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Les facultés nous aident à améliorer CaRMS en ligne

Par : Erin Whittingham, analyste du développement des projets

Trois groupes de discussion différents dans trois villes différentes en trois jours ouvrables – quelle belle façon de d’entamer notre initiative de liste de classement de développement (D-ROL). L’objectif du projet est d’interagir avec nos utilisateurs et de mieux comprendre comment ils utilisent la plateforme CaRMS en ligne afin que l’on puisse déterminer les améliorations les plus efficaces pour notre système.

La première phase de l’initiative D-ROL met l’accent sur les utilisateurs du bureau des études médicales postdoctorales de CaRMS en ligne. Les trois séances qui ont eu lieu jusqu’à présent ont été plus instructives que nous l’avions imaginé. Un vent chinook nous a accueillis à Calgary; nous nous sommes ensuite rendus à la University of Alberta et à la Western University avant de rentrer à la maison.

Lors des séances, nous avons parlé avec des directeurs et des administrateurs de programmes et des gestionnaires d’études médicales postdoctorales qui avaient hâte de partager avec nous leurs expériences d’utilisateurs de CaRMS en ligne. Un autre aspect important de nos discussions a mis l’accent sur les priorités. À la fin de chaque séance, nous demandons aux participants de classer en ordre prioritaire toutes les questions que nous avons abordées. Cette étape supplémentaire a fourni un mandat clair au sujet des domaines qui doivent retenir notre attention lors de la prochaine ronde d’amélioration du système.

Ce mandat assurera que nous utilisons nos ressources de la façon la plus efficace et la plus économique possible. J’ai le plaisir d’annoncer que certaines de nos hypothèses ont déjà été mises à l’épreuve et nous avons hâte de voir ce que les séances à venir nous fourniront.

Ce que disent les participants

Lors de chaque séance, ce fut un plaisir de connaître les points de vue des programmes de toute taille. Ces programmes reçoivent entre 20 et 1 800 candidatures et font donc face à des défis complètement différents. De plus, un des effets secondaires inattendu et apprécié de rassembler tout le monde au même endroit fut que certains participants ont profité de l’occasion d’apprendre et de poser des questions sur la façon qu’utilisent leurs collèges de différents programmes afin de compléter leur processus.

Séance D-ROL avec les administrateurs de programmes à la University of Alberta.

Séance D-ROL avec les administrateurs de programmes à la University of Alberta.

L’initiative en est encore à l’étape formative. Plusieurs autres groupes de discussion auront lieu lors des semaines à venir et j’afficherai une autre mise à jour avec d’autres conclusions au long du processus. Dans l’intervalle, un commentaire qui survient souvent, sous une forme ou une autre, est que nos utilisateurs oublient comment naviguer sur CaRMS en ligne d’un cycle à l’autre.

Cela indique que nous devons réorienter nos plans et traiter chaque cycle de jumelage comme s’il s’agissait du cycle initial pour l’utilisateur.

La prochaine étape

Quelles sont les prochaines étapes de l’initiative D-ROL? À la suite du dernier groupe de discussion qui aura lieu à la mi-mars, nous commencerons à synthétiser les données. Une fois cette étape terminée, nous aurons rencontré environ de 100 à 150 personnes. Il y aura donc beaucoup de données. Mais c’est ce que nous voulions : interagir avec un grand nombre d’utilisateurs qui représente un échantillon très important d’un groupe d’utilisateurs.

Une fois que nous aurons analysé les données, nous les partagerons avec le public et la liste d’amélioration sera introduite dans notre feuille de route de produits pour le cycle du jumelage principal R-1 de 2016. Notre plan actuel est de déployer la première ronde d’amélioration en septembre 2015.

CaRMS est d’abord et avant tout un organisme de services et CaRMS en ligne est le moyen principal par lequel nous interagissons avec les membres des facultés et les candidats que nous servons. Pour cette raison, une des priorités essentielles de l’organisme est d’assurer que nous offrons la meilleure expérience utilisateur possible. L’initiative de sensibilisation de liste de classement de développement (D-ROL) est notre plus récente démarche pour accomplir cela. Restez donc à l’écoute pour des mises à jour à venir.