Effacer ») pour recommencer de zéro.

2. Une liste Enregistrée est une liste partiellement complétée par le programme. Il s’agit d’une liste en développement, préliminaire, avant d’être soumise avant la date limite prévue. Les programmes devraient enregistrer leur liste après chaque ajout ou modification avant de terminer leurs sessions sur la PIP.

3. Une liste Soumise est une liste finalisée par le programme. Des modifications peuvent encore y être apportées mais tout changement implique que la liste doit être re-soumise avant la date limite. L’algorithme de jumelage repose uniquement sur des listes soumises. Vous pouvez visualiser votre liste et l’imprimer une fois que vous l’avez soumise. Il est conseillé de soumettre sa liste bien avant la date limite afin de pouvoir réagir aux éventuels messages d’alerte qui apparaîtraient lors de la soumission. Si le bouton « Soumettre » n’apparaît pas en bas de votre liste, cela signifie que vous avez déjà soumis une liste et que vous n’avez enregistré aucune modification à cette liste par la suite. Si vous désirez la modifier, cliquez simplement sur « Voir liste » et cliquez ensuite le bouton « Modifier  ». Vous pouvez identifier votre dernière liste en vous référant à la date et l’heure qui figurent en haut de page. À chaque fois que vous avez soumis une liste et qu’elle est bien parvenue à CaRMS, vous en êtes notifiés automatiquement par un courriel qui vous confirme la date et l’heure auxquelles vous avez soumis votre liste.

Rappelez-vous qu’une liste enregistrée n’est PAS une liste soumise, et qu’elle ne se retrouvera PAS prise en considération dans le jumelage. Vous DEVEZ absolument soumettre AVANT la date limite.