Jumelage des spécialités médicales (JSM)
Processus de candidature - Documents à fournir
Mise à jour 30 avril 2012
La liste des principales exigences relatives aux documents à l'appui d'un dossier de candidature figure dans la description de chaque programme, sous le titre Documents à fournir. CaRMS déplacera tous les documents des anciennes demandes vers la candidature en cours, mais il incombe aux candidats de déterminer si le document est toujours valide. Des documents complémentaires peuvent être fournis dans le cadre d'une candidature, à la discrétion du candidat. On peut ajouter les types de documents suivants :
Les descriptions de programmes figurent sur le site Web général du CaRMS. Pendant l'année, de nouveaux programmes peuvent s'ajouter, et des modifications peuvent être apportées; il faut donc consulter régulièrement le répertoire des programmes, auquel on peut accéder en cliquant ici. En plus des renseignements figurant dans la section Documents à fournir de chaque description de programme, il se peut qu'une liste d'exigences universitaires ou provinciales figure sur la page Critères de la section Jumelage en médecine interne, au www.carms.ca. Ces exigences s'appliquent de façon implicite à chaque programme, même si elles ne sont pas explicitement mentionnées dans chaque description de programme. Il est possible de consulter la page Critères en cliquant ici.
La majorité des documents devront être présentés avec une page couverture, et chacun des documents doit avoir sa propre page couverture. Tous les documents doivent être accompagnés d'une page couverture afin d'être soumis correctement au CaRMS. Il n'est pas obligatoire d'accompagner la fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine/lettre du doyen et les relevés de notes des facultés de médecine d'une page couverture, puisque, dans votre dossier électronique, il y a un endroit prévu pour chacun de ces documents. On doit créer les pages couvertures dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC), sous la rubrique Mes documents. Pour en savoir plus à propos de la création des pages couvertures, voir le Manuel d'aide de la PIC.
Les relevés de notes, les fiches de rendement académique de l'étudiant en médecine et les lettres de recommandation doivent être des originaux. Tous les autres documents envoyés au CaRMS doivent être des copies certifiées ou notariées du document original (à l'exception des documents créés par les candidats, incluant par exemple le CV et la photo). Tous les documents importants doivent être envoyés par messagerie/courrier recommandé. Ne pas envoyer de télécopie ou de photocopies de documents. Les télécopies sont de qualité très médiocre après le balayage, et les photocopies de documents seront marquées de l'estampille « Copie » (sauf si elles ont été notariées). Certains programmes exigent que tous les documents présentés par des diplômés hors Canada et États-Unis soient notariés.
Tous les documents doivent être en français ou en anglais; les candidats doivent donc envoyer une traduction officielle de tout document rédigé dans une langue étrangère. Dans ces circonstances, il n'est pas nécessaire de présenter le document original.
Relevé de notes des facultés de médecine
Un relevé de notes d'une faculté de médicine est une liste de notes provenant de la faculté de médecine où le candidat a obtenu son diplôme.
REMARQUE : Il n'est pas obligatoire de présenter le relevé de notes des facultés de médecine avec une page couverture quand on l'envoie au CaRMS.
Diplômés de facultés de médecine canadiennes et américaines
Pour tous les candidats qui ont participé à un jumelage du CaRMS en vue d'obtenir un poste de résidence R-1, le formulaire présenté dans le cadre de candidatures précédentes, de même que les documents, seront transférés. S'il s'agit de la première candidature à un poste de résidence par l'intermédiaire du CaRMS, le relevé de notes de la faculté de médecine peut être envoyé directement par le candidat ou la faculté de médecine.
REMARQUE : Le relevé de notes de premier cycle en médecine présenté dans le cadre d'une candidature R-1 sera transféré, mais ce document n'est pas une version complète, car il a été présenté à CaRMS avant la fin de la dernière année de formation. Le candidat doit décider s'il souhaite fournir à CaRMS une version à jour pour sa candidature.
Si le stage prédoctoral ou postdoctoral a été effectué à la faculté où le candidat a reçu son diplôme en médecine, le relevé de notes de la faculté de médecine peut également comprendre ces notes. CaRMS ne peut pas séparer les résultats de la faculté de médecine des autres notes.
Si l'étudiant pose sa candidature à un programme pour lequel un relevé de notes de premier cycle est exigé, il devra créer une page couverture intitulée Documents additionnels pour le relevé de notes, même si ce relevé de notes est le même que celui de la faculté de médecine.
Diplômés de facultés de médecine hors Canada et États-Unis
Le relevé de notes de la faculté de médecine peut être présenté à CaRMS directement par le candidat ou envoyer par la faculté de médecine étrangère.
Le candidat peut demander que le relevé de notes qu'il a présenté dans le cadre de sa candidature à un poste de résidence R-1 soit transféré dans son profil actuel, mais, si le document est incomplet, il se peut que les programmes ne l'acceptent pas.
Si le candidat envoie le relevé de notes directement au CaRMS, le fait d'y joindre une note indiquant ce dont il s'agit en facilitera le traitement.
Si le relevé de notes a été rédigé dans une langue autre que le français ou l'anglais, le candidat aura la responsabilité de fournir une traduction officielle du relevé de notes. Ne soumettez pas un document original au CaRMS.
Fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine/lettre du doyen
La fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine/lettre du doyen est une lettre d'attestation du doyen de la faculté de médecine du candidat.
Habituellement, le document :
- rend compte des activités dans lesquelles vous vous êtes investi pendant que vous fréquentiez la faculté de médecine;
- contient des commentaires sur votre rendement dans le cadre des rotations cliniques;
- recommande la poursuite de votre formation en médecine.
Diplômés de facultés de médecine canadiennes et américaines
Les candidats doivent s'organiser pour que le bureau des études de premier cycle de leur faculté de médecine envoie au CaRMS une version originale de leur fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine.
Le candidat peut demander que la fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine qu'il a présentée dans le cadre de sa candidature à un poste de résidence R-1 soit transférée dans son profil actuel, mais, si le document est incomplet, il se peut que les programmes ne l'acceptent pas.
Il n'est pas nécessaire d'ajouter une page couverture à la fiche de rendement académique de l'étudiant en médecine.
Diplômés de facultés de médecine hors Canada et États-Unis
La lettre du doyen peut être présentée à CaRMS directement par le candidat ou envoyée par la faculté de médecine étrangère.
Le candidat peut demander que la lettre du doyen qu'il a présentée dans le cadre de sa candidature à un poste de résidence R-1 soit transférée dans son profil actuel, mais, si le document est incomplet, il se peut que les programmes ne l'acceptent pas.
Si le candidat envoie la lettre du doyen directement au CaRMS, le fait d'y joindre une note indiquant ce dont il s'agit en facilitera le traitement.
Si la lettre du doyen a été rédigée dans une langue autre que le français ou l'anglais, le candidat aura la responsabilité de fournir une traduction officielle du relevé de notes.
REMARQUE : Si vous n'avez pas de lettre du doyen et ne pouvez pas en obtenir une, vous devrez, dans votre déclaration personnelle, expliquer aux programmes auprès desquels vous présentez une demande pourquoi vous n'avez pas été en mesure d'obtenir une copie de la lettre.
Lettres de recommandation et évaluations
Les lettres de recommandation sont des lettres ou des formulaires d'évaluation fournies par des médecins qui recommandent la poursuite de la formation en médecine d'un candidat.
Toutes les lettres de recommandation ou évaluations présentées à CaRMS dans le cadre d'une candidature sont considérées comme étant confidentielles. Les candidats n'ont pas le droit de lire les lettres de recommandation ou les évaluations fournies par les répondants; ils ne peuvent pas non plus demander de l'information concernant le contenu ou le ton d'une lettre de recommandation ou d'une évaluation.
REMARQUE : CaRMS n'assimile pas les évaluations de rotation aux formulaires d'évaluation remplis par un répondant dans le cadre du jumelage en cours. Les évaluations de rotation ou les rapports d'évaluation en cours de formation doivent être consignés dans la section Documents additionnels.
Conformément à la politique, toutes les lettres de recommandation envoyées à CaRMS par TOUS les candidats (tant les diplômés hors Canada et États-Unis que les diplômés canadiens) seront traitées comme étant confidentielles et NE SERONT PAS communiquées aux candidats.
Créez une page couverture dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC) pour chaque lettre ou formulaire de l'évaluation. Pour les lettres, assurez-vous d'indiquer si vous demandez une lettre générique, particulière à une discipline ou particulière à un programme. Envoyez la lettre à votre répondant par la poste ou copiez-collez le contenu dans un courriel à l'intention du répondant.
Directives supplémentaires pour les diplômés de facultés de médecine hors Canada et États-Unis
Idéalement, vos lettres de recommandation devraient être rédigées par des personnes avec qui vous avez travaillé dans un milieu clinique en Amérique du Nord; toutefois, CaRMS acceptera toutes les lettres de recommandation que vous pouvez fournir.
Si vous avez déjà la lettre en votre possession, créez une page couverture et envoyez le tout à CaRMS.
Si la lettre de recommandation est dans une langue autre que le français ou l'anglais, faites-la traduire et envoyez la copie traduite à CaRMS.
Envoi anticipé de références
Note à l'intention des candidats qui veulent communiquer avec des répondants pour qu'ils envoient des lettres de recommandations avant l'ouverture de la Plate-forme interactive du candidat (PIC) :
Veuillez imprimer la feuille de directives suivante que votre répondant pourra consulter au moment de la rédaction des lettres de recommandation.
 Instructions pour envoi anticipé de références – Premier tour - 2013
S'il reçoit des lettres de recommandation envoyées par anticipation, le département des documents du CaRMS vous enverra un courriel auquel cette feuille sera jointe. Vous devriez conserver ces courriels, car ils vous aideront à créer des pages couvertures appropriées, quand la PIC sera ouverte.
VEUILLEZ NOTER QUE LE DOCUMENT N'EST PAS UNE PAGE COUVERTURE. Une fois que la PIC sera ouverte en juillet, vous serez tenu de créer une page couverture, de l'imprimer, de la signer et de l'envoyer à CaRMS par la poste. Si vous n'avez pas présenté de pages couvertures, CaRMS NE SERA PAS en mesure d'afficher vos lettres de recommandation avec votre dossier électronique.
Lignes directrices à l'intention des répondants
Les présentes lignes directrices n'ont pas pour but d'uniformiser complètement les lettres de recommandation, mais d'être utiles aux répondants lorsqu'ils rédigent les lettres de recommandation. Les directeurs de programme disposent ainsi de lettres plus facilement comparables. Toutes les lettres de recommandation sont considérées confidentielles. Une fois la lettre acheminée au CaRMS, sont contenue ne sera en aucun cas révélée à (ou discuté avec) un candidat à l'exception de s'assurer avec le candidat que la lettre a été numérisée au bon endroit dans la plate-forme interactive des candidats. Soyez avisé que le CaRMS n'assiste pas les candidats dans leur démarche pour assigner les lettres à un programme.
Les lettres de recommandations devraient mentionner si le candidat a obtenu ou non une copie de cette lettre ou s'il en recevra une et devraient comprendre les éléments suivants :
- La nature et la durée de la relation entre le répondant et l'étudiant
- Un commentaire approprié sur les aspects suivants de l'étudiant :
- Compétences cognitives et connaissances
- Résolution de problèmes et prise en charge des patients
- Comportement et compétences attitudinales
- Aptitude à communiquer et relations de travail
- Capacité de travailler en équipe
- Motivation et ponctualité
- Sens des responsabilités
- Aptitudes techniques propres à la discipline du programme sur lequel porte la candidature
Si le répondant n'est pas en mesure de faire de commentaires sur un aspect particulier du rendement de l'étudiant dans l'une ou l'autre des catégories susmentionnées, on lui demande d'indiquer qu'il n'a pas observé cet aspect particulier ou qu'il n'en a pas eu connaissance.
On encourage les répondants à formuler des commentaires sur toutes les qualités spéciales qu'ils ont remarquées ou sur les contributions uniques du candidat.
Pour certains programmes, le répondant pourrait devoir formuler des commentaires sur des qualités particulières du candidat.
Les lettres de recommandation devraient être envoyées directement au bureau du CaRMS, à l'adresse figurant sur la page couverture intitulée Lettre de recommandation.
Directives spéciales à l'intention des répondants qui rédigent plus d'une lettre de recommandation pour un candidat
Si le répondant rédige plus d'une lettre de recommandation pour un candidat, ce dernier devra fournir une page couverture intitulée Lettre de recommandation pour chaque lettre de recommandations. En outre, le titre de chaque lettre doit être unique pour que la lettre puisse être traitée par CaRMS. Le Titre du document créé par le candidat sera imprimé sur la page couverture de la lettre de recommandations, ainsi que le nom du candidat et un numéro de demande de référence unique généré par la Plate-forme interactive du candidat (PIC). Cela aidera le répondant à rédiger la lettre et à associer la bonne page couverture à la bonne lettre.
Ces renseignements sont essentiels aux fins d'identification et de traitement au bureau du CaRMS, et le rédacteur de la lettre devrait s'assurer qu'il a joint la bonne page couverture à la lettre.
Examens
Résultats de l'examen du Conseil médical du Canada
Tous les candidats sont tenus de présenter les résultats obtenus à l'examen du CMC par le cadre de leur candidature. Dans la PIC, les candidats doivent inscrire la date à laquelle ils ont subi chaque examen. Ils doivent également fournir à CaRMS la lettre de résultats avec la page couverture correspondante.
Les candidats ne peuvent pas entrer leurs propres résultats à l'examen du CMC; CaRMS recueille tous les résultats obtenus aux examens du CMC directement auprès du CMC et les intègre à chaque dossier de candidature. Ce processus permet de s'assurer que les programmes reçoivent les résultats vérifiés du CMC et que les candidats ne font pas d'erreur en entrant leurs notes.
Notes obtenues à l'examen d'anglais langue étrangère (TOEFL) et à l'examen d'anglais parlé (TSE)
Les candidats dont la langue d'instruction pendant les études à la faculté de médecine ou la formation en résidence n'était ni le français ni l'anglais pourraient être tenus de subir un examen d'évaluation linguistique.
Les candidats peuvent envoyer une copie notariée/certifiée des notes qu'ils ont obtenues au TOEFL ou au TSE directement à CaRMS. Les candidats ont également la possibilité de demander au centre d'examen de transférer le relevé des notes obtenues au TOEFL ou au TSE directement à CaRMS. Le code d'établissement de CaRMS est 8309. Si le résultat est envoyé directement par le centre d'examen, il faudra que le candidat envoie une page couverture à CaRMS (que CaRMS associera au document correspondant), pour éviter les retards dans le traitement.
Vous pouvez imprimer une page couverture pour un relevé de notes obtenues au TOEFL ou au TSE, dans la section Examen de votre candidature, puis envoyer cette page couverture à CaRMS.
Il faut joindre une page couverture à tous les résultats d'examens, y compris l'USMLE (United States Medical Licensing Examination) ou les examens de français.
Les photocopies des résultats d'examen linguistique ne seront pas acceptées.
Proof of Canadian Citizenship Status
Toutes les preuves de citoyenneté canadienne requièrent une copie notariée ou certifiée conforme à l'original du document émis par l'organisme gouvernemental concerné.
Les documents acceptés sont :
- Certificat de naissance canadien
- Page de passeport indiquant la citoyenneté canadienne
- Certificat de citoyenneté canadienne
- Fiche relative au droit d'établissement au Canada indiquant clairement la date de l'établissement
- Confirmation de résidence permanente
- Carte de résident permanent (les deux côtés de la carte)
- Preuve de citoyenneté en attente
Un représentant du bureau des études médicales prédoctorales d'une faculté canadienne peut certifier conforme à l'originale un document de citoyenneté pour un candidat canadien de l'année en cours. Tous les autres candidats doivent soumettre une copie notariée ou certifiée conforme à l'original de leur document de citoyenneté au CaRMS afin de l'inclure à leur candidature.
Les candidats peuvent soumettre plusieurs documents de citoyenneté canadienne.
Lettres de motivation
Les lettres de motivation sont des documents rédigés par le candidat pour se présenter à un programme de résidence et faire part de son intérêt pour le programme ou la discipline visée.
Diplômés de facultés de médecine canadiennes, américaines et étrangères
Chaque programme a des préférences concernant ce que la lettre de motivation doit contenir. Veuillez vérifier chacune des descriptions de programme dans le Répertoire des programmes pour savoir ce que les programmes attendent d'une lettre de motivation.
Les lettres de motivation sont intégrées au dossier de candidature électronique dans la Plate-forme interactive du candidat (PIC). Les candidats peuvent rédiger la lettre directement dans la PIC ou copier-coller le contenu à partir d'un fichier texte. Pour obtenir des détails à ce sujet, veuillez consulter le Manuel de l'aide de la PIC.
Ne faites pas de page couverture pour les lettres de motivation et n'envoyez pas vos lettres de motivation à CaRMS.
Assurez-vous que les lettres sont complètes avant de les distribuer aux programmes. Les lettres de motivation devraient être rédigées et distribuées au plus tard à la date d'échéance pour l'Assignation des documents.
Photographie
Les photographies sont masquées jusqu'au début de la période des entrevues, puis utilisées par les programmes comme aide-mémoire pour identifier les candidats.
Diplômés de facultés de médecine canadiennes, américaines et étrangères
CaRMS n'acceptera que les photographies téléchargées électroniquement dans la Plate-forme interactive du candidat. Les photographies doivent être en format .jpeg et être orientées à la verticale (c.-à-d. être plus haute que large).
La photographie n'est pas obligatoire, sauf si cela est indiqué dans la description du programme.
Documents additionnels
Curriculum vitae personnalisé
Les programmes demandent souvent aux candidats de présenter leur curriculum vitae. En général, ces renseignements sont présents en double dans le dossier de candidature de la PIC. Toutefois, un curriculum vitae personnalisé ne peut pas remplacer le formulaire de candidature du CaRMS; il peut seulement le compléter. Les candidats sont libres de copier-coller le contenu d'un curriculum vitae personnalisé dans les sections de leur dossier de candidature de la PIC prévues à cette fin.
Il faut joindre une page couverture intitulée Documents additionnels à chaque curriculum vitae et envoyer les curriculum vitae et les pages couvertures à CaRMS.
Document concernant l'obligation relative au retour de service
Tous les candidats ayant une obligation relative au retour de service sont tenus de présenter une lettre (ou une copie du contrat) émanant de l'organisme de financement (la province, une municipalité, une organisation privée, etc.) décrivant les obligations du candidat. Certaines provinces exigent cette information, même si l'obligation peut être rachetée. Assurez-vous d'examiner soigneusement les critères provinciaux relatifs au jumelage en cours pour être certain que les documents appropriés concernant toute obligation de retour de service sont inclus dans votre dossier de candidature.
Évaluation de la formation du CRMCC
Pour obtenir des renseignements sur l'évaluation de la formation du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC), veuillez cliquer sur le lien suivant : http://crmcc.medical.org/residency/certification/assessment/index.php
Autres documents
Les candidats pourraient utiliser, entre autres, les documents suivants à l'appui de leur candidature : les résumés de leurs publications, les résultats qu'ils ont obtenus à des examens aux États-Unis, un rapport d'évaluation interne, etc.
Pour connaître les autres documents qu'un programme particulier exige ou accepte, veuillez consulter la description du programme dans le Répertoire des programmes. Faites une page couverture intitulée Documents additionnels pour chaque document additionnel que vous voulez utiliser pour appuyer votre candidature, puis envoyez à CaRMS les documents originaux ou des copies notariées accompagnés de leurs pages couvertures.
REMARQUE : N'envoyez pas de documents de citoyenneté originaux (certificat de naissance, passeport, carte de résidence permanente, etc.). Les candidats peuvent verser leurs rapports d'évaluation interne à leur dossier de candidature, mais ces rapports ne devraient être assignés qu'aux programmes qui l'ont demandé expressément.
Diplômés de facultés de médecine hors Canada et États-Unis
Les diplômés hors Canada et États-Unis devraient également consulter la page des Restrictions provinciales pour savoir quels sont les documents exigés par la province dans laquelle le programme se déroule.
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