Examen de violation

Les politiques et procédures de dénonciation et d’enquêtes relatives aux violations des contrats de CaRMS 

Politique concernant le non-respect du jumelage

CaRMS vise à protéger l’intégrité du processus de jumelage en exigeant que tous les participants au jumelage se conduisent de façon professionnelle, éthique et responsable.

Politique

Général

CaRMS exige que les candidats et les facultés participant à un jumelage signent un contrat de CaRMS. CaRMS mènera une enquête et prendra des mesures afin de résoudre toutes les violations présumées de ces contrats, y compris, mais sans s’y limiter :

  • Le non-respect du contrat
  • Le fait de ne pas fournir de l’information complète, actuelle et exacte dans la candidature ou la description du programme
  • La soumission d’information ou de documents modifiés, falsifiés ou frauduleux
  • Des divergences dans les identifiants d’obtention du diplôme
  • Le non-respect des lignes directrices des entrevues
  • Les tentatives d’enfreindre les critères d’admissibilité
  • Le non-respect de la protection des renseignements personnels des participants ou de leur information/documents de jumelage
  • Le non-respect des calendriers de jumelage de CaRMS
  • Le fait de ne pas offrir ou accepter un poste conformément aux résultats d’un jumelage
  • Le fait de ne pas se comporter de façon professionnelle ou éthique
  • Toutes autres activités ou tous autres comportements irréguliers touchant le processus de jumelage

Portée

Cette politique s’applique à tous les participants aux jumelages de CaRMS.

Procédure

Procédures de signalement

Toute personne, y compris, mais sans s’y limiter les candidats, les directeurs de programmes, les doyens des études médicales de premier cycle et postdoctorales et les représentants des établissements peuvent signaler des violations soupçonnées à CaRMS.

Pour signaler une violation soupçonnée, communiquez avec CaRMS à l’adresse suivante :

Comité d’enquête de violations de CaRMS
171, rue Nepean, bureau 300
Ottawa, ON
K2P 0B4
violations@carms.ca

Aucune enquête ne sera amorcée avant que CaRMS n’ait reçu un rapport écrit concernant la violation possible soupçonnée. Les avis doivent inclure, sans s’y limiter, les renseignements suivants :

  • Votre nom et vos coordonnées
  • Le participant nommé
  • Votre association avec le participant nommé
  • Des détails précisant la violation soupçonnée

Sauf dans les circonstances les plus exceptionnelles, CaRMS ne permettra généralement pas qu’un signalement soit fait de façon anonyme.

CaRMS accusera réception du rapport écrit dans les sept jours ouvrables suivant sa réception. CaRMS fera un effort afin de faire enquête sur les allégations portées dans un délai convenable tout en assurant l’exactitude et l’intégralité du processus.

CaRMS possède le droit de communiquer avec d’autres individus/établissements/organismes durant l’acquisition de renseignements concernant la violation soupçonnée.

Processus d’enquête

Le processus d’enquête de CaRMS fonctionne de la manière suivante :

Première étape : Une violation soupçonnée est présentée au comité d’enquête des violations de CaRMS (le Comité).

Deuxième étape : Un accusé de réception est envoyé au plaignant dans les sept jours ouvrables suivant la réception.

Troisième étape : Des lettres d’avis sont rédigées et nous demanderons à toutes les parties identifiées comme étant concernées par la violation soupçonnée de fournir au Comité leur version par écrit de l’incident et, au besoin, leur réponse aux allégations. Des renseignements, des documents et des faits pertinents doivent être soumis d’ici quatorze (14) jours ouvrables suivant la date de la demande. Si les réponses ne sont pas soumises d’ici quatorze jours ouvrables, il est possible que le processus se poursuive sans les déclarations demandées.

Quatrième étape : Un rapport préliminaire sera rédigé dès que possible portant sur la nature des allégations et les résultats de l’enquête aux fins d’utilisation pendant la délibération du Comité. Des copies du rapport préliminaire seront remises à toutes les parties concernées sur demande et avec l’approbation du Comité.

Si les résultats de l’enquête indiquent qu’aucune violation n’a eu lieu, le dossier sera alors fermé et les parties concernées seront avisées.

Le Comité conserve le droit de retirer du jumelage le présumé contrevenant avant la diffusion du rapport final si le Comité croit qu’il existe des preuves crédibles qu’une violation du contrat de CaRMS applicable a eu lieu.

Cinquième étape : Le Comité examinera et rédigera un rapport définitif énonçant sa décision et les sanctions, s’il y a lieu.

Délai d’exécution : Le Comité s’engage à compléter le processus d’examen en temps opportun. Puisque chaque cas est unique, nous ne pouvons pas garantir un délai d’exécution précis, mais nous fonctionnerons de la façon suivante comme ligne directrice :

  1. Les parties concernées seront avisées lorsque l’enquête sera terminée. La date de la rencontre d’examen du Comité sera également communiquée.
  2. Les parties concernées peuvent s’attendre à recevoir le rapport définitif du Comité d’ici 45 jours ouvrables suivant l’avis d’achèvement de l’enquête.

Sanctions des violations

Violations par les candidats

Si les allégations d’une violation sont confirmées, le Comité peut prononcer une sanction qui peut inclure, mais n’est pas limitée à :

  • Une mise en garde corrective
  • Le retrait du jumelage en cours
  • La suspension ou la cessation de l’accès à la plateforme CaRMS en ligne
  • L’exclusion de futurs jumelages de CaRMS pendant une période maximale de deux (2) ans
  • Toutes autres mesures que le Comité considère comme étant équitables et adéquates selon les circonstances, y compris l’exclusion permanente de futurs jumelages de CaRMS

Par exemple, si un candidat ne respecte pas le contrat de CaRMS en refusant d’accepter leurs résultats de jumelage et ne commence pas leur formation en résidence à la date convenue, il ne pourra pas participer au jumelage pendant une période de deux ans. Leur violation et les sanctions seront signalées :

  • À leur faculté d’obtention du diplôme en médecine (doyen des études de premier cycle)
  • À la faculté de médecine où il a été jumelé (doyen des études postdoctorales et directeur de programme)
  • À l’AFMC
  • À la FEMC ou la FMEQ
  • À l’ECFMG (si le candidat est un DHCEU)
  • Au plaignant
  • Aux autres parties, telles que décidées par le Comité

Violations par les programmes et les facultés

Si les allégations d’une violation sont confirmées, le Comité peut prononcer une sanction qui peut inclure, mais n’est pas limitée à :

  • Une mise en garde corrective
  • Le retrait du programme du jumelage en cours
  • La suspension ou la cessation de l’accès à la plateforme CaRMS en ligne
  • Un affichage public sur le site Web de CaRMS
  • Toutes autres mesures que le Comité considère comme étant équitables et adéquates selon les circonstances

Par exemple, si un programme néglige de divulguer des renseignements pertinents concernant leur statut d’agrément ou des changements à leur statut au sein de leur description de programme pendant un jumelage actif, il recevra une mise en garde corrective. Leur violation et les sanctions seront signalées :

  • Au doyen des études postdoctorales
  • Au programme
  • Au Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada
  • À la FEMC, la FMEQ, MRC et la FMRQ
  • Au plaignant
  • Aux autres parties, telles que décidées par le Comité

Violations par les facultés, le personnel et autres participants du jumelage

Si les allégations d’une violation sont confirmées, le Comité peut prononcer une sanction qui peut inclure, mais n’est pas limitée à :

  • Une mise en garde corrective
  • La suspension ou la cessation de l’accès à la plateforme CaRMS en ligne
  • L’exclusion de futurs jumelages de CaRMS pendant une période maximale de deux (2) ans
  • Toutes autres mesures que le Comité considère comme étant équitables et adéquates selon les circonstances

Par exemple, si un participant viole la confidentialité des renseignements d’un candidat, il lui sera interdit d’accéder à la plateforme CaRMS en ligne pour une période de deux ans et leur violation et les sanctions seront signalées :

  • Au doyen des études postdoctorales
  • À l’AFMC
  • Au CMFC, la FMEQ, MRC et la FMRQ
  • À l’organisme d’agrément
  • Au plaignant
  • Aux autres parties, telles que décidées par le Comité

Appels

Des appels concernant le rapport final et les sanctions peuvent être soumis auprès du conseil d’administration de CaRMS. Toutes décisions du conseil seront considérées comme définitives.

Rapports sur les violations

Le Comité dispose d’une certaine discrétion en ce qui concerne les parties supplémentaires qui recevront une copie du rapport définitif. Les autres parties concernées peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à :

  • Les facultés de médecine du Canada
  • Le Collège royal des médecins et des chirurgiens du Canada
  • Le Collège des médecins de famille du Canada
  • Les ordres des médecins provinciaux et territoriaux
  • La Fédération canadienne des étudiants et des étudiantes en médecine
  • La Fédération médicale étudiante du Québec
  • Médecins résidents du Canada
  • La Fédération des médecins résidents du Québec
  • Le Conseil médical du Canada
  • La Educational Commission for Foreign Medical Graduates
  • Le Electronic Residency Application Service
  • Le National Resident Matching Program
  • Les autorités policières