Opérations
Politiques - Entente de programme
Mise à jour 30 juillet 2010
2011 Entente entre CaRMS et les programmes de résidence participant au jumelage
Ce document comprend des extraits de la convention d'établissement entre CaRMS et les programmes participants.1
A. Renseignements généraux
Des postes de résidence sont offerts aux étudiants1 qui sont en voie d'obtenir leur diplôme auprès de facultés de médecines canadiennes, américaines ou de facultés de médecine hors Canada et États-Unis, ainsi qu'aux médecins diplômés de facultés de médecine canadiennes, américaines ou de facultés de médecine hors Canada et États-Unis (« candidats ») qui sont inscrits auprès du service canadien de jumelage des résidents (ci-après « CaRMS ») et qui satisfont aux exigences établies par les ordres des médecins provinciaux.
CaRMS est un programme de candidature et de jumelage (« programme de jumelage ») qui offre un système de vérification et de classement confidentiel des candidats à un ou plusieurs programmes de résidence de médicine postdoctorale (« programmes de résidence participants ») gérés par une faculté de médecine canadienne (« établissement »).
La présente Convention définit les droits et les obligations respectives de l'établissement et du CaRMS relativement au programme de jumelage.
B. Droits et obligations des établissements relativement aux programmes de résidence
- Descriptions des programmes et communications
L'établissement convient que la transmission de renseignements exacts et au moment opportun entre les programmes de résidence participants et les candidats constitue un élément essentiel des processus de candidature de postes de résidence et de jumelage.
L'établissement doit :
- Énoncer clairement, dans les descriptions de programmes, toutes les exigences relatives aux documents requis et aux conditions d'admissibilité des programme de résidence participants;
- Approuver les descriptions de programmes à inclure dans le répertoire des programmes du CaRMS sur le site www.carms.ca; et
- S'il y a lieu, assurer l'exactitude des renseignements affichés sur le site Web du CaRMS relativement aux critères d'admissibilité de candidature provinciaux.
- Procédures pour la soumission des Candidatures
Pour les postes visés par l'article 9 ci-dessous, l'établissement s'assurera que ses programmes de résidence participant aux premier et deuxième tours du processus de jumelage sollicitent et acceptent des candidatures, des documents et autres, exclusivement par le biais du processus de candidature en ligne et de jumelage du CaRMS.
- Calendrier et dates limites
L'établissement doit s'assurer de fournir tous les renseignements requis dans les délais fixés par le Calendrier établi par CaRMS.
De plus, l'établissement doit s'assurer que ses programmes de résidence participants respectent les échéanciers, fournissent tous les renseignements requis et fixent les entrevues obligatoires hors-site conformément au Calendrier établi par CaRMS.
- Listes de classement
L'établissement doit s'assurer que les programmes de résidence participants limitent leur liste de classement uniquement aux candidats qui sont inscrits et qui ont présenté leur candidature à travers CaRMS.
Le bureau du doyen aux études médicales postdoctorales des programmes de résidence participants doit vérifier les listes de classement des programmes de résidence participants avant la date limite fixée par CaRMS dans le Calendrier.
- Soumission de listes de classement
Pour participer au programme de jumelage, les programmes de résidence participants devront (a) s'inscrire, et (b) transmettre leur liste de classement via le site Web du CaRMS (« plate-forme interactive des programmes »).
Les listes de classement ne peuvent être soumises que par l'entremise de la plate-forme interactive des programmes.
L'établissement convient de respecter les procédures d'accès établies par CaRMS en ce qui concerne la plate-forme interactive des programmes. Il est entendu qu'une liste de classement peut être complétée en plus d'une session et peut être modifiée avant la date limite de soumission finale. On recommande à l'établissement d'achever ce processus bien à l'avance de la date limite de soumission des listes de classement et avant la période de pointe d'utilisation lorsque l'accès à la Plate-forme interactive des programmes risque d'être plus lente. CaRMS ne modifiera, en aucun temps, les listes de classement de candidats ou de programmes.
- Nominations
L'établissement doit s'assurer que les programmes de résidence participants respectent les règles de nominations, telles que décrites ci-dessous :
Les programmes de résidence participants doivent :
- S'abstenir d'effectuer des nominations à des postes de résidence non dirigés, d'exiger ou de conclure des engagements ou contrats de la part des ou avec les candidats avant la date du jumelage fixée par CaRMS;
- Offrir des postes à tous les candidats jumelés avec l'établissement par le processus de jumelage de CaRMS, les Candidats jumelés étant ceux qui sont les mieux classés sur la liste confidentielle de classement du programme de résidence participant et qui souhaitent être admis à ce même programme plus qu'à n'importe quel autre programme participant leur étant disponible; et
- Offriront des postes aux candidats jumelés au plus tard 30 jours suivant la date de réception des résultats du jumelage.
Le classement d'un candidat sur la liste de classement confirmée par un programme de résidence participant ou le classement d'un programme de résidence participant sur la liste de classement soumise par le candidat constitue un engagement exécutoire d'offrir ou d'accepter un poste s'il y a jumelage. Ledit poste est assujetti aux règles officielles de l'établissement de nomination en vigueur à la date à laquelle le programme de résidence participant dépose sa liste de classement et à la satisfaction par le candidat jumelé de toutes les exigences d'admissibilité imposées par ces règles. Le non respect de cet engagement, par le programme de résidence participant ou par le candidat, constituera une violation de la présente convention et pourrait entraîner des pénalités pour la partie en violation, conformément à l'article 20.
À leur discrétion, le programme de résidence participant et l'établissement peuvent libérer un candidat de ses responsabilités contractuelles s'ils estiment que le candidat en subirait autrement un préjudice grave. Si tel est le cas, CaRMS doit recevoir une lettre à l'appui de la faculté de médecine, qui reconnait et décrit ledit préjudice. Bien que CaRMS tentera d'intercéder en faveur du candidat, la décision prise par le programme de résidence participant et l'établissement sera respectée. Le programme de résidence participant et l'établissement devrait aviser CaRMS de leur décision de libérer ou non le candidat de leur engagement contractuel.
- Tours du jumelage
Lorsque le processus de jumelage implique plus qu'un tour de jumelage, tous les programmes de résidence participants inscrits auprès du programme de jumelage qui ne remplissent pas leur quota lors du premier tour du processus de jumelage devront participer à un second tour. Tout quota qui demeure vacant après le premier tout du processus de jumelage doit être inscrit au second tour du processus de jumelage.
Le processus de jumelage ne s'achèvera que lorsque tous les tours auront été effectués.
- Retraits
Un établissement peut retirer un programme de résidence participant du programme de jumelage s'il n'a pas de postes à offrir. Ledit retrait doit être effectué à travers le bureau du doyen aux études médicales postdoctorales.
En vue d'épargner aux candidats des dépenses inutiles, les établissements qui souhaitent retirer la totalité du quota d'un programme participant de résidence devraient le faire avant d'effectuer les entrevues relatives au programme de résidence participant en question, sauf lors de circonstances qui échappent au contrôle de l'établissement ou du programme.
Dans l'éventualité où un programme de résidence participant devait annuler ou réduire le nombre de postes de résidence à combler après que le processus de jumelage ait été effectué, le programme doit aviser CaRMS de la procédure qu'il propose utiliser pour aider chaque candidat jumelé à obtenir un autre poste de résidence. Le non respect des ces conditions constituera une violation de la présente convention et pourrait entraîner des pénalités mentionnées à l'article 20 de la présente convention.
- Jumelages multiples
Tout établissement dont le programme de résidence participant offre sciemment un poste à un candidat qui a été jumelé à un poste dans un autre programme de résidence participant au cours de la même année sera en violation de la présente convention et pourra faire l'objet des mesures visées par l'article 20. Avant d'offrir un poste à un candidat, le programme de résidence participant devra prendre les mesures raisonnables pour vérifier le statut de jumelage du candidat, notamment en s'informant auprès du CaRMS.
- Restrictions relatives à la persuasion
L'établissement doit s'assurer que les programmes de résidence participants respectent les règles concernant les restrictions relatives à la persuasion, telles que décrites ci-dessous :
Les programmes de résidence participant n'exerceront pas de pressions indues ou injustifiées sur la décision de sélection des candidats. Bien que les candidats et les programmes de résidence participants peuvent exprimer un grand intérêt l'un envers l'autre, ils ne peuvent pas faire de déclarations quant à leur engagement.
Les activités suivantes constitueront des violations à la convention par l'établissement et seront assujetties aux pénalités figurant à l'article 20 :
- Un candidat ou un programme de résidence participant qui s'engage verbalement ou par écrit relativement à un poste de résidence avant l'achèvement du Programme de jumelage; et
- Un Candidat ou un programme de résidence participant qui s'enquiert sur le classement souhaité de l'autre.
Il est entendu que l'établissement et les programmes de résidence participants conviennent que seules les préférences finales des programmes de résidence participants ainsi que celles des candidats, telles qu'indiquées sur leurs listes de classement finales et confirmées respectives, détermineront l'offre de postes et le placement des candidats à travers le programme de jumelage.
- Confidentialité
La confidentialité des renseignements relatifs aux candidats doit être préservée en tout temps. L'établissement ne rendra pas disponible au public, ni ne divulguera autrement, les renseignements concernant les candidats à quelconque personne ou organisme, à moins que la loi ne l'exige, que la divulgation ne soit autorisée en vertu de la présente convention ou que le candidat concerné ne l'ait expressément autorisée. En l'occurrence, ont un caractère confidentiel, entre autres, le nom des candidats, les renseignements relatifs à leur candidature et leur classement de programmes. Toute violation de confidentialité sera assujettie aux pénalités prévues à l'article 20 de la présente convention.
- Utilisation des renseignements personnels des Candidats
L'établissement n'utilisera les renseignements personnels des candidats qu'elle aura obtenus par CaRMS qu'aux fins de la sélection des candidats pour les programmes de résidence participants de l'établissement.
- Conservation des renseignements
L'établissement ne conservera les renseignements fournis par CaRMS qu'aussi longtemps qu'ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les établissements doivent mettre sur place des mesures pour détruire, supprimer, effacer ou convertir les données personnelles en vue d'en assurer l'anonymat une fois que ces dernières ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles avaient été recueillies.
- Protection des renseignements
L'établissement doit adopter des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection de tous les renseignements qu'elle aura obtenus par CaRMS. Des « mesures de sécurité adéquates » signifient des mesures de contrôle technique, physique et procédural en vue de préserver les renseignements et d'éviter qu'ils soient détruits, perdus, modifiés, divulgués sans autorisation à des tierces parties ou d'empêcher l'accès non autorisé par les employés ou sous-traitants au service de l'établissement, que ce soit de façon involontaire ou autrement. L'établissement doit assurer la confidentialité des mots de passe des facultés de médecine et aviser CaRMS, sans délai (a) s'il existe des motifs qui portent à croire qu'un mot de passe d'une faculté de médecine a été décelé par une tierce partie; et (b) de toute utilisation interdite relativement à un mot de passe d'une faculté de médecine ou de toute autre atteinte à la sécurité.
C. Droits et obligations du CaRMS
- Élimination du programme de jumelage
CaRMS peut éliminer du programme de jumelage un programme de résidence participant si CaRMS dispose d'éléments de preuve crédibles à l'effet que le programme de résidence participant est en violation des conditions de la présente convention ou ne possède pas l'agrément exigé.
- Liste de classement
CaRMS assurera la confidentialité des renseignements figurant sur les listes de classement. CaRMS ne divulguera ces renseignements d'aucune façon qui puisse permettre d'identifier le programme de résidence participant ou le candidat.
- Accès à la plate-forme interactive des programmes (site Web du CaRMS)
CaRMS limitera l'accès à la plate-forme interactive des programmes aux programmes de résidence participants, aux candidats et aux utilisateurs agréés.
- Calendrier des dates
CaRMS publiera un calendrier annuel des dates, qui est incorporé par renvoi à la présente convention.
- Disponibilité de la plate-forme interactive des programmes
CaRMS NE GARANTIT PAS LA DISPONIBILITÉ DE LA PLATE-FORME INTERACTIVE DES PROGRAMMES ET NE PEUT, D'AUCUNE FAÇON, MODIFIER LES LISTES DE CLASSEMENT DES CANDIDATS OU DES PROGRAMMES DE RÉSIDENCE QUI ONT MANQUÉ LA DATE LIMITE À CAUSE DE LA NON-ACCESSIBILITÉ DU SITE.
- Violations relatives au jumelage
CaRMS maintient un niveau professionnel des plus élevés quant au processus du programme de jumelage et dans ses rapports avec tout participant: candidats, directeurs de programmes, employés des établissements, et doyens des études médicales de premier cycle. CaRMS s'attend à ce que tous les participants du programme de jumelage se comportent de façon morale et responsable du point de vue professionnel, et respectent le droit des candidats de se renseigner librement des divers choix de programmes avant de soumettre leur liste de classement finale.
CaRMS fera enquête au sujet des allégations de violation de la présente convention, y compris mais sans s'y limiter :
- Les anomalies affectant les titres de compétence et les documents fournis à l'appui;
- Les tentatives visant à corrompre le processus de jumelage en soi;
- Le défaut de faire une offre ou d'accepter un poste, conformément aux résultats du jumelage; et
- Tout autre comportement ou toute activité non-conforme touchant la soumission ou la modification d'une liste de classement, et/ou l'engagement du programme de résidence participant à respecter le résultat du jumelage.
CaRMS conservera et mettra à la disposition des candidats et des programmes de résidence participants les politiques
et procédures de dénonciation et d'enquête relatives aux violations des
Conventions du CaRMS (« politique relative aux violations du processus de jumelage et la politique relative aux faux documents »).
La politique relative aux violations du processus de jumelage régit le traitement par CaRMS des violations au jumelage. Elle est incorporée par renvoi à la présente convention et en constitue l'une des parties.
1 L'emploi du masculin dans le présent texte désigne, lorsque le contexte s'y prête, aussi bien les femmes que les hommes.
|
