Jumelage des spécialités en médecine interne (R-4)

Processus de candidature - Classement - Instructions

Accéder au système de classement via la PIC

Une fois la période de classement commencée, le candidat peut se connecter à la PIC et choisir la section « Ma sélection de programmes » dans la barre en haut de page. Un lien “Ma liste de classement” apparaîtra sur la gauche, parmi les différentes rubriques au menu. Cliquez ce lien et vous pourrez voir alors la page qui mentionne tous les programmes présentés (sélectionnés et validés).

Entrer les données de votre Liste de classement

Votre page « Ma liste de classement » ainsi que les fonctions qui y sont liées sont un outil de travail pour développer votre classement, c’est-à-dire pour insérer des numéros d’ordre, les modifier, les ré-organiser etc. N’ayez pas peur d’essayer toutes les fonctions sur la page pour établir la liste de classement qui vous convient. Ces dernières sont en place pour vous aider à élaborer un ordre de préférence qui vous donne entière satisfaction.

Par défaut, la liste de tous les programmes choisis apparaîtra sur une page avec des cases vides à gauche de chaque programme. Vous pouvez entrer un chiffre manuellement dans chacune des cases (par exemple 1, 2, 3, 4, etc.). Si vous sautez un chiffre dans votre ordre de classement, c’est-à-dire si vous causez une rupture dans l’ordre séquentiel de votre liste (par exemple 1, 2, 4, 5), le système comblera automatiquement ce trou lorsque vous enregistrerez votre travail. Un message apparaîtra alors en rouge en haut de la page pour vous aviser que le trou a été comblé. Si vous n’entrez pas un numéro/chiffre mais une lettre ou autre caractère, le système ne l’acceptera pas comme ordre lorsque vous tenterez de l’enregistrer. Un message apparaîtra en rouge sur la droite du programme que vous tentez de classer et indiquera : « Vous devez utiliser un chiffre pour pouvoir classer un programme ».

Pour vous assurer de ne rien perdre de votre travail, vous devez cliquer « Enregistrer » à chaque étape du développement de votre liste.

Lorsque vous enregistrez votre classement pour la première fois, vous noterez que la page se scinde en deux. La partie supérieure contient la liste des programmes que vous avez classés. La partie inférieure contient les programmes auxquels vous n’avez pas encore attribué d’ordre de classement.

Vous pouvez changer l’ordre des programmes déjà classés dans la partie supérieure en inscrivant un nouveau chiffre dans la case « Changer ordre »; vous enregistrez ensuite l’opération.

Vous pouvez également ajouter à votre liste l’un ou l’autre programme non classé jusque là, provenant de la liste en bas de page, en insérant un chiffre dans la case qui figure à gauche de ces programmes. N’oubliez pas d’enregistrer l’opération juste après.

Sachez que toute modification se répercute sur l’ensemble de votre liste de classement.

À titre d’exemple, si vous insérez un programme en 4 ème position dans une liste comprenant 10 programmes classés, les programmes qui passent après dans votre ordre de préférence descendent d’une position (ou d’un rang). Cela signifie que le programme préalablement classé en 4 ème position passe en 5 ème position, le 5 ème en 6 ème, et ainsi de suite. (Pour plus d’information, voir : Cliquez ici )

Vous pouvez également « Enlever » un programme déjà classé en cochant la case appropriée. Le programme rejoindra votre liste du bas. En cliquant Enregistrer, votre liste de classement sera automatiquement ré-arrangée, en comblant d’office les trous qui auraient éventuellement été occasionnés par le retrait d’un programme.

Vous devriez utiliser le bouton « Effacer » avec précaution car ce dernier vous ramène à la case départ et élimine tout classement que vous auriez commencé à développer.

Le bouton « Couple » renvoie les candidats à une page spéciale sur laquelle indiquer votre intention de participer au jumelage en tant que couple. Pour ce faire, vous devez pouvoir identifier votre partenaire en indiquant son nom de famille et son code CaRMS dans le système PIC. Votre partenaire doit également pouvoir vous identifier comme partenaire lorsqu’il entre sa Liste de classement dans la PIC. Si vous souhaitez changer votre statut pour celui de « Couple », lisez attentivement la documentation disponible concernant le classement en tant que couple ( Cliquez ici ).

Une autre fonctionnalité de la page de classement correspond au bouton « Voir ma liste ». Elle vous permettra de voir votre liste « au propre » et de l’imprimer pour avoir une idée d’où vous êtes rendu dans votre processus de classement. Il est fortement recommandé de visualiser votre liste de cette façon et d’en imprimer une copie pour vos dossiers une fois que vous avez soumis votre liste, et ce, avant la date limite fixée sur le calendrier CaRMS pour soumettre son classement.

Certains candidats préfèrent préparer leur liste sur papier pour la transférer ensuite dans la plate-forme PIC. Une feuille de brouillon pour faire votre classement est disponible ici.

Soumettre votre Liste de classement

Une fois votre liste par ordre de préférence entrée et enregistrée, vous devez également la soumettre pour qu’elle soit utilisée dans le jumelage. Pour soumettre votre liste, dans la page correspondant au classement, cliquez le bouton « Soumettre – Étape 1 de 2 ». Vous serez alors référé à une autre page sur laquelle figure un autre bouton « Soumettre – Étape 2 de 2 » qui vous permet de soumettre votre liste de classement finale. En cliquant ce bouton, vous soumettez une liste de classement pour le jumelage et vous recevrez également un courriel qui confirmera la réception de votre liste de classement qui vous permet de participer au jumelage.

Si le bouton « Soumettre – Étape 1 de 2 » n’apparaît pas au bas de votre liste, cela signifie que vous avez déjà soumis votre liste et que vous n’y avez apporté aucun changement. Si vous désirez la modifier (ce que vous pouvez faire pourvu que ce soit AVANT la date limite fixée pour la soumission du classement), cliquez simplement le bouton « Voir ma liste » et ensuite le bouton « Modifier ». Votre dernière liste soumise est identifiable grâce à la date et l’heure de soumission qui apparaissent en haut de page. Chaque fois que vous soumettez avec succès une nouvelle liste de classement, vous recevrez un courriel de confirmation automatiquement généré par CaRMS comprenant la date et l’heure de soumission de votre liste.

Les différents statuts de votre Liste de classement

Pendant la période de classement, votre liste peut avoir trois statuts différents: Non enregistrée, Enregistrée et Soumise.

1. Une liste Non enregistrée correspond à la liste de programmes qui apparaît par défaut au début de la période de classement. Cette dernière contient uniquement la liste des programmes choisis par le candidat mais pas encore classés. Il s’agit d’une liste qui n’a, soit, pas encore été développée par le candidat, soit, qui correspond à un classement qu’on a effacé (bouton « Effacer ») pour recommencer de zéro.

2. Une liste Enregistrée est une liste partiellement complétée par le candidat. Il s’agit d’une liste en développement, préliminaire, avant d’être soumise avant la date limite prévue. Les candidats devraient enregistrer leur liste après chaque ajout ou modification avant de terminer leurs sessions sur la PIC.

3. Une liste Soumise est une liste finalisée par le candidat. Des modifications peuvent encore y être apportées mais tout changement implique que la liste doit être re-soumise avant la date limite. L’algorithme de jumelage repose uniquement sur des listes soumises. Vous pouvez visualiser votre liste et l’imprimer une fois que vous l’avez soumise. Il est conseillé de soumettre sa liste bien avant la date limite afin de pouvoir réagir aux éventuels messages d’alerte qui apparaîtraient lors de la soumission. Si le bouton « Soumettre » n’apparaît pas en bas de votre liste, cela signifie que vous avez déjà soumis une liste et que vous n’avez enregistré aucune modification à cette liste par la suite. Si vous désirez la modifier, cliquez simplement sur « Voir ma liste » et cliquez ensuite le bouton « Modifier  ». Vous pouvez identifier votre dernière liste en vous référant à la date et l’heure qui figurent en haut de page. À chaque fois que vous avez soumis une liste et qu’elle est bien parvenue à CaRMS, vous en êtes notifiés automatiquement par un courriel qui vous confirme la date et l’heure auxquelles vous avez soumis votre liste.

Rappelez-vous qu’une liste enregistrée n’est PAS une liste soumise, et qu’elle ne se retrouvera PAS prise en considération dans le jumelage. Vous DEVEZ absolument soumettre AVANT la date limite.

CaRMS n’acceptera pas de repousser la date d’échéance à cause de difficultés de transmission de l’information. La date et l’heure de limite sont FINALES.