Jumelage principal R-1

Processus de candidature - Documents à fournir

Mise à jour 12 juillet 2010

Les documents les plus importants du formulaire de candidature comprennent la fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine (lettre du doyen), le relevé de notes de la faculté de médecine, les lettres de recommandation (références) ainsi que la lettre de motivation. Des documents additionnels, tels que le relevé de notes d'études prédoctorales, peuvent être ajoutés. La majorité des programmes précisent dans leurs descriptions les documents qu'ils exigent.

• Relevé de notes des facultés de médecine
• Fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine / Lettre du doyen
• Examens
• Lettre de motivation
• Lettre de référence/recommandation
• Envoi anticipé de références
• Lignes directrices pour les répondants
• Photographie
• Documents additionnels

Les descriptions de programmes figurent sur le site Web général de CaRMS. Les candidats devraient lire les descriptions de programmes qui les intéressent en se rendant au Répertoire des programmes du site Web de CaRMS. Il se peut que de nouveaux programmes et des modifications s'ajoutent en cours d'année, il est donc recommandé de surveiller le Répertoire des programmes. La case des « Documents à fournir » de chaque description de programme énumère les documents requis par le programme. Veuillez suivre soigneusement les instructions.

La plupart des documents, notamment les lettres de recommandation, envoyés à CaRMS, doivent être accompagnés d'une page couverture ou lettre d'accompagnement. Chaque document doit avoir sa propre page couverture. Ces pages sont élaborées dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC) sous la rubrique « Documents justificatifs ». Pour plus de renseignements sur l'élaboration des pages couvertures, consulter le Manuel d'aide de la PIC. Les fiches de rendement académique de l'étudiant en médecine (lettres du doyen) et les relevés de notes des facultés de médecine ne nécessitent pas de pages couverture étant donné que votre dossier électronique prévoit un endroit précis pour chacun de ces documents.

Vos relevés de notes, votre fiche de rendement académique de l'étudiant et vos lettres de références doivent être des originaux. Tous les autres documents envoyés à CaRMS devront être une copie notariée des originaux. Les documents devront être acheminés par courrier identifiable. Ne pas envoyer de télécopies ou photocopies de documents. À moins qu'une photocopie ne soit notariée, elle sera estampillée « Copie » à son arrivée. Certains programmes exigent des documents notariés quand il s'agit d'étudiants diplômés de facultés de médecine hors Canada et États-Unis (DHCEU).

Si les documents originaux ne sont ni en français ni en anglais, il faut remettre à CaRMS une traduction officielle en français ou en anglais.

Relevé de notes des facultés de médecine :

Le relevé de vos notes obtenues auprès d'une école de médecine.

 

NE PAS créer de page couverture pour accompagner le relevé de notes de la faculté de médecine.

Diplômés de facultés de médecine du Canada et des États-Unis

Il vous incombe de vous assurer que votre faculté de médecine envoie le relevé de notes directement à CaRMS. Veuillez prendre note que si votre faculté vous remet votre relevé, elle le marquera de la mention « Remis à l'étudiant ».

 

Si vous avez effectué des études de 1er et/ou 2ème cycle dans la même université que votre établissement de diplomation médicale, votre relevé de notes médicales peut tenir compte également de ces notes. CaRMS ne peut pas faire la distinction entre les notes relevant de domaines médicaux et les autres.

 

Si vous présentez des candidatures à un ou plusieurs programmes qui exigent le relevé de notes des études de 1er cycle (Bac en sciences par exemple), vous devez établir une page couverture de Documents additionnels pour le relevé de notes, même s'il s'agit du même que celui de votre faculté de médecine.

Diplômés de facultés de médecine hors Canada et États-Unis (DHCEU)

Envoyez vos relevés de notes à CaRMS, ou demandez à votre faculté de médecine de le faire.

 

Si vous envoyez vous-même le relevé de notes à CaRMS, veuillez y ajouter une note, de préférence un papillon autoadhésif, l'identifiant comme étant votre relevé de notes délivré par votre faculté de médecine. Ce n'est pas obligatoire, mais c'est d'une grande utilité pour les employés de CaRMS.

 

Si votre relevé de notes n'est rédigé ni en français ni en anglais, demandez à votre école de médecine de vous l'envoyer à vous pour le faire traduire en français ou en anglais. Envoyez la version traduite à CaRMS. Il n'est pas utile d'envoyer à CaRMS la version originale en langue étrangère dudit document.

Fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine (Lettre du doyen) :

Une lettre du doyen ou principal de votre faculté de médecine.

Le contenu de la lettre du doyen varie d'un établissement à l'autre, mais généralement, elle fait état de vos activités à la faculté de médecine, de commentaires sur votre rendement lors de rotations cliniques et/ou recommande une formation additionnelle.

NE PAS créer de page couverture pour la lettre du doyen.

Diplômés de facultés de médecine du Canada

Dans le cas des étudiants qui sont diplômés au cours de l'année par des établissements participant à CaRMS, les lettres du doyen doivent être acheminées directement par leur bureau du doyen des études prédoctorales. Les diplômés canadiens de facultés de médecine de l'année précédente devront demander à leur école de médecine d'envoyer leur lettre du doyen à CaRMS.

Diplômés de facultés de médecine des États-Unis

Il vous incombe de vous assurer que la lettre du doyen soit envoyée à CaRMS. Nous n'accepterons que les lettres du doyen originales envoyées par votre faculté.

Diplômés de facultés de médecine hors Canada et Etats-Unis (DHCEU)

Si vous avez entre vos mains la lettre du doyen, vous pouvez l'envoyer directement à CaRMS ou la faire envoyer directement à CaRMS par votre école de médecine si elle est rédigée en français ou en anglais.

 

Si vous envoyez vous-même le relevé de notes à CaRMS, veuillez y ajouter une note, de préférence un papillon autoadhésif, l'identifiant comme étant votre relevé de notes délivré par votre école de médecine. Ce n'est pas obligatoire, mais c'est d'une grande utilité pour les employés de CaRMS.

 

Si votre lettre du doyen n'est ni en français ni en anglais et que vous ne l'avez pas en votre possession, demandez à votre école de médecine de vous l'envoyer pour en faire faire la traduction que vous enverrez à CaRMS. Il est inutile d'envoyer à CaRMS la lettre dans sa langue originale.

 

CONSEIL : Si vous ne possédez et/ou ne pouvez obtenir une lettre du doyen, expliquez dans votre déclaration personnelle aux programmes la raison qui vous a empêché d'obtenir ladite lettre.

Examens

Les résultats des examens du Conseil médical du Canada sont:

Disponible dans la lettre envoyée par le Conseil médical du Canada pour vous informer des résultats de votre examen d'évaluation, d'aptitude I et/ou d'aptitude II.

Pour faire parvenir vos résultats aux programmes, utilisez les boutons de page de couverture qui apparaîtront automatiquement lorsque vous insérez des résultats pour les différents examens listés. Envoyez ensuite ces pages couvertures avec vos résultats pour les faire scanner à CaRMS.

Diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU)

CaRMS reçoit directement du Conseil médical du Canada (CMC) les résultats des examens des diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU). Il sera donc impossible pour les candidats DHCEU d'entrer leurs résultats dans la Plate-forme interactive des candidats. Les programmes requièrent deux documents avant de considérer un résultat d'examen valide pour les DHCEU : la lettre confirmant le résultat envoyé au CaRMS par le candidat et la note envoyée directement au CaRMS par le CMC.

Les candidats inscrits au jumelage R-1 qui écrivent leur examen d'évaluation du Conseil médical du Canada (EECMC) en novembre 2010 recevront leur résultat APRÈS le début de la période d'examen des candidatures soit vers la fin décembre.

Afin d'être admissibles pour le jumelage de 2011, les candidats doivent écrire leur EECMC en 2010 ou ultérieurement. Les candidats qui sont inscrits à l'EECMC du mois de janvier 2011 ne sont pas admissibles au premier tour du jumelage, mais sont admissibles pour s'inscrire au deuxième tour.

Notes obtenues à l'examen d'anglais langue étrangère (TOEFL) et à l'examen d'anglais parlé (TSE) :

Le document officiel produit par les centres d'examen du TOEFL et du TSE, contient les résultats finaux de ces deux examens.

Diplômés du Canada et des États-Unis

Vous n'êtes pas obligés de subir ces examens.

Diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU)

Vous pouvez nous faire parvenir une copie notariée de votre examen du TOEFL ou du TSE directement à notre bureau. Aussi, il est possible de demander au centre d'examen du TOEFL ou du TSE de nous faire parvenir directement votre relevé de notes à CaRMS. Notre code institutionnel est le 8309. Nous n'acceptons pas les photocopies.

 

Imprimez une page couverture pour accompagner les relevés de notes du TOEFL ou du TSE et envoyez-les à CaRMS. Nos bureaux joindront votre page couverture à vos résultats.

Pour tout autre examen, comme le USMLE ou des examens de langue française, cela fonctionne de la même manière:

Pour faire parvenir vos résultats aux programmes, utilisez les boutons de page de couverture qui apparaîtront automatiquement lorsque vous insérez des résultats pour les différents examens listés. Envoyez ensuite ces pages couvertures avec vos résultats pour les faire scanner à CaRMS.

Lettre de recommandation (référence):

Une lettre de recommandation rédigée par un médecin qui, de préférence, vous a supervisé en milieu clinique et qui vous recommande pour une formation médicale plus approfondie.

 

CaRMS traite confidentiellement toutes les lettres de recommandation. Le candidat n'a pas de droit d'accès aux lettres de recommandation fournies dans le cadre du jumelage.
Par politique, toutes les lettres de référence reçues à CaRMS, pour TOUT candidat (diplômé du Canada et DHCEU) sont considérées comme confidentielles et ne seront PAS renvoyées aux candidats.

Diplômés de facultés de médecine canadiennes ou américaines

Examinez les descriptions de programmes figurant au Répertoire des programmes et pour lesquels vous présentez votre candidature en vue d'obtenir de plus amples renseignements sur la lettre de recommandation ou sur les personnes qui, idéalement, devraient rédiger votre lettre de recommandation.

 

Rédigez une lettre d'accompagnement dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC) pour chacune des lettres; imprimez cette page spéciale, et remettez-la à votre rédacteur de lettre ou répondant en lui demandant de l'envoyer en même temps que sa lettre à CaRMS. (Pour plus de renseignements, consulter le Manuel d'aide de la PIC).

 

Ou créez une lettre d'accompagnement dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC); récupérez votre lettre de recommandation - signée et cachetée -chez votre rédacteur de lettres, et envoyez le tout (la lettre cachetée et sa page d'accompagnement) à CaRMS.

 

CONSEIL : Mentionnez sur la lettre d'accompagnement la date limite à laquelle le rédacteur de la recommandation doit l'avoir expédiée à CaRMS (le plus tôt possible). Cela vous permettra de savoir quand effectuer un suivi auprès de votre répondant si la lettre ne parvenait pas à CaRMS dans les délais que vous aviez prévus.

Diplômés hors Canada et États-Unis

Idéalement, votre lettre de recommandation devrait être rédigée par ceux qui ont travaillé avec vous dans un milieu clinique en Amérique du Nord; toutefois, CaRMS acceptera toute lettre de recommandation que vous pouvez présenter.

 

Dans la section Répertoire des programmes, examinez les descriptions de programmes auxquels vous avez postulé et renseignez-vous sur les instructions concernant la lettre de recommandation ou de toute préférence quant à qui, idéalement devrait ou ne devrait pas en être le rédacteur.

 

Étant donné que les programmes du deuxième tour ne sont publiés qu'une fois le deuxième cycle bien entamé, vous ne disposerez que d'un très court laps de temps pour présenter les documents additionnels qui pourraient vous être demandés. Demandez à votre répondant de consulter les Lignes directrices pour les répondants et de vous faire des suggestions quant au contenu de la lettre.

 

Rédigez une page couverture spéciale, appelée Lettre d'accompagnement, dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC) pour chacune des lettres; imprimez -la et remettez-la à votre répondant; demandez lui d'envoyer la lettre avec la lettre d'accompagnement à CaRMS. Pour plus de renseignements, consultez le Manuel d'aide de la Plate-forme interactive du candidat.

 

Si vous avez déjà la lettre - préalablement signée et cachetée - entre les mains, créez une lettre d'accompagnement et envoyez le tout à CaRMS.

 

Si la lettre de recommandation est rédigée dans une langue autre que le français ou l'anglais, faites-la traduire dans l'une des ces langues et envoyez la version traduite à CaRMS, toujours accompagnée d'une lettre d'accompagnement.

Envoi anticipé de références

Pour les candidats qui désirent contacter leurs répondants à l'avance et faire envoyer des lettres de référence par leurs répondants AVANT l'ouverture de la plate-forme interactive du candidat (PIC):

Veuillez imprimer le formulaire d'instructions suivant et le remettre à votre répondant afin de lui fournir les instructions nécessaires pour rédiger une lettre de référence.

Instructions pour envoi anticipé de références
- Premier tour - 2011

Lorsqu'une lettre de référence nous parviendra à votre intention, la section des documents vous enverra un courriel pour vous le signaler. Gardez ce courriel pour vous y référer ensuite lors de la création de vos lettres d'accompagnement (pages couvertures) dans la PIC.

ATTENTION: cette fiche d'instructions n'est donc PAS une Lettre d'accompagnement / page couverture. Vous devrez créer une lettre d'accompagnement (page couverture) dès l'ouverture de la plate-forme en septembre, l'imprimer, la signer et nous l'envoyer. CaRMS ne pourra pas insérer vos lettres de référence dans votre dossier électronique sans les lettres d'accompagnement (pages couvertures) qui s'y rapportent.

 

Lignes directrices pour les répondants

Un groupe de travail a reçu le mandat d'élaborer des lignes directrices sur la lettre de recommandation pour la formation médicale postdoctorale. Les recommandations suivantes se fondent sur un important apport des directeurs de programmes, des étudiants du jumelage 1996-97 et de la grande expérience des membres du groupe de travail. L'apport des directeurs de programmes portait sur la confidentialité de la lettre de recommandation.

 

Ces lignes directrices ne visent pas à normaliser la lettre de recommandation, mais plutôt à aider les répondants à composer une lettre de recommandation, permettant ainsi aux directeurs de programmes d'utiliser les lettres à des fins de comparaison.

 

La lettre de recommandation devrait énoncer si le candidat a vu cette lettre ou en recevra copie, elle devrait également :

• décrire le type et la durée des échanges entre le répondant et l'étudiant,
• faire des commentaires adéquats sur
  • les aptitudes cognitives et les connaissances de l'étudiant,
  • ses capacités de résolution de problèmes et la gestion de cas du patient,
  • ses aptitudes comportementales,
  • ses aptitudes à la communication et aux relations de travail,
  • ses aptitudes au travail d'équipe,
  • sa motivation et sa ponctualité,
  • son sens des responsabilités,
  • ses aptitudes opératoires particulièrement en ce qui touche aux disciplines figurant au formulaire de candidature.

 

Si le répondant n'est pas en mesure de donner son avis sur un élément particulier du rendement de l'étudiant dans les catégories mentionnées ci-dessus, il lui faut déclarer qu'il n'a pas pu observer cet élément ou qu'il n'en sait rien.

 

On recommande aux répondants de se prononcer sur les qualités particulières qu'ils auraient pu observer chez les candidats ou sur n'importe quelle contribution méritoire qu'ils auraient apportée.

 

Certains programmes peuvent exiger des commentaires sur certaines qualités du candidat.

 

La lettre de recommandation doit être envoyée directement à CaRMS, à l'adresse mentionnée dans la Lettre d'accompagnement de la lettre de recommandation.

Instructions spéciales à l'intention des répondants qui rédigent plusieurs Lettres de recommandation pour un candidat

Si le répondant rédige plus d'une lettre de recommandation pour un candidat, ce dernier devra rédiger une Lettre d'accompagnement pour chacune d'elles. De plus, elles porteront un titre unique afin de faciliter leur traitement par CaRMS. Le « Titre du document » créé par le candidat sera imprimé sur la page accompagnant la Lettre de recommandation, en même temps que le nom du candidat et un numéro de Demande de recommandation généré par la Plate-forme interactive du candidat (PIC). Cela permettra au répondant de préparer la lettre et d'ajouter la lettre d'accompagnement à la lettre correspondante.

 

Cette information est essentielle à l'identification et au traitement des documents par CaRMS, et est également essentielle au rédacteur de la lettre pour s'assurer qu'il joint la bonne lettre d'accompagnement à la lettre correspondante.

CONSEIL : Utilisez un surligneur pour identifier la lettre.

Lettre de motivation :

Lettre que vous (le candidat) avez rédigée pour vous présenter aux programmes de résidence.

Diplômés du Canada, des États-Unis et hors Canada et États-Unis

Chaque programme a ses propres exigences en termes de contenu des lettres de motivation. Veuillez vérifier les exigences de chaque programme dans le Répertoire des programmes pour voir ce que les programmes qui vous intéressent requièrent à cet égard.

 

CONSEIL : Si l'un des programmes que vous avez sélectionné ne donne pas de description de la lettre de motivation, veuillez consulter la description d'un autre programme dans la même discipline pour vous en inspirer.

 

Votre lettre de motivation est intégrée au formulaire de candidature sur la Plate-forme interactive du candidat (PIC). Vous pouvez rédiger votre lettre directement dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC) ou importer un fichier texte que vous avez créé à partir de votre programme de traitement de texte. Pour les détails, veuillez consulter le Manuel d'aide de la PIC.

 

Ne créez pas de page couverture pour votre lettre de motivation, et n'envoyez pas votre lettre de motivation à CaRMS. Il s'agit d'une lettre électronique.

Assurez-vous que les lettres de motivation sont complètes avant de les assigner à des programmes. Il n'y a pas de date limite.

Photographie :

Votre photo, ne mesurant pas plus de 2 ½" x 3 ½", est destinée à aider les directeurs de programmes à vous identifier, après votre entrevue.

Diplômés de facultés de médecine du Canada, des États-Unis et hors Canada et États-Unis

CaRMS acceptera seulement les photographies téléversées électroniquement dans la Plate-forme interactive des candidats.

 

Au cours du premier tour du jumelage, votre photo ne sera dévoilée aux programmes qu'après le début de la période désignée pour les entrevues hors ville. Au cours du deuxième tour du jumelage, votre photo sera révélée lorsque la Plate-forme interactive des programmes (PIP) entreprendra l'examen des dossiers.

 

Il n'est pas obligatoire de fournir une photo.

Documents additionnels

Curriculum vitae personnalisé :

Une copie de votre CV, à ne pas confondre avec votre formulaire de candidature de la Plate-forme interactive du candidat (PIC) dont le contenu est semblable.

Diplômés au Canada, aux États-Unis et hors Canada et États-Unis

Vous pourriez, pour trois raisons, personnaliser votre curriculum vitae :

1. L'un des programmes auxquels vous soumettez votre candidature exige que les candidats présentent un CV. Les programmes qui l'exigent l'indiquent dans la Description du programme.
2. Il se pourrait qu'il y ait des renseignements additionnels que vous ne pouvez pas saisir dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC) et que vous vous voudriez transmettre aux programmes.
3. Outre le formulaire de candidature de la Plate-forme interactive du candidat (PIC), que reçoivent tous les programmes auxquels vous avez présenté votre candidature, vous voudriez transmettre des renseignements personnalisés sur vos expériences, en insistant sur certains aspects de votre travail.

Rédigez une page couverture de Document additionnel pour chacun des CV. Envoyez les CV et les pages de couverture à CaRMS.

 

Veuillez noter que le curriculum vitae ne remplace pas le formulaire de candidature de la Plate-forme interactive du candidat (PIC); il fait uniquement fonction de complément.

Autres documents :

Les documents que vous souhaitez envoyer pour appuyer votre formulaire de candidature à la résidence : résumés analytiques de publications, résultats d'examens américains, copie de votre carte de citoyenneté, etc.

Pour trouver les autres documents qu'un programme donné exige ou prend en considération, consultez sa description dans le Répertoire des programmes. Rédigez une page couverture de Document additionnel pour chaque Document additionnel que vous voulez utiliser pour appuyer votre formulaire de candidature, et envoyez les documents originaux, à l'exception de votre certificat de naissance, votre passeport ou votre carte de résidence permanente, (CaRMS accepte les photocopies de ces documents) et leurs pages couvertures à CaRMS.

Diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU)

Les diplômés hors Canada et États-Unis devraient également consulter la page des Restrictions provinciales pour trouver les documents exigés par la province dans laquelle le programme se déroule.