Opérations

Politiques - Politique relative aux violations du processus de jumelage

Mis à jour: 15 juillet 2010

Objet :

CaRMS cherche à protéger l'intégrité du processus de jumelage en exigeant que tous les candidats se comportent de façon éthique et responsable au cours du processus de jumelage.

Politique :

1.0 Généralités

Conformément à la politique de CaRMS, chaque candidat doit signer un contrat de jumelage de CaRMS. Les facultés de médecine qui offrent des programmes de résidence doivent aussi signer une convention/entente d'établissement. CaRMS mènera une enquête et prendra les mesures qui s'imposent pour résoudre toutes allégations de violations d'ententes; il peut s'agir, entre autres, de tentatives de déroger aux exigences d'admissibilité ou au processus de jumelage lui-même, de l'omission de protéger les renseignements personnels ou les documents du candidat, de l'omission de respecter les échéanciers établis par CaRMS, de l'omission d'offrir ou d'accepter des nominations conformément aux résultats d'un jumelage et de toutes autres activités ou tout autre comportement irréguliers touchant à l'inscription, à la soumission ou à la modification de documents à l'appui ou d'une liste de classement ou à l'engagement du participant de respecter le résultat du jumelage.

Les candidats doivent informer CaRMS s'ils estiment que le fait de respecter leur engagement leur occasionnerait un préjudice grave. Le cas échéant, CaRMS doit recevoir une lettre d'appui de la faculté de médecine de premier cycle du candidat reconnaissant et décrivant ledit préjudice.  Bien que CaRMS s'efforcera d'intercéder en faveur du candidat, CaRMS respectera la décision rendue par le programme de résidence et l'établissement participants.

Procédure :

1.0 Procédure de signalement

Parmi les parties qui peuvent soumettre un rapport officiel à CaRMS concernant une allégation de violation du processus de jumelage, notons : les candidats, les directeurs de programme, les doyens de premier, deuxième et troisième cycles des facultés de médecine, les avocats dont on a retenu les services et les organismes d'application de la loi.

Toutes violations soupçonnées doivent être signalées par écrit à l'adresse suivante :

Comité d'enquête de violations de CaRMS
171, rue Nepean, bureau 300
Ottawa, ON
K2P 0B4
ou
violations@carms.ca

Les violations soupçonnées doivent être signalées immédiatement ou, au plus tard, 30 jours après avoir pris connaissance de l'incident allégué. Aucune enquête ne sera amorcée avant que CaRMS n'ait reçu un rapport écrit concernant la violation possible, dans lequel figure le nom de l'auteur du signalement. Sauf dans les circonstances les plus exceptionnelles, CaRMS ne permettra généralement pas qu'un signalement soit fait de façon anonyme

CaRMS accusera réception du rapport écrit dans les sept jours ouvrables suivant sa réception, et procédera à une première vérification de son authenticité.

2.0 Processus d'enquête

Le processus d'enquête de CaRMS fonctionne de la manière suivante :

Étape un (A) : Une plainte de la violation alléguée est présentée par écrit au comité d'enquête des violations du CaRMS.

Étape un (B) : Dans les sept jours ouvrables suivant la réception de la plainte, CaRMS enverra au plaignant un accusé de réception, par courriel et par courrier recommandé

Étape deux : Un représentant du comité d'enquête de violations du CaRMS communiquera avec la ou les partie(s) (il peut s'agir, entre autres, du candidat, du directeur de programme, des doyens des études médicales de premier cycle ou d'études postdoctorales) identifée(s) dans le rapport et avec toute autre personne appropriée ayant connaissance de l'incident et qu'il convient d'informer. Ces personnes seront informées de la nature de la violation alléguée et du fait que CaRMS mène une enquête. Une demande sera faite auprès de toutes les parties, mentionnées dans le rapport comme étant concernées par la violation alléguée, de fournir au comité d'enquête de violations de CaRMS leur version de l'incident par écrit et, au besoin, leur réponse aux allégations. Toutes les parties auront 14 jours ouvrables pour le faire. La personne/l'établissement visé aura l'occasion explicite de formuler une réponse et de faire des soumissions, avant la rédaction du rapport préliminaire.

Étape trois : Dès que possible, le comité d'enquête de violations de CaRMS rédigera un rapport préliminaire portant sur la nature de l'allégation et les résultats de l'enquête de CaRMS. Une copie du rapport préliminaire sera remise à toutes les parties pertinentes. La personne/l'établissement visé aura 14 jours ouvrables pour répondre aux allégations et aux conclusions initiales.

Étape quatre : Les conclusions du comité seront distribuées dans un rapport final à toutes les parties avec qui le représentant du comité avait communiqué au départ; le rapport comprendra la réponse de la personne/de l'établissement visé.

Remarques

1. Si les résultats de l'enquête ne permettent pas de confirmer le bien-fondé de la violation, une recommandation sera faite de fermer le dossier et d'en aviser toutes les parties figurant dans le rapport initial.
2. Si les résultats de l'enquête confirment le bien-fondé de la violation, le comité d'enquête de violations de CaRMS peut, avec l'accord des parties et conformément au processus établi par CaRMS concernant les conséquences de violations fondées, tenter de régler l'incident à la satisfaction des parties concernées.
3. Si l'une ou l'autre des parties est en désaccord avec la recommandation de régler de façon informelle ou de fermer le dossier, l'affaire sera transmise au conseil d'administration du CaRMS, pour fins d'appel et de décision finale.

Étape cinq : Si le bien-fondé de la violation alléguée est confirmé, la personne/l'établissement visé sera ajouté(e) à la base de données du CaRMS  sur les contrevenants de CaRMS; si le contrevenant est un candidat, les rapports seront distribués à chaque programme auquel il a présenté une demande pour le jumelage en cours, ainsi que pour les jumelages à venir.

3.0 Sanction et divulgation de violations fondées

La présente section servira de lignes directrices au comité d'enquête de violations du CaRMS en ce qui a trait à la sanction imposée aux contrevenants confirmés.

Si les allégations d'une violation sont confirmées, les conséquences sont :

1. À la la suite d'une enquête confirmant une violation commise par un candidat :
   1. Le rapport final sera fourni au candidat, et des copies seront envoyées aux personnes ou organisations suivantes :
      
      1. Le représentant de la faculté de médecine du candidat, à qui on demandera de déposer le rapport au dossier permanent du candidat.
         
         
      2. L'Educational Commission for Foreign Medical Graduates, si le candidat est un étudiant/diplômé d'une faculté de médecine étrangère.
         
         
      3. Le directeur de programme auquel le candidat est jumelé, si le jumelage a déjà été fait.
         
         
      4. Le directeur du programme auprès duquel le candidat a présenté une demande ou auquel il a transféré (s'il est connu).
         
         
      5. La partie qui a fait le signalement de la violation au départ.
         
         
      6. Le conseil d'administration du CaRMS.
         
         
      7. Le directeur du programme de résidence du candidat, si l'infraction a eu lieu dans le cadre d'un jumelage de bourse d'étude pour une formation dans un programme spécialisé.
         
         
      8. Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada et les ordres de médecins provinciaux, ainsi que le Collège des médecins de famille du Canada, si le candidat doit être désigné de façon permanente comme étant un contrevenant au jumelage ou s'il lui est prohibé, de façon permanente, de participer aux futurs jumelages de CaRMS.
         
         
      9. Toute partie qui, selon CaRMS, est concernée par l'enquête et ses conclusions.
      
      
      
   2. En outre, le candidat peut se voir imposer, entre autres, les sanctions suivantes :
      • Une mise en garde corrective.
      • L'exclusion du jumelage en cours.
      • L'exclusion de futurs jumelages du CaRMS pendant une période maximale de trois ans.
      • Toutes autres mesures que le comité/conseil considère comme étant équitables et adéquates dans les circonstances, y compris l'exclusion des jumelages à venir.
      
      
      
   3. On peut également interdire au candidat d'accepter un poste dans un autre programme participant au jumelage dont la date de début est dans l'année suivant la date du rapport final. Si un programme participant au jumelage offre un poste à ce candidat lui permettant de commencer sa formation avant la fin de l'année suivant la date du rapport ou si le candidat accepte un tel poste, CaRMS entreprendra une enquête visant à déterminer si le candidat ou le programme a enfreint les conditions de l'entente de participation.
      
      
   4. La décision rendue dans le rapport final sera affichée en permanence dans la base de données du CaRMS sur les contrevenants; la nature de la violation y sera précisée afin d'indiquer la période pendant laquelle les mesures seront en vigueur.
   
   
   
2. Dans le cas d'une enquête complétée confirmant le bien-fondé d'une violation commise par un programme de résidence ou un établissement :
   1. Le programme de résidence ou l'établissement participant peut se voir imposer, entre autres, les sanctions suivantes :
      • Une mise en garde corrective
      • Le retrait du programme du processus de jumelage, si la violation a été confirmée avant le jour du jumelage
      • La désignation du programme comme étant un contrevenant au jumelage sur le site Web et dans la base de données du CaRMS
      • L'interruption ou l'interdiction d'accès de la faculté de médecine à la zone protégée par un mot de passe du site Web du jumelage du CaRMS
      • D'autres mesures que le comité/conseil d'administration considère comme étant justes et appropriées dans les circonstances.
      
      
      
   2. La décision rendue dans le rapport final sera affichée en permanence dans la base de données du CaRMS  sur les contrevenants du CaRMS; la nature de la violation y sera précisée afin d'indiquer la période pendant laquelle les mesures seront en vigueur.
   
   
   

Définitions

1.0 Violation du processus de jumelage

Toute violation de l'entente d'un candidat ou de la convention d'un établissement sera considérée comme une violation du processus de jumelage.

2.0 Organisations sœurs

Les organisations suivantes sont considérées comme étant des organisations sœurs du CaRMS :

• Le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC)
• Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada et les ordres de médecins provinciaux
• L'Association des facultés de médecine du Canada (AFMC)
• Le Conseil médical du Canada (CMC)
• Le National Resident Matching Program (NRMP)
• L'Electronic Residency Application Service (ERAS)
• L'Educational Commission for Foreign Medical Graduates

Portée :

La présente politique s'applique à tous les participants au jumelage du CaRMS.

*Ces renseignements sont également communiqués aux organisations sœurs du CaRMS* (veuillez consulter la section des définitions pour obtenir la liste des organisations).