Lisez les informations ci-dessous pour en apprendre plus au sujet des types de documents que l’on pourrait vous demander d’inclure dans votre candidature aux programmes. Vous pouvez découvrir quel document vous devez inclure en consultant les critères provinciaux et les descriptions de programmes individuelles.

Lettres de recommandation

Les documents de références sont fournis par des médecins, des professeurs ou des individus d’un domaine non clinique, aussi connu sous le nom « répondant », qui recommandent la poursuite de votre formation médicale.

Lorsque vous soumettez une demande pour une lettre de recommandation via CaRMS en ligne, votre répondant est avisé de la demande. Votre répondant peut créer et télécharger la lettre de recommandation directement dans CaRMS en ligne, ou il peut envoyer une copie imprimée de la lettre par la poste à CaRMS aux fins de numérisation et de téléchargement dans votre compte d’utilisateur.

Lorsque vous soumettez une demande, assurez-vous d’indiquer si vous désirez recevoir une lettre générique ou une lettre propre à une discipline ou un programme.

Il y a trois types de référence pour ce jumelage :

  • Lettre de recommandation : Ce type de document de référence est une lettre détaillée qui décrit les expériences du répondant avec vous et recommande la poursuite de votre formation en médecine.
  • Lettre de recommandation de la part d’un directeur de programme : Ce type de document de référence est une lettre détaillée qui décrit les expériences d’un directeur de programme avec vous et recommande la poursuite de votre formation en médecine.
  • Formulaire de soutien du candidat : Vous pouvez demander ce type de document de référence si vous postulez à un programme qui l’exige dans le cadre de la candidature. Il est de votre responsabilité de fournir une copie du formulaire, puisque ce dernier n’est pas fourni par CaRMS.

Lignes directrices pour les lettres de recommandation

Afin d’assurer que les directeurs de programmes reçoivent l’information dont ils ont besoin pour évaluer les candidats, nous recommandons d’inclure dans une lettre de recommandation :

  • La date de rédaction de la lettre
  • Le temps et la durée du contact entre le répondant et le candidat
  • L’évaluation du candidat en ce qui concerne :
    • Les aptitudes cognitives et les connaissances
    • Les compétences en ce qui concerne la résolution de problèmes et la gestion des patients
    • Le comportement et les compétences attitudinales
    • Les compétences en communication et les relations de travail
    • La motivation et la ponctualité
    • Le sens de la responsabilité
    • Les compétences d’intervention propres à la discipine
    • Les qualités spéciales et les contributions uniques

Si les répondants sont incapables de fournir un commentaire précis concernant la performance d’un candidat dans n’importe laquelle des catégories ci-dessus, ils devraient indiquer dans leur lettre qu’ils n’ont pas d’observations ou de connaissances de cet élément particulier.

Lettres de recommandation anticipées

Vous pouvez communiquer avec des répondants afin de recevoir des lettres de recommandation avant l’ouverture de la plateforme CaRMS en ligne pour le jumelage en imprimant le formulaire de lettre de recommandation anticipée et en le faisant parvenir à votre répondant. Le formulaire doit être joint à la lettre de recommandation lorsqu’elle est soumise à CaRMS.

Lorsque nous recevons votre lettre de recommandation anticipée, nous vous enverrons un accusé de réception par courriel. Veuillez noter que nous ne communiquerons avec vous en ce qui concerne les lettres de recommandation anticipées que lorsque la plateforme CaRMS en ligne est fermée.

Une fois que CaRMS en ligne est ouvert, vous devez créer des pages couvertures pour les lettres de recommandation anticipées. Veuillez communiquer avec le centre des documents de CaRMS à l’adresse documents@carms.ca afin de nous aviser qu’une page couverture a été créée et pour que l’on puisse numériser la lettre de recommandation anticipée dans votre dossier. Lorsque CaRMS en ligne ouvre et que les lettres sont reçues, l’équipe des documents examinera votre dossier afin de trouver la page couverture et de numériser le document. Vous êtes responsable de faire le suivi des documents numérisés. Si une page couverture n’a pas été créée, nous communiquerons avec vous par courriel.

Veuillez noter que nous ne pouvons numériser une lettre dans votre dossier à moins que vous nous indiquiez que vous avez créé une page couverture.

Examens et évaluations

CaRMS reçoit des résultats d’examen et de la documentation choisie directement de la source. Ceci simplifie le processus et garantit la validité des documents et des résultats.

Les résultats d’examen et d’évaluations que nous recevons le plus souvent sont :

  • L’examen d’évaluation EECMC et les examens d’aptitude (EACMC partie I, partie II) du Conseil médical du Canada
  • L’examen de la Collaboration nationale en matière d’évaluation (CNE)
  • Le United States Medical Licensing Examination (USMLE)
  • Les examens du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC)
  • Le Test de français international (TFI)
  • Le Test of English as a Foreign Language (TOEFL)
  • L’International English Language Testing System (IELTS)
  • Le Test of English for International Communication (TOEIC)
  • L’examen assisté par ordinateur pour l’échantillonnage des caractéristiques personnelles (CASPer)

Tous les résultats d’examen doivent être envoyés directement de l’organisation émettrice ou télécharger par le candidat dans la plateforme CaRMS en ligne. Les résultats d’examen envoyés par le candidat à CaRMS seront retournés au candidat à ses frais.

Pour des renseignements concernant la façon de soumettre des résultats d’examen, consultez les instructions concernant la soumission des documents.

Diplômés hors Canada et États-Unis en médecine et ostéopraticiens

Il est possible que vous ayez à soumettre les résultats de l’examen du CMC et/ou de l’examen de la CNE dans le cadre de votre demande.

Les données et les documents d’examens du CMC, y compris l’examen de la CNE, sont uniquement acceptés s’ils sont transférés à partir du site inscriptionmed.ca*. Pour apprendre comment vous connecter à la page personnalisée de transfert inscriptionmed.ca, consultez les instructions concernant la soumission des documents.

*REMARQUE : Les résultats d’examen avant 2006 ne peuvent pas être envoyés via le site inscriptionmed.ca. Si vous avez subi l’EECMC avant 2006, communiquez directement avec le CMC afin de prendre les mesures nécessaires pour qu’une copie certifiée soit envoyée à CaRMS.

Évaluations linguistiques

Si votre langue d’enseignement pendant vos études en médecine a été une langue autre que le français ou l’anglais, il est possible que vous ayez à soumettre un examen d’aptitudes linguistiques selon les critères de la province ou du programme.

Les types d’évaluations linguistiques les plus courantes sont :

  • Le Test of English as a Foreign Language – Internet-based Test (TOEFL iBT)
  • Le Test of English for International Communication (TOEIC)
  • L’International English Language Testing System (IELTS) version académique
  • Le Test de français international (TFI)
  • Des lettres de la Foundation for Advancement of International Medical Education and Research (FAIMER)
  • Les lettres d’attestation de compétences linguistiques

Remarque : le IELTS ne vous dispense pas de prendre le TOEFL.

Dates d’expiration des examens

Les programmes exigent que tous les documents soumis soient valides : c’est-à-dire que leur période de validité n’est pas expirée. Certains résultats d’examen ne sont plus valides après un certain nombre d’années suivant la réussite de l’examen. Vous êtes responsable de vous assurer que vos résultats d’examens sont encore valides.

Le tableau ci-dessous indique les dates d’expiration typiques de certains documents. Cependant, vous êtes responsable de confirmer les dates d’expirations directement avec la source.

Examen Expiration
TOEFL Deux ans après avoir été réussi
USMLE Validité annulée si tous les examens et l’étape 3 n’ont pas été faits en sept ans ou moins
CFPC Validité permanente (sous réserve de certaines conditions – communiquer avec le CMFC)
IELTS Deux ans après avoir été réussi
EECMC Validité permanente
EACMC Partie I & II Validité permanente
CNE Validité permanente
TOEIC** Deux ans après avoir été réussi
TFI Deux ans après avoir été réussi
CASPer Un cycle de jumelage
UBC IMG CAP Validité permanente
AIMG CAP Validité permanente
AIMG MMI Annuellement
CMQ Assessment Annuellement

**Remarque : L’examen TOEIC replace l’examen TSE. Les résultats de l’examen TSE sont encore valides deux ans après avoir été réussi.

Documents de citoyenneté canadienne

Vous devez télécharger une copie certifiée ou notariée d’un document officiel émis par le gouvernement déterminant votre statut de citoyenneté au Canada.

Plusieurs documents de citoyenneté ont une date d’expiration. Assurez-vous que les documents de citoyenneté que vous soumettez sont valides. Les bureaux d’études postdoctorales n’accepteront pas de documents expirés.

Vous pouvez télécharger plusieurs documents comme preuve de votre statut de citoyenneté canadienne. Les documents de citoyenneté acceptés varient selon la province. Assurez-vous de réviser attentivement les critères d’admissibilité provinciaux et les descriptions de programmes.

Les types de documents acceptés sont :

  • Certificat de naissance canadien
  • Page de passeport montrant la citoyenneté canadienne
  • Certificat de citoyenneté canadienne
  • Fiche d’établissement (indiquant clairement la date d’établissement)
  • Confirmation de résidence permanente
  • Carte de résident permanent (recto verso)
  • Preuve de décision en attente concernant la citoyenneté
  • Visa canadien ou permis valide

Tout document de citoyenneté autre que la citoyenneté canadienne devrait être téléchargé comme documents supplémentaires et assigné uniquement que si le programme le demande.

Relevés de notes en médecine

Un relevé de notes en médecine est une liste de notes pour vos études en médecine de premier cycle. Un espace réservé pour un relevé de notes en médecine est automatiquement créé dans votre candidature. Si vous avez fréquenté plus d’une faculté de médecine, communiquez avec nous à l’adresse operations@carms.ca et nous créerons un dossier pour une faculté de médecine supplémentaire dans votre candidature.

Diplômés canadiens (DCM) et américains en médecine (DAM)

En général, CaRMS reçoit les relevés de notes des diplômés de facultés de médecine canadiennes et américaines participant au jumelage directement de la part des universités. Les relevés de notes des diplômés canadiens de l’année en cours sont habituellement transférés automatiquement, tandis que les diplômés canadiens des années antérieurs et les diplômés américains en médecine qui soumettent une demande à CaRMS pour la première fois doivent demander à leur université d’envoyer leur relevé de notes à CaRMS. Si vous êtes un DAM, vous pouvez également télécharger votre propre relevé de notes si vous l’avez en votre possession.

Si vous avez participé au jumelage R-1 depuis 2013, vos anciens documents apparaîtront dans votre dossier actuel. Si vous avez participé à un jumelage R-1 avant 2013, il est possible que vous puissiez transférer votre ancien dossier de candidature dans votre dossier actuel, y compris les documents.

Si vous avez déjà participé à un jumelage de CaRMS et que vos documents ont été versés dans votre dossier actuel, il est possible que votre relevé de notes de premier cycle en médecine ne soit pas complet, car il pourrait avoir été soumis avant la fin de votre dernière année de formation. Vous devez décider si vous souhaitez ou non que votre faculté de médecine fournisse à CaRMS une version mise à jour de votre candidature. Il est possible que les programmes n’acceptent pas des documents incomplets.

Diplômés de facultés de médecine internationales

Les facultés de médecine internationales peuvent utiliser notre portail sécurisé des bureaux des études de médecine de premier cycle afin de faire parvenir votre relevé de notes. Les facultés de médecine peuvent s’inscrire pour utiliser le portail des bureaux des études de premier cycle à l’adresse communication@carms.ca. Si vous êtes inscrit sur le site inscriptionmed.ca, vous pouvez transférer votre relevé de notes à CaRMS via le portail en ligne du site inscriptionmed.ca. Vous pouvez également télécharger votre propre relevé de notes si le document est entre vos mains.

Si vous avez déjà participé à un jumelage de CaRMS et que vos documents ont été transférés dans votre dossier actuel, il est possible que votre relevé de notes de premier cycle en médecine ne soit pas la version définitive, car il pourrait avoir été soumis avant la fin de votre dernière année de formation. Vous devez décider si vous souhaitez ou non fournir à CaRMS un document complet pour votre candidature. Il est possible que les programmes n’acceptent pas des documents incomplets.

Si votre relevé de notes en médecine est dans une langue autre que le français ou l’anglais, vous devez fournir une traduction officielle. Si un programme exige la version du relevé de notes dans la langue originale, téléchargez le document dans votre compte d’utilisateur CaRMS en ligne. Veuillez ne pas soumettre le document dans la langue originale à CaRMS à moins que le programme ne l’exige comme document supplémentaire.

Photographie

Si un programme désire recevoir une photographie, ils l’indiqueront dans la description du programme. Les photographies sont utilisées comme aide-mémoire afin d’aider les programmes à identifier les candidats au moment du classement et ne seront révélées qu’au début de la période des entrevues.

Un plan du visage professionnel devrait être utilisé lorsque cela est possible.

Vous pouvez télécharger une photographie en format JPG directement sur votre compte d’utilisateur en ligne. Les photographies ne doivent pas excéder la taille de 2 Mo.

Professional headshot
Lettres personnelles

Une lettre personnelle est rédigée par le candidat afin de se présenter aux programmes et pour exprimer un intérêt dans un programme ou une discipline en particulier.

Votre lettre personnelle devrait décrire les raisons pour lesquelles vous avez choisi un programme de formation précis. Chaque programme a des préférences en ce qui concerne le contenu des lettres personnelles. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les descriptions de programmes individuelles.

Vous devez saisir les lettres personnelles directement dans CaRMS en ligne. Vous pouvez écrire la lettre personnelle directement dans le système en ligne ou utiliser un logiciel de traitement de texte autonome et coller le texte dans CaRMS en ligne une fois terminé.

Documents supplémentaires

Vous pouvez joindre tout document supplémentaire que vous désirez afin de mettre en valeur votre candidature. Les documents additionnels peuvent inclure : des curriculums vitae personnalisés, des évaluations de stages, etc.

Si le programme désire voir des documents spécifiques, ou ne désire pas examiner des documents additionnels, ces préférences seront incluses dans la description du programme. Assurez-vous de bien revoir les descriptions de programme avant d’assigner des documents supplémentaires.

Téléchargez uniquement les documents dans la catégorie « Documents supplémentaires » si une autre catégorie appropriée n’existe pas.

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