Apprenez-en plus au sujet des types de documents que l’on pourrait demander aux candidats d’inclure dans leur candidature aux programmes.

Ce ne sont pas tous les documents qui sont requis par tous les programmes. Les candidats peuvent découvrir quel document ils doivent inclure en consultant les critères provinciaux et les descriptions de programmes individuelles.

Lettres de recommandation

Les lettres de recommandation sont des lettres fournies par des, médecins, des professeurs ou individus d’un domaine non clinique, aussi connu sous le nom « répondant », qui recommandent la poursuite de votre formation médicale.

Lorsqu’un candidat soumet une demande pour une lettre de recommandation via CaRMS en ligne, le répondant est avisé de la demande. Le répondant peut créer et télécharger la lettre de recommandation directement dans CaRMS en ligne, ou il peut envoyer une copie imprimée de la lettre par la poste à CaRMS aux fins de numérisation et de téléchargement dans votre compte d’utilisateur. Les candidats peuvent demander une lettre générique ou une lettre propre à une discipline ou un programme.

Afin d’obtenir des instructions par étapes pour la façon de soumettre une demande pour une lettre de recommandation dans CaRMS en ligne, visiter notre centre d’aide.

Diplômés hors Canada et États-Unis en médecine

Si vous êtes une faculté de médecine internationale, il est possible que vos étudiants aient en leur possession des documents de référence qu’ils ont acquis et qu’ils aimeraient utiliser pour le jumelage. Si vous désirez soumettre des lettres de recommandation en leur nom, veuillez communiquer avec nous à l’adresse documents@carms.ca pour obtenir des instructions supplémentaires.

Si un document de référence est rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais, les étudiants devront fournir une traduction officielle. Veuillez ne pas soumettre le document dans la langue originale à CaRMS.

Lignes directrices pour les lettres de recommandation

Afin d’assurer que les directeurs de programmes reçoivent l’information dont ils ont besoin pour évaluer les candidats, nous recommandons d’inclure dans une lettre de recommandation :

  • La date de rédaction de la lettre
  • Le temps et la durée du contact entre le répondant et le candidat
  • L’évaluation du candidat en ce qui concerne :
    • Les aptitudes cognitives et les connaissances
    • Les compétences en ce qui concerne la résolution de problèmes et la gestion des patients
    • Le comportement et les compétences attitudinales
    • Les compétences en communication et les relations de travail
    • La motivation et la ponctualité
    • Le sens de la responsabilité
    • Les compétences d’intervention propres à la discipline
    • Les qualités spéciales et les contributions uniques

Si les répondants sont incapables de fournir un commentaire précis concernant la performance d’un candidat dans n’importe laquelle des catégories ci-dessus, ils devraient indiquer dans leur lettre qu’ils n’ont pas d’observations ou de connaissances de cet élément particulier.

Lettres de recommandation anticipées

Les candidats peuvent communiquer avec des répondants afin de recevoir des lettres de recommandation avant l’accès à la plateforme CaRMS en ligne pour le jumelage en imprimant le formulaire de lettre de recommandation anticipée et en demandant une lettre à l’extérieur de CaRMS en ligne.

Le candidat doit remplir le formulaire de lettre de recommandation anticipée et le soumettre à leur répondant. Une fois que le répondant a rédigé la lettre, il doit joindre le formulaire à la lettre et l’envoyer à CaRMS à l’adresse suivante :

CaRMS — Centre des documents
171, rue Nepean, bureau 101
Ottawa (Ontario) K2P 0B4

Lorsque nous recevons la lettre de recommandation anticipée, nous enverrons au candidat un accusé de réception par courriel. Veuillez noter que nous ne communiquerons avec les candidats en ce qui concerne les lettres de recommandation anticipées que lorsque la plateforme CaRMS en ligne est fermée.

Une fois qu’ils peuvent accéder à CaRMS en ligne, les candidats doivent se connecter à leur compte d’utilisateur et créer des pages couvertures pour les lettres de recommandation anticipées. Ceci fait, les candidats doivent communiquer avec le centre des documents de CaRMS à l’adresse documents@carms.ca afin de nous aviser qu’une page couverture a été créée et pour que l’on puisse numériser la lettre de recommandation anticipée dans le dossier du candidat. Le candidat est responsable de faire le suivi des documents numérisés.

Examens et évaluations

CaRMS reçoit des résultats d’examen et de la documentation choisie directement de la source. Ceci simplifie le processus et garantit la validité des documents et des résultats.

Les résultats d’examen et d’évaluations que nous recevons le plus souvent sont :

  • L’examen d’évaluation EECMC et les examens d’aptitude (EACMC partie I, partie II) du Conseil médical du Canada
  • L’examen de la Collaboration nationale en matière d’évaluation (CNE)
  • Le United States Medical Licensing Examination(USMLE)
  • Les examens du Collège des médecins de famille du Canada (CMFC)
  • Le Test de français international (TFI)
  • Le Test of English as a Foreign Language(TOEFL)
  • L’International English Language Testing System(IELTS)
  • Le Test of English for International Communication(TOEIC)

Tous les résultats d’examen doivent être envoyés directement de l’organisation émettrice ou télécharger par le candidat dans la plateforme CaRMS en ligne.

Pour des renseignements concernant la façon de soumettre des résultats d’examen, consultez les instructions pour les diplômés canadiens en médecine (DCM) et/ou les instructions pour les diplômés hors Canada et États-Unis en médecine (DHCEU).

Diplômés hors Canada et États-Unis en médecine et ostéopraticiens

Les candidats devront soumettre les résultats de l’examen du CMC et/ou de l’examen de la CNE dans le cadre de leur demande.

Les données et les documents d’examens du CMC, y compris l’examen de la CNE, sont uniquement acceptés s’ils sont transférés à partir du site inscriptionmed.ca*. Cliquez ici pour apprendre comment les candidats peuvent se connecter à la page personnalisée de transfert inscriptionmed.ca à partir de leur compte d’utilisateur CaRMS en ligne.

*REMARQUE : Les résultats d’examen avant 2006 ne peuvent pas être envoyés via le site inscriptionmed.ca. Si un candidat a écrit l’EECMC avant 2006, il doit communiquer directement avec le CMC afin de prendre les mesures nécessaires pour qu’une copie certifiée soit envoyée à CaRMS.

Évaluations linguistiques

Si votre langue d’enseignement pendant vos études en médecine a été une langue autre que le français ou l’anglais, il est possible que vous ayez à soumettre un examen d’aptitudes linguistiques selon les critères de la province ou du programme.

Les types d’évaluations linguistiques les plus courantes sont :

  • Le Test of English as a Foreign Language – Internet-based Test(TOEFL iBT)
  • Le Test of English for International Communication(TOEIC)
  • L’International English Language Testing System(IELTS) version académique
  • Le Test de français international (TFI)
  • Des lettres de la Foundation for Advancement of International Medical Education and Research(FAIMER)
  • Les lettres d’attestation de compétences linguistiques

Remarque : le IELTS ne vous dispense pas de prendre le TOEFL.

Dates d’expiration des examens

Les programmes exigent que tous les documents soumis soient valides : c’est-à-dire que leur période de validité n’est pas expirée. Certains résultats d’examen ne sont plus valides après un certain nombre d’années suivant la réussite de l’examen. Les étudiants sont responsables d’assurer que leurs résultats d’examens sont encore valides.

Le tableau ci-dessous indique les dates d’expiration typiques de certains documents. Cependant, vous êtes responsable de confirmer les dates d’expirations directement avec la source.

EXAMEN EXPIRATION
TOEFL Deux ans après avoir été réussi
USMLE Validité annulée si tous les examens et l’étape 3 n’ont pas été faits en sept ans ou moins
CFPC Validité permanente (sous réserve de certaines conditions – communiquer avec le CMFC)
IELTS Deux ans après avoir été réussi
EEMC Validité permanente
EACMC Partie I & II Validité permanente
CNE Validité permanente
TOEIC** Deux ans après avoir été réussi
TFI Deux ans après avoir été réussi
CASPer Annuellement
UBC IMG CAP Validité permanente
AIMG CAP Validité permanente
AIMG MMI Annuellement
CMQ Assessment Annuellement

**Remarque : L’examen TOEIC replace l’examen TSE. Les résultats de l’examen TSE sont encore valides deux ans après avoir été réussi.

Documents de citoyenneté canadienne

Les candidats doivent télécharger une copie certifiée ou notariée d’un document officiel émis par le gouvernement déterminant leur statut de citoyenneté au Canada.

Plusieurs documents de citoyenneté ont une date d’expiration. Les candidats devraient s’assurer que les documents de citoyenneté qu’ils soumettent sont valides. Les bureaux d’études postdoctorales n’accepteront pas de documents expirés.

Les candidats peuvent télécharger plusieurs documents comme preuve de leur statut de citoyenneté canadienne. Les documents de citoyenneté acceptés varient selon la province. Ils devraient donc réviser attentivement les critères d’admissibilité provinciaux et les descriptions de programmes.

Les types de documents acceptés sont :

  • Certificat de naissance canadien
  • Page de passeport montrant la citoyenneté canadienne
  • Certificat de citoyenneté canadienne
  • Fiche d’établissement (indiquant clairement la date d’établissement)
  • Confirmation de résidence permanente
  • Carte de résident permanent (recto verso)
  • Preuve de décision en attente concernant la citoyenneté
  • Visa canadien ou permis valide

Tout document de citoyenneté autre que la citoyenneté canadienne devrait être téléchargé comme documents supplémentaires et assigné uniquement que si le programme le demande.

Relevés de notes en médecine

Un relevé de notes en médecine est une liste de notes pour les études en médecine de premier cycle d’un étudiant. Un espace réservé pour un relevé de notes en médecine est automatiquement créé dans les comptes d’utilisateur CaRMS en ligne de tous les étudiants.

Diplômés canadiens (DCM) et américains en médecine (DAM)

En général, CaRMS reçoit les relevés de notes des diplômés de facultés de médecine canadiennes et américaines participant au jumelage directement de la part des universités.

Les relevés de notes en médecine des diplômés canadiens de l’année en cours sont habituellement transférés automatiquement, mais les étudiants doivent s’assurer de respecter les processus de soumission des documents de leur université à CaRMS et devraient consulter la section de suivi des documents de CaRMS en ligne afin d’assurer que les documents sont en place.

Les diplômés canadiens des années antérieurs et les diplômés américains en médecine qui soumettent une demande à CaRMS pour la première fois doivent demander à leur université d’envoyer leur relevé de notes en médecine à CaRMS. Les facultés de médecine canadiennes ont des processus en place pour envoyer des documents à CaRMS. Si vous êtes une faculté de médecine à l’extérieur du Canada, vous pouvez obtenir un compte d’utilisateur pour le portail des études de premier cycle afin de soumettre électroniquement les relevés de notes en médecine. Les facultés de médecine peuvent s’inscrire pour utiliser le portail des bureaux des études de premier cycle à l’adresse communication@carms.ca.

Les DAM peuvent également télécharger leur relevé de notes en médecine s’ils l’ont en leur possession.

Diplômés de facultés de médecine internationales

Les étudiants peuvent télécharger leur relevé de notes en médecine s’ils l’ont en leur possession. Les facultés de médecine internationales peuvent également utiliser notre portail des bureaux des études de médecine de premier cycle afin de télécharger les relevés de notes en médecine. Les facultés de médecine peuvent s’inscrire pour utiliser le portail des bureaux des études de premier cycle à l’adresse communication@carms.ca. Si vous êtes un étudiant inscrit sur le site inscriptionmed.ca, vous pouvez transférer votre relevé de notes en médecine à CaRMS via le portail en ligne du site inscriptionmed.ca.

Dossier de rendement de l'étudiant en médecine (DREM)

Le DREM/lettre du doyen est une lettre d’attestation rédigée par le doyen ou le principal de la faculté de médecine.

Habituellement, ce document :

  • Fournis un rapport concernant les activités pendant les études en médecine, et/ou
  • Fournis des commentaires concernant le rendement pendant les stages cliniques, et/ou
  • Fournit une recommandation de formation supplémentaire en médecine, et/ou
  • Fournis un rapport concernant le temps passé dans chaque spécialité ou département (heures ou semaines).

Diplômés canadiens (DCM) et américains en médecine (DAM)

En général, CaRMS reçoit les DREM des diplômés de facultés de médecine canadiennes et américaines participant au jumelage directement de la part des universités.

Les DREM des diplômés canadiens de l’année en cours sont habituellement transférés automatiquement, mais les étudiants doivent s’assurer de respecter les processus de soumission des documents de leur université à CaRMS et devraient consulter la section de suivi des documents de CaRMS en ligne afin d’assurer que les documents sont en place.

Les diplômés canadiens des années antérieurs et les diplômés américains en médecine qui soumettent une demande à CaRMS pour la première fois doivent demander à leur université d’envoyer leur DREM à CaRMS. Les facultés de médecine canadiennes ont des processus en place pour envoyer des documents à CaRMS. Si vous êtes une faculté de médecine à l’extérieur du Canada, vous pouvez obtenir un compte d’utilisateur pour le portail des études de premier cycle afin de soumettre électroniquement les DREM/lettre du doyen. Les facultés de médecine peuvent s’inscrire pour utiliser le portail des bureaux des études de premier cycle à l’adresse communication@carms.ca.

Les DAM peuvent également télécharger leur DREM s’ils l’ont en leur possession.

Diplômés de facultés de médecine internationales

Les étudiants peuvent télécharger leur DREM/lettre du doyen s’ils l’ont en leur possession. Les facultés de médecine internationales peuvent également utiliser notre portail des bureaux des études de médecine de premier cycle afin de télécharger les DREM/lettres du doyen. Les facultés de médecine peuvent s’inscrire pour utiliser le portail des bureaux des études de premier cycle à l’adresse communication@carms.ca. Si vous êtes un étudiant inscrit sur le site inscriptionmed.ca, vous pouvez transférer votre DREM/lettre du doyen à CaRMS via le portail en ligne du site inscriptionmed.ca.

Lettres personnelles

Une lettre personnelle est rédigée par le candidat afin de se présenter aux programmes et pour exprimer un intérêt dans un programme ou une discipline en particulier.

La lettre personnelle devrait décrire les raisons pour lesquelles un candidat a choisi un programme de formation précis. Chaque programme a des préférences en ce qui concerne le contenu des lettres personnelles. Nous encourageons les candidats de consulter les descriptions de programmes individuelles pour de plus amples renseignements.

Les étudiants doivent saisir les lettres personnelles directement dans CaRMS en ligne. Cependant, ils peuvent utiliser un logiciel de traitement de texte autonome et coller le texte dans CaRMS en ligne une fois terminé.

Photographie

Si les programmes désirent recevoir une photographie, ils l’indiqueront dans la description du programme. Les photographies sont utilisées comme aide-mémoire afin d’aider les programmes à identifier les candidats au moment du classement et ne seront révélées qu’au début de la période des entrevues.

Un plan du visage professionnel devrait être utilisé lorsque cela est possible.

Vous pouvez télécharger une photographie en format JPG directement sur votre compte d’utilisateur en ligne. Les photographies ne doivent pas excéder la taille de 2 Mo.

Documents supplémentaires

Les candidats peuvent inclure tout document supplémentaire qu’ils désirent afin de mettre en valeur votre candidature. Les documents additionnels peuvent inclure : des curriculums vitae personnalisés, des évaluations de stages, etc.

Si les programmes désirent voir des documents spécifiques, ou ne désirent pas examiner des documents additionnels, ces préférences seront incluses dans leurs descriptions de programme. Nous encourageons les étudiants à bien revoir les descriptions de programme avant d’assigner des documents supplémentaires.

Les candidats devraient uniquement télécharger les documents dans la catégorie « Documents supplémentaires » si une autre catégorie appropriée n’existe pas.

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