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Une perspective interne au sujet des sondages a posteriori d’une activité de CaRMS

Par : Ryan Kelly, Gestionnaire, Relations avec la clientèle | Le 4 novembre 2014

Soyons honnêtes, personne n’aime recevoir un sondage qui ne se rapporte pas à un sujet qui les intéresse ou auquel ils participent au plan personnel ou professionnel. Personnellement, lorsque je reçois un sondage de la part de Rogers si j’apprécie le réseau HGTV ou lorsque Mazda aimerait recevoir mon opinion concernant le modèle CX-5 de 2015 alors que je possède actuellement un Tribute de 2014, mon niveau de frustration augmente. Mais de temps en temps, je reçois un sondage qui me fait plaisir de compléter. Ces sondages ont un thème commun : ils sont pertinents et me concernent directement. C’est justement ce que fait la plus récente initiative de CaRMS en matière de collection de rétroactions : le sondage a posteriori d’une activité.

Un sondage a posteriori est envoyé à nos parties prenantes primaires à la suite d’une activité majeure lors de l’année de jumelage. Par exemple, lorsque prend fin la période de candidature, nous envoyons un sondage aux candidats participants afin de recueillir leurs rétroactions concernant leur expérience en ligne lors du processus.

C’est la deuxième année que nous distribuons ce genre de sondage. Notre première incursion dans le domaine du sondage a posteriori d’une activité avait comme but de déterminer s’il y avait un goût pour ce type de sondage et si les résultats seraient valides/constructifs. La réponse fut affirmative dans les deux cas et a été mise en place auprès de nos divers groupes de parties prenantes. Notre plan est de distribuer les sondages a posteriori au cours des trois prochaines années et d’évaluer de nouveau leur utilité pour l’organisme.

Cette année, le premier sondage a été envoyé aux programmes et portait sur leurs expériences lors du processus de mises à jour des descriptions de programmes. Le taux de réponse du sondage fut trois fois plus haut que l’année précédente et a fourni de précieuses rétroactions à l’organisme, y compris des orientations pour notre équipe de développement des produits. Les meilleurs résultats sont affichés ci-dessous et inclus des rétroactions de la part des 17 facultés de médecine au Canada.

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La majorité des répondants ont trouvé le processus de mise à jour des descriptions de programmes assez facile ou facile, ce qui est extrêmement positif. Nous avons fait de nombreux efforts depuis les deux dernières années afin de continuellement améliorer notre système pour nos utilisateurs finaux et nous continuerons à le faire. Les rétroactions de la part des utilisateurs qui ont trouvé le processus plus difficile sont de valeur égale ou supérieure, puisqu’ils indiquent les domaines où nous pouvons mettre l’accent afin de les améliorer. Selon les rétroactions reçues, nous continuerons d’améliorer la navigation de base et de rendre le site plus facile d’utilisation – deux des plus grands domaines problématiques pour nos utilisateurs.

Je crois qu’il est important de souligner que ces sondages ne sont qu’une portion de l’information que nous utilisons afin de nous aider lors de la planification de développement de produits et d’initiatives d’améliorations. CaRMS offre des services de jumelage à plusieurs parties prenantes et reçoit des milliers de rétroactions chaque année.

À cet égard, CaRMS a ajouté deux membres du personnel au mélange qui agiront comme notre équipe de développement des produits. Dans le cadre de leur travail, ils devront déchiffrer les rétroactions reçues, consulter nos parties prenantes et améliorer nos services afin d’offrir à notre collectivité globale d’utilisateurs la plus grande valeur possible.

Notre objectif premier est d’offrir un produit qui satisfait aux besoins de tous nos utilisateurs : les programmes, peu importe s’ils ont quatre candidats ou plus de mille; les répondants qui rédigent une lettre de recommandation ou quinze lettres; les bureaux des études médicales postdoctorales qui travaillent activement à mettre à jour les descriptions de programmes ou qui laissent cette obligation à leurs programmes individuels et les candidats qui postulent à une discipline ou à plusieurs. Cette tâche n’est pas facile, mais il s’agit de notre travail de fournir un service de candidature en ligne vous permettant de faire votre travail de manière aussi efficace et efficiente que possible.

Vous pouvez visionner les résultats complets de nos premiers sondages a posteriori ici.