Opérations

Politiques - Gestion des documents

Conservation des fichiers du formulaire de candidature

CaRMS conserve le formulaire de candidature ainsi que les données d'inscription et les documents pour une période de trois ans suivant l'année où a commencé la formation postdoctorale de niveau 1. Par conséquent, un candidat jumelé à un programme débutant en juillet 2003 verra ses documents détruits en juin 2006.

Les documents qui seront conservés pendant trois ans pour les diplômés du Canada et des États-Unis sont :

• les relevés de notes de la faculté de médecine, les lettres de doyen et celles de recommandation.

Les documents qui seront conservés pour les candidats diplômés hors Canada et États-Unis sont :

• les relevés de notes de l'école de médecine, les fiches de rendement académique de l’étudiant en médecine (les lettres de doyen), celles de recommandation, les résultats officiels des examens TOEFL, TSE et du CMC.

Les documents du formulaire de candidature envoyés électroniquement à CaRMS doivent être traités confidentiellement et ne peuvent être utilisés que pour la seule sélection des résidents. Il doit être clair que les fichiers électroniques sont immédiatement détruits si le candidat n'est pas jumelé et ce, conformément à la législation provinciale de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée.