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Le Jour du jumelage : dans les coulisses chez CaRMS

Par : Irving Gold, vice-président

Je me suis joint à l’équipe de CaRMS avant le Jour du jumelage du premier tour pour le jumelage R-1 de 2014. Ce jour-là, pour la première fois, j’ai constaté de première main à quel point tous les membres de CaRMS travaillent fort pour assurer le jumelage, mais je ne comprenais pas encore suffisamment les subtilités du processus de jumelage pour apprécier parfaitement la véritable portée de ce qui est nécessaire.

Cette année, je saisissais beaucoup mieux les activités menant au Jour du jumelage, et maintenant que le grand jour est derrière nous, je tiens à profiter de l’occasion pour partager mes réflexions sur ce qui fût, à mon avis, un jumelage extrêmement bien réussi.

J’ai maintenant deux jumelages principaux R-1 à mon actif, et il est évident que chaque membre de CaRMS comprend la grande importance du Jour du jumelage pour nos clients – les candidats, les programmes et la communauté de l’enseignement médical en général. L’organisation et l’exécution réussies du Jour du jumelage sont un véritable travail d’équipe chez CaRMS. Pour ce groupe de gens dévoué et professionnel, ce n’est pas un jour ordinaire – c’est le point culminant d’une incroyable quantité de planification et d’efforts.

Dans ce contexte, voici un regard en coulisses de certains événements menant à ce grand jour.

Six mois avant le Jour du jumelage

  • L’équipe des services informatiques (TI) effectue une analyse des exigences de CaRMS en ligne en vue du jumelage.
  • L’équipe du développement commence à ajouter de nouvelles fonctions à CaRMS en ligne selon la rétroaction des intervenants recueillie tout au long du dernier cycle de jumelage.

Quatre mois avant le Jour du jumelage

  • L’équipe des services informatiques développe un plan d’essai détaillé afin de valider la performance et la fonctionnalité du système en vue du Jour du jumelage.

Trois mois avant le Jour du jumelage

  • L’équipe des services informatiques amorce des essais d’assurance de qualité internes sur CaRMS en ligne dans le but de cerner et de corriger tous les bogues imprévus découlant des améliorations continues.

Deux mois avant le Jour du jumelage

  • Un gel des cotes dans tout le système est mis en place, afin de s’assurer qu’aucune nouvelle fonctionnalité ne soit ajoutée au système.
  • Le plan d’essai est lancé – c’est le début des vérifications à l’échelle du système.

Un mois avant le Jour du jumelage

  • Le personnel de CaRMS commence à définir un plan de contingence pour le Jour du jumelage, que nous espérons ne pas avoir besoin d’utiliser. Nous préparons un plan de communication détaillé en cas de crise et établissons une méthode de rechange pour livrer les résultats du jumelage et pour communiquer avec nos clients en cas de problème technique ou autre imprévu.

Deux semaines avant le Jour du jumelage

  • Le plan d’essai est terminé – c’est la fin des vérifications à l’échelle du système.

Une semaine avant le Jour du jumelage

  • Le département des communications de CaRMS fait circuler le plan en cas de crise pour le Jour du jumelage ainsi que les listes de vérification aux membres du personnel afin de s’assurer que chacun sait ce qu’il doit faire en cas de problème dans la distribution des résultats du jumelage.
  • L’équipe des services informatiques et le département des opérations (l’équipe chargée de l’administration de nos jumelages) effectuent les vérifications finales des données avant d’exécuter le jumelage.
  • Le département des communications travaille avec le département des relations avec la clientèle afin de rédiger tous les messages liés au jumelage (contenu du site Web, communiqués par courriel, messages sur les médias sociaux) afin que le temps venu, il suffise de cliquer sur « envoyer ».

Cinq jours avant le Jour du jumelage (le vendredi 27 février)

  • Les cadres supérieurs de CaRMS ont une réunion de planification finale du Jour du jumelage afin de s’assurer que tout est en place pour assurer le succès du jumelage.
  • Le département des communications travaille avec le département des relations avec la clientèle afin de mettre à jour les guides des utilisateurs en ligne avec les renseignements sur la façon d’accéder aux résultats du jumelage.
  • L’équipe des services informatiques exécute un script pour vérifier que tout ce que le candidat voit à l’écran au moment d’ouvrir une session pour accéder à leurs résultats de jumelage correspond aux résultats de jumelage dans nos bases de données.
  • Le département des communications affiche un avis sur le site Web pour rappeler aux gens que les résultats du jumelage seront disponibles le 4 mars à 12 h (HE).

Trois jours avant le Jour du jumelage (le dimanche 1er mars)

  • L’équipe des services informatiques exécute des tests de chargement approfondis sur notre système. Les tendances du trafic des jours du jumelage antérieurs ont révélé qu’au sommet du Jour du jumelage (de 12 h à 12 h 1 min [HE]), CaRMS en ligne reçoit environ 120 demandes simultanées par seconde. Pour assurer le succès du Jour du jumelage, les tests de chargement simulent 5 000 demandes simultanées – soit environ 40 fois le chargement de système prévu.

Deux jours avant le Jour du jumelage (le lundi 2 mars)

  • Le département des opérations effectue une vérification manuelle des résultats du jumelage avant leur publication.

Mercredi 4 mars – le Jour du jumelage

Notre compte à rebours interne commence sept heures avant la publication des résultats du jumelage.

  • À 5 h (HE) : une page d’entrée temporaire est ajoutée à CaRMS.ca dirigeant les visiteurs au site Web qui cherchent les résultats du jumelage vers CaRMS en ligne.
  • À 6 h (HE) : Le département des communications lance notre plan des médias sociaux du Jour du jumelage, en commençant par des rappels sur les résultats du jumelage sur Facebook et Twitter.
  • À 9 h (HE) : Le département des relations avec la clientèle envoie des communiqués par courriel rappelant aux candidats et aux programmes que les résultats du jumelage seront disponibles à 12 h (HE).
  • À 11 h 30 (HE) : Les gestionnaires des relations avec la clientèle de CaRMS et des services de la conformité et des opérations commencent une téléconférence à ligne ouverte et sont disponibles pour répondre aux questions que pourraient avoir les programmes concernant les résultats du jumelage.
  • À 12 h (HE) :
    • Les résultats du jumelage sont disponibles sur CaRMS en ligne aux utilisateurs authentifiés.
    • Les représentants des relations avec la clientèle sont à leurs bureaux, recevant des appels des candidats et des programmes concernant les résultats du jumelage.
    • Le département des communications surveille les médias sociaux, signalant toute question ou tout commentaire affiché concernant le jumelage.
  • À 13 h (HE) :
    • Nous poussons un soupir de soulagement collectif parce que toute notre planification a donné lieu à un jumelage réussi, prenons un dîner et passons aux préparatifs pour le Jour du jumelage du deuxième tour.
    • Le personnel du service à la clientèle commence à répondre au pied levé à des questions concernant le deuxième tour.
    • Nous commençons à faire la synthèse des données du Jour du jumelage, en vue de notre présentation annuelle des tendances du jumelage à la CCÉM et de la publication de notre rapport intégral sur les premier et deuxième tours du jumelage.

J’espère que cette revue montre que, loin d’être un simple moment dans le temps, le Jour du jumelage à 12 h (HE) est le point culminant de 354 jours de travail chez CaRMS. Chacun des membres du personnel de CaRMS est particulièrement fier du travail et du rôle essentiel qu’il joue dans la transition des études de premier cycle en médecine à la formation postdoctorale.