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Priorisation des rétroactions des utilisateurs lors de notre initiative D-ROL

Par : Erin Whittingham, analyste du développement des projets

Dans le cadre de nos efforts constants d’assurer que la plateforme CaRMS en ligne continue de répondre à l’évolution des besoins de notre collectivité d’utilisateurs, CaRMS a lancé l’initiative de la liste de classement de développement (D-ROL) en novembre dernier.

À la majorité des facultés de médecine au Canada. Ces groupes de discussion ont pris fin à la mi-mars et ont donné un montant incroyable de rétroactions que nous utiliserons pour optimiser notre engagement continu pour la plateforme CaRMS en ligne et pour assurer que les priorités de développement ultérieures reflètent la façon dont nos clients utilisent la plateforme ainsi que nos besoins opérationnels internes. Maintenant que notre équipe a eu la chance de synthétiser toutes les données recueillies, je suis fière de pouvoir partager certaines de nos conclusions.

Priorités nationales

Au début de l’initiative D-ROL, nous voulions comprendre comment les programmes utilisent la plateforme CaRMS en ligne dans six domaines clés : la page de renvoi, les filtres globaux et personnalisés, la section de visionnement des candidatures, la notation, le besoin d’imprimer les candidatures et les groupes d’examinateurs de dossiers. Les participants des groupes de discussion ont également identifié d’autres champs d’intérêts qui ont été pris en compte lors de nos discussions : l’entrée en masse des données, les rapports, les caractéristiques du portail des candidats, les comptes d’utilisateur des administrateurs de programmes, les outils de gestion des entrevues et les outils de communication.

À la fin de la première phase, nous avons visité 13 facultés de médecine et discuté avec un total de 115 gestionnaires des bureaux des études médicales postdoctorales, administrateurs et directeurs de programmes et examinateurs de dossiers provenant de programmes de toute taille. Notre analyse des données de consultation nous a permis de créer la liste suivante des cinq priorités majeures d’un point de vue national :

  1. Améliorer l’information fournie sur la page de renvoi et permettre un accès rapide aux candidatures pour les examinateurs de dossiers.
  2. Ajouter la fonctionnalité de permettre l’examen plus efficace des candidatures pour les groupes d’examinateurs de dossiers créés par l’utilisateur.
  3. Créer un formulaire de notation centralisé qui peut être rempli directement dans CaRMS en ligne afin d’éliminer le besoin de compiler manuellement les notes.
  4. Améliorer la section de visionnement des candidatures pour permettre un accès rapide aux documents et aux renseignements concernant le statut du candidat, en plus de la gestion améliorée des listes de candidats.
  5. Ajouter une fonction d’entrée en masse des données pour permettre aux utilisateurs de saisir les renseignements concernant le statut du candidat pour tous les candidats sur une seule page.

Notre tâche actuelle est de placer ces priorités nationales définies dans notre feuille de route de développement en tenant compte de la faisabilité de chaque point, la séquence logique du développement et le temps de déploiement.