Plusieurs politiques régissent l’utilisation des services de CaRMS. Les politiques de CaRMS sont en place afin d’assurer un jumelage juste et transparent. Si vous avez des questions concernant les politiques, veuillez communiquer avec nous à l’adresse conformite@carms.ca.

Protection des renseignements personnels

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) vous offre des services liés à votre formation en médecine, à votre candidature à la formation à titre de résident et au processus de jumelage. En vue de fournir ces services, nous recueillons de l’information auprès de vous et à propos de vous, incluant des renseignements personnels.

Un renseignement personnel se réfère à toute information enregistrée sous n’importe quelle forme concernant une personne en particulier ou une personne dont l’identité peut être déterminée par le biais de ladite information. En termes simples, il s’agit d’informations qui vous concernent et qui permettent de vous identifier. Cela n’inclut pas les renseignements sur un contact d’affaires (p. ex. nom, titre, adresse d’affaires) ou les données regroupées à partir desquelles l’identité d’une personne ne peut être déterminée. Nous réservons le droit d’utiliser les renseignements sur un contact d’affaires ou des données regroupées d’une façon qui respecte les règles d’éthique et qui est jugée appropriée.

En tant que propriétaire de vos renseignements personnels, vous avez le droit de savoir comment et pourquoi nous recueillons cette information, comment nous l’utilisons, avec qui nous la partageons et les mesures que nous utilisons pour protéger vos renseignements personnels.

Nous attachons une importance particulière à la protection des renseignements personnels que vous nous avez fournis, et nous avons créé cette politique pour expliquer comment cet engagement devient une réalité.

Bien que nous n’exercions pas d’activité commerciale, cette politique en matière de protection des renseignements personnels est fondée sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral et est conforme aux exigences de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

Raisons pour lesquelles CaRMS recueillerait des renseignements personnels

Nous recueillons de l’information de la part des candidats, des facultés de médecine ou d’autres parties afin de :

  1. Exécuter nos services :
  • Le programme de candidature et de jumelage
  • Le service de candidature pour l’admission au programme d’études en médecine
  1. Déterminer l’admissibilité des clients pour ces services
  2. Fournir des renseignements pertinents par rapport à ces services
  3. Effectuer des analyses statistiques et de recherche liées à nos services
  4. Gérer les relations avec les clients
  5. Satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires, et
  6. Tout autre motif allant de pair avec ces motifs.

Méthodes utilisées par CaRMS pour la collecte et l’utilisation de renseignements personnels

Nous ne collectons, n’utilisons et ne divulguons des renseignements personnels qu’à des fins jugées raisonnables et conformes avec nos offres de services. Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est requis. Nous n’utilisons que des méthodes justes et équitables pour la collecte des renseignements personnels. Les renseignements personnels sont régulièrement recueillis auprès des clients par l’entremise :

  • Des services en ligne de CaRMS
  • De documents et de données soumis aux fins de candidature
  • D’interactions par téléphone, courriel ou clavardage

De notre usage et notre divulgation de vos renseignements personnels se limitent aux motifs énoncés dans cette politique, et nous ne vendons, ne troquons, n’échangeons ni ne divulguons, sous aucune autre forme, les renseignements personnels, incluant vos coordonnées.

Circonstances dans lesquelles CaRMS pourrait divulguer vos renseignements personnels

Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels :

  1. Afin de fournir nos services, à votre demande, y compris la divulgation aux facultés, aux individus ou aux organisations qui utilisent nos services de candidature et/ou de jumelage,
  2. À des fins statistiques et de recherche liés au mandat de CaRMS, et
  3. Aux individus ou organisations qui offrent des services en notre nom, comme ceux impliqués dans la maintenance, l’examen et le développement de nos systèmes, nos procédures et nos infrastructures, incluant les essais et les mises à niveau de nos systèmes.

Lorsque nous divulguons des données contenant vos renseignements personnels à des partis tiers, nous signons un accord de partage des données qui exige :

  1. L’utilisation et la divulgation des données faites uniquement aux fins autorisées spécifiées,
  2. Le maintien de la confidentialité des données,
  3. L’utilisation de mécanismes de protection appropriés,
  4. L’accès restreint aux données, limité aux individus possédant un « besoin de connaître/d’accès ».
  5. Le consentement ou un nouvel accord au cas où l’organisation réceptrice désirerait utiliser les données pour des objectifs autres que ceux soulignés dans l’accord de partage des données,
  6. La preuve de la destruction ou l’élimination adéquate des données, une fois que l’utilisation principale des données est terminée,
  7. La notification à CaRMS de toute violation de ses obligations indiquées dans l’accord de partage des données.

Dans certains cas, les personnes ou les organisations qui offrent des services en notre nom peuvent utiliser ou conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels conservés à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis à des lois différentes des lois canadiennes et peuvent être accessibles par les agences d’exécution de la loi de l’extérieur du Canada où la loi le permet. Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels et évaluerons les répercussions sur la vie privée associée à la divulgation de renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers dans une province ou un territoire donné avant d’établir une relation dans le cadre de laquelle des renseignements personnels seront divulgués.

Veuillez prendre note que dans certaines circonstances, l’utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels sont justifiées ou autorisées, ou que nous nous trouvons dans l’obligation de le faire sans autorisation. De telles circonstances peuvent inclurent :

  1. Lorsque la loi l’exige ou le permet, une décision d’une cour, d’un organisme administratif ou d’un tribunal gouvernemental ;
  2. Lorsque nous sommes convaincus, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable ;
  3. Lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de récupérer des fonds qui nous sont dus ;
  4. Lorsqu’il faut nous permettre d’entreprendre des actions en justice ou de limiter des torts que nous pourrions subir ; ou
  5. Lorsque les renseignements relèvent du domaine public.

Si nous sommes forcés ou autorisés à divulguer les renseignements sans consentement préalable, la divulgation se limitera aux seuls renseignements exigés.

Consentement

À moins que la loi ne l’autorise, nous ne recueillons, n’utilisons ou ne divulguons aucun renseignement personnel sans avoir obtenu au préalable votre consentement.

Dans la mesure où tout message de notre part peut être considéré comme un « message électronique commercial », nous enverrons le message uniquement si nous obtenons votre consentement approprié conformément aux exigences de la LCAP et de cette politique.

Un message électronique commercial est défini par la LCAP et inclut un message qui comporte une offre d’achat, de vente, de troc, de location de produit, bien ou service ; qui offre une possibilité d’affaires ; ou qui annonce ou fait la promotion d’un de ces articles.

Nous pouvons demander votre consentement pour utiliser et divulguer vos renseignements une fois qu’ils ont été obtenus au cas où nous désirerions utiliser vos renseignements à des fins non définies dans cette politique ou pour lesquelles vous n’avez pas déjà signalé votre consentement.

Dans la majorité des cas et en vertu de restrictions juridiques et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à tout moment, suite à un préavis raisonnable. De la même façon, vous pouvez vous désabonner en tout temps afin de ne plus recevoir des messages électroniques commerciaux futurs que nous pourrions envoyer.

Cependant, dans certains cas, nos services ne peuvent être fournis que si vos renseignements personnels sont fournis. Ainsi, si vous choisissez de ne pas fournir les renseignements personnels exigés, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir les services demandés.

Exactitude et rétention des renseignements personnels

Nous nous efforçons d’assurer que tout renseignement personnel que vous fournissez est convenablement exact, actuel et complet. Vous êtes responsable et vous avez la possibilité de mettre à jour vos renseignements personnels afin d’assurer l’exactitude et la fidélité. Nous utiliserons tous nos efforts pour informer les tierces parties récipiendaires de renseignements de leur inexactitude de manière à permettre à ces parties de corriger leurs données.

Nous gardons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. Cette période peut durer plusieurs années après la fin de votre relation avec nous, mais ne seront conservés que le temps nécessaire pour nous d’avoir suffisamment de renseignements pour fournir nos services, résoudre tout problème qui pourrait survenir à une date ultérieure ou telle que par ailleurs permis par la loi.

Par exemple, vos renseignements personnels au sein de CaRMS en ligne seront conservés bien après la fin du cycle de jumelage pour nous permettre de résoudre tout problème qui pourrait survenir à une date ultérieure et pour faciliter la recherche et l’analyse statistique agrégée liées à nos services. Tout document de candidature soumis en format papier, incluant sans s’y limiter les lettres de recommandation, les DREM et les relevés de notes, seront numérisés dans votre compte d’utilisateur CaRMS en ligne et conservés électroniquement. Les copies imprimées seront détruites peu après la fin du jumelage. Des procédures sont en place chez CaRMS pour détruire ou effacer vos renseignements personnels ou les convertir sous une forme anonyme lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Protection des renseignements personnels

Nous maintenons des dispositifs de sécurité physiques, procéduraux et technologiques de manière à prévenir la perte, l’abus, l’accès ou la divulgation non autorisés de vos renseignements personnels.

Nous protégeons davantage vos renseignements personnels en limitant l’accès aux renseignements personnels aux employés avec un « besoin de connaître » afin de nous permettre d’offrir nos services.

Accès aux renseignements personnels

Nous respectons votre droit raisonnable d’accès et de correction des renseignements personnels que nous détenons et nous nous efforcerons de répondre à toute demande dans un délai raisonnable, normalement dans les 30 jours civils qui suivent. Pour protéger les renseignements personnels contre les demandes d’accès frauduleuses, nous pourrions demander suffisamment d’information pour nous permettre de confirmer que la personne présentant la demande est autorisée de la faire.

Nous réservons le droit de ne pas modifier vos renseignements personnels, mais adjoindra tout texte alternatif que vous jugez approprié et que nous sommes d’accord est raisonnable.

Nous réservons le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels, dans certaines circonstances prévues par la loi, lorsque l’information demandée :

  1. Divulguerait (i) des renseignements personnels, notamment des opinions à propos d’une autre personne ou d’une personne décédée ; ou (ii) des secrets professionnels ou d’autres renseignements confidentiels qui pourraient nuire à CaRMS ou à la capacité concurrentielle d’un tiers ou qui nuiraient à des négociations contractuelles ou autres de CaRMS ou d’un tiers ;
  2. Est assujettie au privilège des communications entre client et avocat ou relatives à un litige ;
  3. N’est pas facilement récupérable et que la charge ou le coût de la recherche serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de l’information ;
  4. N’existe pas, CaRMS ne la possédant pas ou ne la retrouvant pas ;
  5. Pourrait raisonnablement entraîner des torts sérieux à la personne concernée ou à une autre personne ;
  6. Pourrait gêner ou entraver des activités policières et d’autres enquêtes ou règlements d’organisme autorisé par la loi pour assumer de telles fonctions ; ou
  7. Est assujettie à d’autres dispositions juridiques pertinentes.

Lorsque les renseignements ne sont pas ou ne peuvent pas être divulgués, nous fournirons les raisons pour la non-divulgation.

Nous ne répondrons pas aux demandes répétées ou vexatoires d’accès et, pour prendre cette décision, nous examinerons des facteurs tels que la fréquence à laquelle les renseignements sont mis à jour, l’objectif de l’utilisation des renseignements et la nature des renseignements.

Nous n’appliquerons pas de frais pour la vérification ou la correction de vos renseignements personnels. Cependant, dans la mesure permise par les lois applicables, il se pourrait que des frais minimaux soient imposés aux individus pour les copies de documents.

Site Web de CaRMS

Pour obtenir de l’information concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements appartenant à des visiteurs de notre site Web et nos services en ligne, veuillez consulter notre politique des services en ligne concernant la protection des renseignements personnels.

Pour vous renseigner sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements appartenant à des visiteurs du site Web de CaRMS et les services en ligne, veuillez consulter notre politique des services en ligne concernant la protection des renseignements personnels.

Résolution des inquiétudes concernant la confidentialité

Nous enquêterons sur toutes les plaintes et si une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures raisonnables pour résoudre le problème.

Veuillez communiquer avec notre agente de la protection des renseignements personnels à l’adresse conformite@carms.ca si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant :

  • Cette politique
  • L’accès à vos renseignements personnels
  • Notre collecte, utilisation, gestion ou divulgation de vos renseignements personnels

Bien que nos services ne soient pas tous assujettis à la LPRPDE, si vos questions ne sont pas résolues de façon satisfaisante, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Mis à jour le 10 janvier 2020

Politique des services en ligne concernant la protection des renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements des utilisateurs du site Web de CaRMS et les services en ligne (carms.ca, CaRMS en ligne et l’application en ligne pour l’admission au programme de diplôme de docteur en médecine de la Memorial University of Newfoundland) grâce à l’utilisation de marqueurs numériques, incluant des témoins (« cookies »). Des témoins sont des fichiers ou des pièces d’information qui peuvent être emmagasinés sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous visitez un site Web. Les témoins sont aussi utilisés pour que l’on puisse se rappeler que vous nous avez déjà fourni vos renseignements personnels et, conséquemment, ils servent à accélérer vos activités futures lorsque vous accédez à notre site Web et à nos services en ligne.

Les témoins de « session » sont des bouts d’information temporaires, et ils sont effacés lorsque le visiteur quitte sa fenêtre de navigateur ou éteint son ordinateur. Les témoins de session sont utilisés pour améliorer la navigation sur les sites Web et collecter un ensemble d’informations statistiques. Notre site Web et nos services en ligne utilisent des témoins de session.

Les témoins « persistants » sont des bouts d’information plus permanents ; ils sont placés sur le disque dur de l’ordinateur d’un visiteur et y demeurent à moins d’être supprimés. Les témoins persistants emmagasinent des données sur le disque dur de l’utilisateur pour plusieurs raisons : récupérer certains renseignements soumis préalablement (mots de passe), déterminer les sections du site Web qui captent mieux l’intérêt des internautes et adapter le site, de façon continue, selon les préférences des internautes. Notre site Web et nos services en ligne utilisent des témoins persistants.

La plupart des navigateurs Web sont configurés par défaut pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter de témoins, vous pouvez programmer votre navigateur de façon à ce qu’il refuse les témoins ou qu’il vous avertisse de l’envoi de témoins.

Nous n’exerçons aucun contrôle sur le contenu de site Web de tiers auquel les individus peuvent accéder par l’entremise de liens sur notre site Web. Nous vous encourageons de lire la politique sur la protection des renseignements personnels de chaque site Web que vous visitez.

Analytiques du Web

Nous utilisons également des fournisseurs de services d’analytiques du Web (p. ex. Google Analytics et Hotjar) pour recueillir des données concernant l’utilisation de notre site Web et nos services en ligne et pour analyser ces données dans le but d’améliorer et de simplifier l’utilisation. L’information recueillie et utilisée pour l’analytique du Web inclut votre adresse IP, la date et l’heure de la demande, le navigateur Web utilisé, la page visitée et le site Web de référence.

Bien qu’une adresse IP ne permet pas d’identifier seul une personne, elle peut être utilisée conjointement avec d’autres renseignements pour identifier une personne, comme avec l’aide de votre fournisseur d’accès Internet.

Vous pouvez choisir de ne pas être suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins ou en utilisant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr). Les personnes qui ne désirent pas être suivies par Hotjar peuvent se retirer au lien suivant : https://www.hotjar.com/opt-out.

Les données recueillies aux fins d’analytique du Web peuvent être entreposées et traitées à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels entreposés à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis à des lois différentes que celles au Canada et peuvent être accessibles à des forces de l’ordre à l’extérieur du Canada, là où la loi le permet.

Pour de plus amples renseignements concernant Google Analytics et Hotjar, veuillez consulter les conditions de service de Google Analytics (https://www.google.ca/analytics/terms/us.html) et la politique de protection des renseignements personnels de Hotjar (https://www.hotjar.com/privacy).

Remplir les formulaires

Votre nom et votre adresse électronique ou autres coordonnées ne sont pas spécifiquement recueillis par notre site Web. Nous obtenons ce type de renseignements que si vous le soumettez par courriel, ou si vous remplissez volontairement un formulaire en ligne ou si vous soumettez une demande ou des rétroactions. La collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels via le site Web ou les services en ligne de CaRMS est effectuée conformément à la politique de CaRMS concernant la protection des renseignements personnels.

Examen de violation

Les politiques et procédures de dénonciation et d’enquêtes relatives aux violations des contrats de CaRMS 

Politique concernant le non-respect du jumelage

CaRMS vise à protéger l’intégrité du processus de jumelage en exigeant que tous les participants au jumelage se conduisent de façon professionnelle, éthique et responsable.

Politique

Général

CaRMS exige que les candidats et les facultés participant à un jumelage signent un contrat de CaRMS. CaRMS mènera une enquête et prendra des mesures afin de résoudre toutes les violations présumées de ces contrats, y compris, mais sans s’y limiter :

  • Le non-respect du contrat
  • Le fait de ne pas fournir de l’information complète, actuelle et exacte dans la candidature ou la description du programme
  • La soumission d’information ou de documents modifiés, falsifiés ou frauduleux
  • Des divergences dans les identifiants d’obtention du diplôme
  • Le non-respect des lignes directrices des entrevues
  • Les tentatives d’enfreindre les critères d’admissibilité
  • Le non-respect de la protection des renseignements personnels des participants ou de leur information/documents de jumelage
  • Le non-respect des calendriers de jumelage de CaRMS
  • Le fait de ne pas offrir ou accepter un poste conformément aux résultats d’un jumelage
  • Le fait de ne pas se comporter de façon professionnelle ou éthique
  • Toutes autres activités ou tous autres comportements irréguliers touchant le processus de jumelage

Portée

Cette politique s’applique à tous les participants aux jumelages de CaRMS.

Procédure

Procédures de signalement

Toute personne, y compris, mais sans s’y limiter les candidats, les directeurs de programmes, les doyens des études médicales de premier cycle et postdoctorales et les représentants des établissements peuvent signaler des violations soupçonnées à CaRMS.

Pour signaler une violation soupçonnée, communiquez avec CaRMS à l’adresse suivante :

Comité d’enquête de violations de CaRMS
171, rue Nepean, bureau 300
Ottawa, ON
K2P 0B4
violations@carms.ca

Aucune enquête ne sera amorcée avant que CaRMS n’ait reçu un rapport écrit concernant la violation possible soupçonnée. Les avis doivent inclure, sans s’y limiter, les renseignements suivants :

  • Votre nom et vos coordonnées
  • Le participant nommé
  • Votre association avec le participant nommé
  • Des détails précisant la violation soupçonnée

Sauf dans les circonstances les plus exceptionnelles, CaRMS ne permettra généralement pas qu’un signalement soit fait de façon anonyme.

CaRMS accusera réception du rapport écrit dans les sept jours ouvrables suivant sa réception. CaRMS fera un effort afin de faire enquête sur les allégations portées dans un délai convenable tout en assurant l’exactitude et l’intégralité du processus.

CaRMS possède le droit de communiquer avec d’autres individus/établissements/organismes durant l’acquisition de renseignements concernant la violation soupçonnée.

Processus d’enquête

Le processus d’enquête de CaRMS fonctionne de la manière suivante :

Première étape : Une violation soupçonnée est présentée au comité d’enquête des violations de CaRMS (le Comité).

Deuxième étape : Un accusé de réception est envoyé au plaignant dans les sept jours ouvrables suivant la réception.

Troisième étape : Des lettres d’avis sont rédigées et nous demanderons à toutes les parties identifiées comme étant concernées par la violation soupçonnée de fournir au Comité leur version par écrit de l’incident et, au besoin, leur réponse aux allégations. Des renseignements, des documents et des faits pertinents doivent être soumis d’ici quatorze (14) jours ouvrables suivant la date de la demande. Si les réponses ne sont pas soumises d’ici quatorze jours ouvrables, il est possible que le processus se poursuive sans les déclarations demandées.

Quatrième étape : Un rapport préliminaire sera rédigé dès que possible portant sur la nature des allégations et les résultats de l’enquête aux fins d’utilisation pendant la délibération du Comité. Des copies du rapport préliminaire seront remises à toutes les parties concernées sur demande et avec l’approbation du Comité.

Si les résultats de l’enquête indiquent qu’aucune violation n’a eu lieu, le dossier sera alors fermé et les parties concernées seront avisées.

Le Comité conserve le droit de retirer du jumelage le présumé contrevenant avant la diffusion du rapport final si le Comité croit qu’il existe des preuves crédibles qu’une violation du contrat de CaRMS applicable a eu lieu.

Cinquième étape : Le Comité examinera et rédigera un rapport définitif énonçant sa décision et les sanctions, s’il y a lieu.

Délai d’exécution : Le Comité s’engage à compléter le processus d’examen en temps opportun. Puisque chaque cas est unique, nous ne pouvons pas garantir un délai d’exécution précis, mais nous fonctionnerons de la façon suivante comme ligne directrice :

  1. Les parties concernées seront avisées lorsque l’enquête sera terminée. La date de la rencontre d’examen du Comité sera également communiquée.
  2. Les parties concernées peuvent s’attendre à recevoir le rapport définitif du Comité d’ici 45 jours ouvrables suivant l’avis d’achèvement de l’enquête.

Sanctions des violations

Violations par les candidats

Si les allégations d’une violation sont confirmées, le Comité peut prononcer une sanction qui peut inclure, mais n’est pas limitée à :

  • Une mise en garde corrective
  • Le retrait du jumelage en cours
  • La suspension ou la cessation de l’accès à la plateforme CaRMS en ligne
  • L’exclusion de futurs jumelages de CaRMS pendant une période maximale de deux (2) ans
  • Toutes autres mesures que le Comité considère comme étant équitables et adéquates selon les circonstances, y compris l’exclusion permanente de futurs jumelages de CaRMS

Par exemple, si un candidat ne respecte pas le contrat de CaRMS en refusant d’accepter leurs résultats de jumelage et ne commence pas leur formation en résidence à la date convenue, il ne pourra pas participer au jumelage pendant une période de deux ans. Leur violation et les sanctions seront signalées :

  • À leur faculté d’obtention du diplôme en médecine (doyen des études de premier cycle)
  • À la faculté de médecine où il a été jumelé (doyen des études postdoctorales et directeur de programme)
  • À l’AFMC
  • À la FEMC ou la FMEQ
  • À l’ECFMG (si le candidat est un DHCEU)
  • Au plaignant
  • Aux autres parties, telles que décidées par le Comité

Violations par les programmes et les facultés

Si les allégations d’une violation sont confirmées, le Comité peut prononcer une sanction qui peut inclure, mais n’est pas limitée à :

  • Une mise en garde corrective
  • Le retrait du programme du jumelage en cours
  • La suspension ou la cessation de l’accès à la plateforme CaRMS en ligne
  • Un affichage public sur le site Web de CaRMS
  • Toutes autres mesures que le Comité considère comme étant équitables et adéquates selon les circonstances

Par exemple, si un programme néglige de divulguer des renseignements pertinents concernant leur statut d’agrément ou des changements à leur statut au sein de leur description de programme pendant un jumelage actif, il recevra une mise en garde corrective. Leur violation et les sanctions seront signalées :

  • Au doyen des études postdoctorales
  • Au programme
  • Au Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada
  • À la FEMC, la FMEQ, MRC et la FMRQ
  • Au plaignant
  • Aux autres parties, telles que décidées par le Comité

Violations par les facultés, le personnel et autres participants du jumelage

Si les allégations d’une violation sont confirmées, le Comité peut prononcer une sanction qui peut inclure, mais n’est pas limitée à :

  • Une mise en garde corrective
  • La suspension ou la cessation de l’accès à la plateforme CaRMS en ligne
  • L’exclusion de futurs jumelages de CaRMS pendant une période maximale de deux (2) ans
  • Toutes autres mesures que le Comité considère comme étant équitables et adéquates selon les circonstances

Par exemple, si un participant viole la confidentialité des renseignements d’un candidat, il lui sera interdit d’accéder à la plateforme CaRMS en ligne pour une période de deux ans et leur violation et les sanctions seront signalées :

  • Au doyen des études postdoctorales
  • À l’AFMC
  • Au CMFC, la FMEQ, MRC et la FMRQ
  • À l’organisme d’agrément
  • Au plaignant
  • Aux autres parties, telles que décidées par le Comité

Appels

Des appels concernant le rapport final et les sanctions peuvent être soumis auprès du conseil d’administration de CaRMS. Toutes décisions du conseil seront considérées comme définitives.

Rapports sur les violations

Le Comité dispose d’une certaine discrétion en ce qui concerne les parties supplémentaires qui recevront une copie du rapport définitif. Les autres parties concernées peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à :

  • Les facultés de médecine du Canada
  • Le Collège royal des médecins et des chirurgiens du Canada
  • Le Collège des médecins de famille du Canada
  • Les ordres des médecins provinciaux et territoriaux
  • La Fédération canadienne des étudiants et des étudiantes en médecine
  • La Fédération médicale étudiante du Québec
  • Médecins résidents du Canada
  • La Fédération des médecins résidents du Québec
  • Le Conseil médical du Canada
  • La Educational Commission for Foreign Medical Graduates
  • Le Electronic Residency Application Service
  • Le National Resident Matching Program
  • Les autorités policières
Plaintes relatives aux entrevues

Alors que CaRMS ne réglemente pas le processus des entrevues, nous pouvons agir anonymement en votre nom pour soumettre une plainte au bureau des études postdoctorales.

Veuillez consulter notre section des lignes directrices pour les entrevues où vous trouverez des exemples de questions et d’actions inappropriées.

Tous les plaignants doivent être disposés à s’identifier à CaRMS s’ils veulent que ce dernier donne suite à leur plainte.

Si un candidat souhaitait obtenir la réévaluation de son formulaire de candidature pour que le programme le reclasse, il doit présenter sa plainte au doyen du postdoctoral de la faculté de médecine où le problème s’est posé et ce, sans l’aide de CaRMS.

Pour déposer une plainte, communiquez avec nous à l’adresse conformite@carms.ca.

Services à la clientèle accessibles

La présente Politique sur l’accessibilité du service à la clientèle régit l’offre de produits et de services aux membres du public ou de tierces parties par CaRMS conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, qui visent à établir des normes d’accessibilité pour les personnes handicapées. La présente politique décrit l’engagement de CaRMS à offrir un service à la clientèle accessible aux personnes ayant divers types d’invalidités et respecte les principes fondamentaux d’autonomie, de dignité, d’intégration et d’égalité des chances.

Politique

1.0 Principes fondamentaux

CaRMS s’efforcera d’offrir des biens et des services conformes aux principes de dignité, d’autonomie, d’intégration et d’égalité des chances :

a. Dignité – en offrant des biens et des services d’une manière qui respecte la dignité et l’autonomie des personnes handicapées;

b. Autonomie – en accommodant l’invalidité d’une personne par le respect de son droit d’agir avec autonomie et de choisir la façon dont elle souhaite recevoir des biens et des services.

c. Intégration – en offrant des biens et des services afin que les personnes handicapées puissent pleinement bénéficier des mêmes services, au même endroit et de la même façon ou d’une façon semblable aux personnes sans invalidité, sauf si une solution de rechange est nécessaire ou demandée; et

d. Égalité des chances – en offrant aux personnes handicapées une possibilité égale aux personnes sans invalidité d’obtenir ou d’utiliser les biens et services de CaRMS ou encore d’en bénéficier.

2.0 Appareils fonctionnels

Les appareils fonctionnels personnels sont permis sans restriction dans les locaux de CaRMS, sauf si leur utilisation présente un risque pour la santé et la sécurité de la personne handicapée ou d’autres personnes. CaRMS formera, de façon continue, les employés actuels et futurs sur l’utilisation de divers appareils fonctionnels et les politiques connexes. Il incombe à la personne handicapée de fournir et d’utiliser de façon sécuritaire tout appareil fonctionnel dont elle a besoin.

3.0 Communication

CaRMS communiquera avec les personnes handicapées en tenant compte de leur invalidité. CaRMS répondra aux demandes de communication, comme le recours à un interprète en direct, à un lecteur sonore de texte de site Web, etc.

4.0 Recours à des animaux d’assistance et à des personnes de soutien

4.1 Animaux d’assistance

Une personne handicapée accompagnée d’un chien–guide ou d’un autre animal d’assistance peut entrer dans les locaux de CaRMS ouverts au public avec l’animal et le garder près d’elle, sauf si l’animal est autrement exclu par la loi. Si un animal d’assistance est exclu par la loi, CaRMS s’engagera à offrir une solution de rechange dans un délai et un endroit raisonnables pour donner à la personne handicapée accès aux services de CaRMS.

S’il n’est pas évident qu’il s’agit d’un animal d’assistance, CaRMS peut demander à la personne handicapée une attestation confirmant la tâche de l’animal.

Il incombe à la personne handicapée de veiller à la sécurité de l’animal d’assistance et d’en avoir la maîtrise en tout temps.

4.2 Personnes de soutien

CaRMS autorise une personne handicapée à être accompagnée d’une personne de soutien qu’elle a engagée ou choisie pour l’aider à accéder aux biens et services et/ou à lui offrir du soutien dans ses déplacements, de l’assistance personnelle ou l’aider à communiquer.

CaRMS peut exiger qu’une personne handicapée soit accompagnée par une personne de soutien dans les locaux de CaRMS lorsque c’est jugé nécessaire pour assurer la santé et la sécurité de la personne handicapée et de toute autre personne.

Lorsqu’une personne de soutien doit assister à des réunions et/ou à des événements parrainés par CaRMS, la personne handicapée doit trouver elle–même la personne qui l’accompagnera. Si des frais sont demandés pour la participation à la réunion ou à l’événement, la personne de soutien pourra assister sans frais. De tels frais seront annoncés au préalable, le cas échéant.

5.0 Avis d’interruptions temporaires

CaRMS déploiera des efforts raisonnables pour informer les personnes handicapées si les locaux sont inaccessibles ou s’il y a une interruption des services habituellement offerts aux personnes handicapées, que ce soit planifié ou non. Si l’interruption est planifiée, CaRMS donnera un préavis en temps raisonnablement. Si l’interruption est imprévue, l’avis sera fourni le plutôt possible.

L’avis comprendra de l’information sur la raison de l’interruption, la durée prévue et une description des locaux ou des services offerts pendant l’interruption s’il y a lieu.

L’avis sera affiché sur le site Web de CaRMS, ou par tout autre moyen raisonnable compte tenu des circonstances.

6.0 Formation

CaRMS offrira une formation à l’ensemble des employés, des entrepreneurs et des tierces parties qui traitent avec le public au nom de CaRMS ainsi qu’à tous ceux qui participent aux politiques, aux pratiques et aux procédures de CaRMS concernant l’offre de biens et de services au public ou aux tierces parties.

La formation comprendra ce qui suit :

a. Un examen des buts de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et des exigences relatives aux normes du service à la clientèle;

b. Des instructions sur la façon d’interagir et de communiquer avec des personnes ayant divers types d’invalidité;

c. Des instructions sur la façon d’interagir avec les personnes handicapées qui utilisent un appareil fonctionnel ou qui ont besoin de l’aide d’un animal d’assistance ou d’une personne de soutien;

d. De l’information sur le matériel ou les appareils disponibles dans les locaux de CaRMS qui pourraient faciliter l’offre de biens ou de services aux personnes handicapées;

e. Ce qu’il faut faire si une personne handicapée a de la difficulté à accéder aux biens et aux services de CaRMS; et

f. Un examen des politiques, des pratiques et des procédures de CaRMS concernant l’offre de biens et de services aux personnes handicapées.

Les employés actuels suivront une formation avant le 1er janvier 2012, et les nouveaux employés ou ceux qui commencent de nouvelles fonctions seront formés le plus tôt possible. De plus, les employés concernés suivront une formation lorsque des changements sont apportés aux politiques, pratiques ou procédures qui concernent l’offre de biens ou de services aux personnes handicapées.

Le service des ressources humaines consignera les formations et indiquera le nom de l’employé qui a suivi la formation, le type de formation suivie et la date de la formation.

7.0 Rétroaction

Nous nous engageons à offrir des biens et des services de grande qualité à tous les membres du public que nous servons, y compris les clients handicapés. Nous espérons obtenir des commentaires pour savoir si nous avons bien atteint cet objectif, car une rétroaction peut nous permettre de déterminer les endroits où nous devons apporter des changements et de constamment améliorer nos services.

Les clients peuvent faire part de leurs commentaires par téléphone, en personne, par écrit ou par courriel. CaRMS s’efforcera de répondre de la même manière.

Veuillez faire part de vos commentaires à la gestionnaire des ressources humaines, à :

Par la poste :
Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS)
171, rue Nepean, bureau 300
Ottawa (Ontario)
K2P 0B4

Par téléphone : 1.877.227.6742

Par courriel : hr@carms.ca

Veuillez prendre note qu’il faut prendre un rendez–vous pour une rétroaction en personne.

La confidentialité sera respectée, conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels de CaRMS, et tous les commentaires seront passés en revue. Nous répondrons à tout commentaire dans un délai maximal de 30 jours ouvrables. La rétroaction et/ou la réponse seront fournies dans un format accessible par la personne qui fait part de ses commentaires.

8.0 Avis d’accessibilité des documents

Tous les documents requis par les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, y compris les politiques, pratiques et procédures de CaRMS régissant l’accessibilité du service à la clientèle; les documents sur le recours à des animaux d’assistance ou des personnes de soutien; les avis sur des interruptions temporaires; et des documents concernant la rétroaction de CaRMS sont disponibles sur demande. La Politique sur l’accessibilité du service à la clientèle de CaRMS régissant l’offre de biens et de services aux personnes handicapées sera affichée sur le site Web de CaRMS.

9.0 Format des documents

Si CaRMS doit fournir un exemplaire de tout document accessible conformément aux Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle à une personne handicapée, CaRMS remettra le document, ou l’information contenue dans le document, dans un format qui tient compte de l’invalidité de la personne. CaRMS et la personne handicapée pourraient également convenir d’un autre format pour le document ou l’information.

Si un autre format est nécessaire, veuillez communiquer avec la gestionnaire des ressources humaines.

Définitions :

Accessible : Signifie qui peut être obtenu, utilisable, lisible, audible, visible, compréhensible, clair, où l’on peut entrer et sortir, flexible, etc. Pour être accessibles à tous les gens, les biens et services doivent faire l’objet de divers plans d’accessibilité. En adoptant des pratiques inclusives, on s’assurera que le plus large auditoire possible a accès à tous les biens et services.

Autres formats : Renvoie à d’autres moyens qu’on peut utiliser pour offrir des biens et des services. Il peut s’agir de moyens de communication comme la parole ou l’écriture, ou des méthodes en personne ou par téléphone par exemple. Il peut aussi s’agir de caractère d’imprimerie plus gros, de texte électronique, du braille, du langage des signes, d’appareils de communication, sous–titre, etc.

Appareil fonctionnel : Toute pièce d’équipement qu’une personne handicapée utilise pour l’aider dans sa vie quotidienne. Il peut s’agir notamment de marchettes, de fauteuils roulants, d’appareils auditifs, de canes ou d’un amplificateur.

Invalidité : (a) Tout degré d’invalidité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement qui est causé par une blessure corporelle, une malformation congénitale ou une maladie; (b) une déficience mentale ou un trouble du développement; (c) une difficulté d’apprentissage ou un dysfonctionnement d’un ou de plusieurs processus nécessaire à la compréhension, à l’usage de symboles ou à la parole; (d) un trouble mental; or (e) une blessure ou une invalidité faisant l’objet de prestations demandées ou reçues aux termes de régime d’assurance établi conformément à la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.

Chien–guide : Chien entraîné comme guide pour les aveugles et ayant les compétences prescrites par règlement en vertu de la Loi sur les droits des aveugles.

Animal d’assistance : Tout animal utilisé par une personne handicapée lorsqu’il est évident qu’elle utilise l’animal en raison de son invalidité; ou lorsque la personne remet une lettre d’un médecin attestant qu’elle a besoin de l’animal pour des raisons liées à son invalidité.

Personne de soutien : Une personne qui accompagne une personne handicapée pour l’aider dans ses tâches quotidiennes, comme la communication, la mobilité, les soins personnels ou des besoins médicaux ou pour l’accès à des biens et des services. Il peut s’agir d’un travailleur de soutien payé, d’un bénévole, d’un ami ou d’un membre de la famille; la personne de soutien n’a pas besoin d’avoir suivi une formation spéciale ni de posséder des qualifications particulières.

La présente politique peut être accessible dans un autre format sur demande.

Médias sociaux

EN PUBLIANT SUR N’IMPORTE QUELLE PAGE DE MÉDIA SOCIAL DU SERVICE CANADIEN DE JUMELAGE DES RÉSIDENTS, VOUS ACCEPTEZ LES PRÉSENTES CONDITIONS.

Les visiteurs sur les pages de médias sociaux de CaRMS peuvent partager, afficher, faire des observations, aimer et signaler du contenu affiché sur ces pages conformément à ces conditions, aux conditions d’utilisation de CaRMS et aux conditions des plateformes tierces (p. ex. Facebook, Twitter, YouTube).

Vos commentaires et articles devraient être pertinents aux services de CaRMS et/ou à tout autre contenu affiché sur les pages de médias sociaux de CaRMS. Vous êtes encouragé de ne pas perdre de vue le sujet d’un fil donné et de respecter les autres individus qui interagissent avec les pages de médias sociaux de CaRMS.

CaRMS vous encourage de soumettre vos questions, vos commentaires et inquiétudes. Cependant, les pages de médias sociaux de CaRMS sont considérées comme des sites modérés et non des forums publics.

Une fois affichée, CaRMS se réserve le droit de supprimer les soumissions qui contiennent :

(i) un langage vulgaire.

(ii) des attaques personnelles ou visant l’organisme de toute sorte.

(iii) des commentaires offensifs qui ciblent ou dénigrent.

De plus, CaRMS se réserve également le droit de supprimer des commentaires qui :

(i) sont du pourriel ou qui contiennent des liens vers d’autres sites.

(ii) sont de toute évidence hors sujet.

(iii) encourage des activités illégales.

(iv) font la promotion de services, de produits ou d’organismes politiques.

(v) empiètent le droit d’auteur ou des marques de commerce.

(vi) incluent des données à caractère personnel.

Nous réservons le droit de contrôler, de bloquer, de supprimer ou de discontinuer votre accès à n’importe quelle page de média social de CaRMS, en tout temps, sans avis préalable et pour n’importe quelle raison et à notre seule discrétion.

En affichant du contenu sur n’importe quelle page de média social de CaRMS, vous nous donnez le droit irrévocable de reproduire, de distribuer, de publier et d’afficher ce contenu et le droit de créer des œuvres dérivées à partir de votre contenu, d’éditer et de modifier ce contenu et d’utiliser ce contenu pour quelque usage de CaRMS.

Pour demeurer conformes, nous vous suggérons de réviser cette politique, ainsi que les autres politiques relatives au site Web, à intervalles réguliers. Votre utilisation du site après publication de tous nouveaux termes vaut acceptation de toute modification apportée à cette politique.

Veuillez noter que les commentaires exprimés sur les pages de médias sociaux de CaRMS ne reflètent pas CaRMS. Si vous avez des questions concernant l’exploitation des pages des médias sociaux de CaRMS, veuillez communiquer avec nous à l’adresse InformezNous@carms.ca.

Soutien de navigateur de CaRMS en ligne

CaRMS ne soutien plus l’utilisation du navigateur Internet Explorer (IE), version 8, 9 et 10 pour les candidats de CaRMS en ligne. Microsoft n’offre plus de soutien pour les navigateurs plus vieux qu’Internet Explorer 11, et ces anciens navigateurs pourraient avoir des vulnérabilités qui pourraient compromettre la sécurité des données.

Nous continuerons de soutenir la version 11 d’Internet Explorer, ainsi que les versions les plus récentes des navigateurs ChromeFirefox et Safari. Ces trois navigateurs effectuent automatiquement des mises à jour ou forcent des avis de mises à jour auprès des utilisateurs de façon à ce qu’aucune mise à jour manuelle ne soit nécessaire.

Groupe d’utilisateurs Navigateurs supportés pour les ordinateurs PC Navigateurs supportés pour les ordinateurs Mac
Candidats Chrome*
Firefox
Internet Explorer 11
Chrome*
Safari
Programmes, examinateurs de dossiers, bureaux des études médicales de premier cycle et répondants Chrome*
Firefox
Internet Explorer 9, 10, 11**
Chrome*
Safari

*Recommandé pour la meilleure expérience utilisateur

**Si vous utilisez le navigateur Internet Explorer 10, nous vous recommandons d’activer la fonction « Affichage de compatibilité » dans le menu « Outils » dans les paramètres du navigateur pour obtenir la meilleure expérience.

FAQ

Que veut dire « navigateurs supportés » ?

Lorsqu’un navigateur est supporté, cela veut dire que nous essayons toute la fonctionnalité du système sur ce navigateur et nous réglons tous les problèmes que nous trouvons. Nous ne bloquerons pas les utilisateurs qui utilisent des navigateurs non supportés, mais il est possible que nous ne puissions pas régler les problèmes que rencontrent les utilisateurs en accédant à CaRMS en ligne sur un navigateur non supporté.

Qu’est-ce que cela veut dire pour les utilisateurs de CaRMS en ligne ?

Si possible, mettez à niveau votre navigateur vers un des navigateurs supportés (ChromeFirefoxSafari ou IE 11). Pour la meilleure expérience utilisateur, nous vous recommandons le navigateur Chrome.

Si vous travaillez dans un environnement institutionnel, nous vous encourageons à partager cette information avec votre équipe des technologies informatiques.

Les utilisateurs pourront encore accéder à la plateforme CaRMS en ligne à partir d’un navigateur non supporté, mais il est possible que nous ne puissions pas résoudre des problèmes qui surgissent exclusivement dans des versions non supportées d’IE. Cependant, puisque le client demeure notre priorité, nous continuerons de travailler avec les utilisateurs pour assurer l’accès aux fonctions essentielles.

Pourquoi certains navigateurs sont-ils supportés pour certains groupes d’utilisateurs ?

Nous avons analysé les navigateurs utilisés par nos différents groupes de clients afin d’accéder à CaRMS en ligne. Nous avons découvert que certains groupes ont un accès limité ou une capacité limitée de mettre à niveau vers des navigateurs plus modernes. Nous avons adapté notre modèle de soutien afin de prendre en considération ces limites.

Avez-vous des inquiétudes en ce qui concerne ces changements à venir ?

Communiquez avec nous à l’adresse InformezNous@carms.ca afin que l’on puisse travailler avec vous pour assurer que vous continuez d’avoir accès à CaRMS en ligne de façon qui fonctionne pour vous.

Politique de libération du candidat

Conformément aux modalités et conditions du contrat pour les candidats de CaRMS et le contrat de service entre CaRMS et l’AFMC, tous les résultats de jumelage sont juridiquement contraignants.

Cet engagement contraignant exige que le candidat accepte un poste à un programme de résidence s’il y a eu un jumelage. Le programme de résidence doit parallèlement offrir un poste si un candidat est jumelé et que ce dernier répond aux exigences d’obtention d’un permis des autorités réglementaires provinciales/territoriales applicables.

Cependant, les programmes de résidence peuvent libérer un candidat de leur engagement contraignant si ce dernier répond aux deux conditions ci-dessous :

1. Une circonstance exceptionnelle pour le candidat, comme :

  • Des difficultés démontrées par le candidat.
  • Défaut de terminer la période de préévaluation avant la date de début de la résidence (DHCEU seulement).
  • Défaut d’obtenir une carte de stage, un certificat, un permis ou une inscription des ordres des médecins provinciaux applicables d’ici la date de début de la résidence.
  • Défaut d’obtenir son diplôme en médecine avant la date de début de la résidence.

2. La libération est soumise à CaRMS dans les 45 jours suivant la date de début de la résidence.

  • Après les 45 jours suivant la date de début de la résidence, un formulaire de libération ne sera pas accepté par CaRMS.
  • Si un candidat se retire néanmoins d’un programme de résidence dans les 45 jours suivants la date de début de la résidence, le candidat sera considéré comme ayant une formation postdoctorale en médecine et ne pourra pas participer à tous les premiers tours actuels ou futurs du jumelage principal R-1.

Un formulaire de libération est rempli uniquement à la discrétion du bureau de FMPD/programme de résidence. CaRMS n’interviendra pas concernant la demande ou l’achèvement du formulaire.

Veuillez remplir le formulaire de libération du candidat et le soumettre à l’adresse operations@carms.ca.

Veuillez noter :

  • Les candidats jumelés qui ne se retrouvent pas dans une des catégories susmentionnées et qui ont violé leurs obligations de contrat de jumelage devraient être déclarés à l’adresse violations@carms.ca. Pour de plus amples renseignements concernant les violations du contrat du jumelage et les procédures, visitez la page des politiques sur le site Web carms.ca.
  • Les candidats ne peuvent pas postuler pour, être interviewé pour ou accepter un poste dans un autre programme avant que la libération soit confirmée par CaRMS.
  • Les programmes ne peuvent pas discuter avec, interviewer ou offrir le poste à un candidat avant que la libération soit confirmée par CaRMS.
  • Le candidat est responsable de démontrer au bureau de FMPD/programme de résidence auquel il a été jumelé l’ampleur de leur difficulté extrême imprévue.
  • Si le formulaire de libération est soumis et confirmé par CaRMS, un candidat peut participer au premier tour actuel ou futur du jumelage principal R-1, s’il répond à tous les autres critères d’admissibilité.
  • CaRMS peut informer les bureaux de FMPD/programmes de résidence de la libération de candidats, s’il y a des questions concernant la participation d’un candidat ayant une formation postdoctorale lors du premier tour du jumelage R-1.
Contrats des candidats

Tous les candidats doivent accepter le contrat du candidat afin de participer à un jumelage de CaRMS. Ce document définit les obligations des candidats, ainsi que celles de CaRMS, tout au long du processus de jumelage.

Les candidats qui participent au processus d’après-jumelage (PAJ) pour le jumelage principal R-1 ou le jumelage de médecine familiale/médecine d’urgence doivent également accepter le contrat du PAJ. Le contrat du PAJ définit les obligations des candidats et de CaRMS pendant ce processus.

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