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Bureau des études médicales de premier cycle

Cliquez sur une foire aux questions (FAQ) ci-dessous pour voir la réponse.

Général

À propos de CaRMS

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif qui travaille étroitement avec la communauté de l’enseignement médical, les facultés de médecine et les étudiants/résidents pour offrir un service de demande électronique et de jumelage informatique donnant accès à une formation médicale postdoctorale partout au Canada. CaRMS offre également un portail sécuritaire de candidature en ligne pour l’admission au programme d’études médicales de premier cycle à laMemorial University of Newfoundland et fournit des analyses détaillées concernant l’uniformité de la candidature et le succès global de chaque service que nous administrons.

À l’aide de l’algorithme de jumelage, CaRMS effectue le jumelage de plus de 3 500 candidats chaque année à des programmes de formation médicale postdoctorale au Canada au moyen de quatre jumelages de résidence :

Cliquez sur le nom du jumelage ci-dessus pour obtenir des renseignements précis sur les processus, les exigences et les calendriers de chacun des jumelages.

Nous nous engageons à collaborer avec vous pour rendre le processus de demande et de jumelage le plus simple possible, grâce à nos services de commodités en ligne et notre personnel compétent.

Quel navigateur devrais-je utiliser pour avoir la meilleure expérience CaRMS en ligne ?

Nous recommandons d’utiliser un navigateur supporté pour avoir la meilleure expérience CaRMS en ligne. Nous essayons toute la fonctionnalité du système sur ce navigateur et nous réglons tous les problèmes que nous trouvons. Nous ne bloquerons pas les utilisateurs qui utilisent des navigateurs non supportés, mais il est possible que nous ne puissions pas régler les problèmes que rencontrent les utilisateurs en accédant à CaRMS en ligne sur un navigateur non supporté.

CaRMS supporte les navigateurs suivants :

Candidats Programmes, examinateurs de dossiers, bureau des études médicales de premier cycle et répondants
Chrome Chrome
Firefox Firefox
Safari Safari
Internet Explorer 11 Internet Explorer 9, 10, 11

Pour de plus amples renseignements concernant notre modèle de soutien de navigateur, visitez CaRMS.ca/fr/soutien-de-navigateur/.

Quelles politiques régissent l’utilisation des services de CaRMS ?

Plusieurs politiques régissent l’utilisation des services de CaRMS. Pour de plus amples renseignements, visitez notre section concernant les politiques.

Quelles relations y a-t-il entre CaRMS et les universités et les programmes ?

CaRMS a de solides relations avec les bureaux des affaires étudiantes, des études médicales de premier cycle et postdoctorales à chaque faculté de médecine canadienne. Ces relations sont essentielles pour des jumelages réussis.

CaRMS reçoit des données de la part des bureaux des études médicales de premier cycle, y compris le nom des candidats admissibles et leur date de diplomation et des documents de soutien comme les DREM et les relevés de notes en médecine. Nous fournissons au bureau des études médicales de premier cycle l’accès à un portail facilitant le partage de cette information, ainsi que des rapports générés par CaRMS conçu pour aider le bureau des études médicales de premier cycle à offrir de l’aide aux candidats tout au long de l’année de jumelage.

La relation entre CaRMS et les bureaux des études médicales postdoctorales est toute aussi importante. CaRMS reçoit de l’information concernant les programmes participant au jumelage, y compris le montant de quota disponible pour chaque programme participant.

Quelles sont mes responsabilités lors du processus de CaRMS ?

En tant qu’utilisateur du bureau des études médicales de premier cycle, vous avez la responsabilité :

  • D’examiner attentivement et de suivre tous les accords et politiques de CaRMS.
  • De vérifier les étudiants
  • De télécharger les documents
  • De confirmer les dates de diplomation

Quels sont les droits du candidat lors du processus de CaRMS ?

Les droits du candidat sont définis par la loi sur les droits de la personne applicable qui assure à tous les individus le droit à l’égalité des chances en matière d’emploi, indépendamment des considérations fondées sur la race, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, la religion, l’âge, l’état matrimonial, la situation de famille, le sexe, l’état de personne graciée, la déficience ou l’orientation sexuelle.

Quelles mesures de sécurité sont en place pour protéger les données dans le système de CaRMS ?

CaRMS a toujours placé au premier rang de ses préoccupations la confidentialité et la protection des données confidentielles et des renseignements personnels.

L’information hébergée dans nos systèmes est sécurisée aussi longtemps qu’elle demeure dans le système. Pour préserver cette sécurité, nous avons pris soin d’assurer que vous pouvez accomplir toutes les fonctions requises directement au sein du système. Cependant, chaque fois que l’information est imprimée ou retirée du système par l’entremise d’une clé USB ou d’un autre moyen, elle devient vulnérable à la perte ou à l’exploitation. Nous vous encourageons à contribuer à assurer la sécurité des données sensibles et des renseignements personnels des candidats en vous encourageant de travailler au sein du système et d’éviter l’impression et le transfert de l’information dans la mesure du possible.

Quelles sont mes responsabilités en ce qui concerne la sécurité de l’information ?

La confidentialité des renseignements relatifs aux candidats doit être préservée en tout temps. Par information confidentielle, on entend notamment le nom des candidats, les renseignements relatifs à leur candidature et leur classement de programmes. Les programmes de résidence participants ne conserveront les renseignements fournis par CaRMS qu’aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ils doivent mettre sur place des mesures pour détruire, supprimer, effacer ou convertir les données personnelles en vue d’en assurer l’anonymat une fois que ces dernières ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles avaient été recueillies.

Les programmes de résidence participants doivent adopter des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection de tous les renseignements qu’ils auront obtenus par CaRMS. Des « mesures de sécurité adéquates » signifient des mesures de contrôle technique, physique et procédural en vue de préserver les renseignements et d’éviter qu’ils soient détruits, perdus, modifiés, divulgués sans autorisation à de tierces parties ou d’empêcher l’accès non autorisé par les employés ou sous-traitants au service de l’établissement, que ce soit de façon involontaire ou autrement. Par exemple, le risque de divulgation ou d’accès non autorisé augmente considérablement dès que l’information est retirée du système de CaRMS. Nous vous encourageons d’examiner les documents en ligne et éviter d’imprimer ou de transférer l’information lorsque cela est possible.

En tant qu’utilisateur des services de CaRMS, nous vous encourageons d’examiner attentivement le contrat des programmes et les politiques afin de vous familiariser avec vos droits et vos responsabilités en ce qui concerne les mesures de sécurité de CaRMS. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de vos responsabilités concernant la sécurité de l’information, veuillez communiquer avec nous à l’adressecompliance@carms.ca.

Remarque concernant l’impression

Bien qu’il soit possible d’imprimer les listes des candidats et autres informations dans notre système en ligne, nous déconseillons de le faire. En effet, le système a été créé d’une telle manière que l’impression n’est pas nécessaire. Toutes les fonctions peuvent être exécutées directement au sein du système.

Il y a des avantages environnementaux évidents à conserver des documents électroniques, mais plus encore, conserver les documents au sein du système maintient le niveau de sécurité maximal. Chaque fois que l’information est imprimée ou retirée du système par l’entremise d’une clé USB ou d’un autre moyen, la sécurité de cette information précieuse est compromise. Malgré les bonnes intentions, une feuille imprimée ou une clé USB peut être facilement oubliée à un endroit où elle serait vulnérable à l’exploitation.

En travaillant au sein du système et en évitant l’impression et le transfert de l’information dans la mesure du possible, vous pouvez contribuer au maintien de la confidentialité des données sensibles et de l’information personnelle des candidats

Période de candidature

Quels renseignements une candidature contient-elle ?

Une candidature à un poste de résidence postdoctoral comprend habituellement :

Renseignements personnels 

Les renseignements personnels inclus de l’information comme la date de naissance, le sexe et la citoyenneté.

Compétences linguistiques 

La maîtrise de l’anglais, du français ou de toute autre langue. Les candidats devraient inscrire que les langues qu’ils peuvent lire, écrire et parler couramment.

Permis d’exercice 

De l’information au sujet du permis d’exercice.

Réalisations et champs d’intérêt 

Les réalisations universitaires (p. ex. hommages et prix, poste de direction/d’administration en médecine, membre d’association ou de comités, autres réalisations) et autres secteurs de champs d’intérêt que vous aimeriez mentionner aux programmes.

Études de premier cycle et collégiales  

Les études de premier cycle (terminées ou non). Les études de premier cycle correspondent aux études qu’un candidat a fait après les études secondaires et avant le début des études en médecine (p. ex. baccalauréat, diplôme collégial, études prémédicales).

Études supérieures

Les études supérieures (terminées ou non). Les études supérieures correspondent aux études qu’un candidat a fait après les études de premier cycle (p. ex. maîtrise, doctorat).

Études en médecine 

L’endroit où le candidat a obtenu ou obtiendra son diplôme de médecine.

Stages cliniques facultatifs 

Tout stage facultatif qu’un candidat a ou aura fait durant ses études en médecine de premier cycle. Un stage facultatif est un stage effectué durant la formation en médecine qui n’était pas obligatoire.

Résidence 

Une résidence postdoctorale accréditée à laquelle le candidat a participé après l’obtention de son diplôme de médecine.

Stages de résidence optionnels 

Tout stage facultatif que le candidat a ou aura fait durant leur résidence.

Formation professionnelle 

Toute formation que le candidat a suivie qui n’est pas directement liée à ses études en médecine

Expérience d’emploi

Toute expérience d’emploi qui n’est pas considéré comme de la pratique clinique, mais que le candidat a jugé importante. Il peut s’agir d’un emploi occupé avant l’obtention d’un diplôme de médecine. Nous recommandons aux candidats d’indiquer toute expérience d’emploi qui n’est pas nécessairement liée au domaine de la médecine.

Bénévolat

Toute expérience de bénévolat ou de travail non rémunéré pertinent pour laquelle le candidat n’a obtenu aucun crédit d’études. L’expérience de bénévolat n’a pas besoin d’être liée au domaine de la médecine. Les candidats peuvent indiquer toute expérience de bénévolat acquise avant l’obtention de leur diplôme en médecine.

Activités d’érudition et de recherche  

Participation à des activités de recherche, ainsi qu’à des discussions cliniques organisées, à des rondes, à des clubs de lecture et à des conférences.

Publications/présentations 

Les candidats qui souhaitent soumettre des publications ne peuvent soumettre que le résumé. Ces articles doivent avoir paru dans des revues à comité de lecture.

Formation d’observation 

Toute formation d’observation que le candidat a suivie. Il s’agit d’une période de temps consacrée à l’observation de la pratique clinique, habituellement sans contact avec des patients. Une formation d’observation est parfois désignée comme une occasion de jumelage. Dans la plupart des cas, une formation d’observation dure entre une semaine et un mois. Elle ne comprend aucun engagement de service ni de rémunération et n’est pas accréditée.

Bourses de recherche

Toute bourse de recherche que le candidat a terminée. Il s’agit de programmes non accrédités qui sont considérés comme de l’expérience de formation spécialisée supplémentaire comportant des contacts avec les patients.

Pratique clinique 

Toute expérience de pratique clinique. Il peut s’agir d’un travail rémunéré ou non. Aux fins de la candidature à CaRMS, la pratique clinique est définie comme l’exercice actif de la médecine avec un permis indépendant sans supervision.

Examens (évaluations de compétences linguistiques, examens du CMC, USMLE, évaluations)  

Les examens que le candidat a subis ou auxquels il est inscrit. Tous les documents d’examen soumis aux programmes doivent être en vigueur. Certains examens expirent après un certain nombre d’années; vous devez vous assurer que vos résultats d’examen sont toujours valides. It is up to the applicant to ensure that their examination results are currently valid.

Comment les documents sont-ils recueillis par CaRMS ?

La plateforme CaRMS en ligne est conçue pour la cueillette des données propres aux candidats et des documents de soutien. Nous recueillons et organisons les documents des candidats pour les programmes afin de leur permettre de trouver rapidement et facilement ce dont ils ont besoin pour accéder à une candidature.

CaRMS reçoit et gère une grande variété de documents. La majorité de ceux-ci sont transférés électroniquement par l’entremise de CaRMS en ligne. Si un document est dans une langue autre que l’anglais ou le français, les candidats doivent fournir une traduction officielle du document.

Pour de plus amples renseignements concernant les documents qui constituent une candidature à un poste de résidence, visitez notre section des documents.

Période d’examen des dossiers

Les candidats peuvent-ils soumettre et assigner des documents après le début de la période d’examen des dossiers ?

Oui, les candidats peuvent assigner des documents après le début de la période d’examen des dossiers. Cependant, il revient à chaque programme de juger s’il prendra en considération des documents qui sont reçus une fois que la période d’examen des dossiers est commencée. Si la politique de votre programme est d’accepter des documents tardifs, l’administrateur de programme a la responsabilité d’informer les examinateurs de dossiers des documents soumis et d’assurer que ces derniers sont pris en considération.

Entrevues

Comment fonctionne le processus d’entrevue ?

Les programmes individuels prennent toutes les décisions concernant les candidats qu’ils désirent interviewer et la date de l’entrevue. Le personnel du bureau du programme organise les entrevues directement avec les candidats. La décision concernant les candidats qui seront invités à une entrevue relève entièrement du programme. CaRMS n’enregistre pas et ne fait pas le suivi des invitations en entrevues. Les invitations en entrevue seront probablement envoyées par courriel. Les candidats devraient donc s’assurer que leur corbeille arrivée peut accepter des envois en vrac.

CaRMS travaille étroitement avec les programmes afin de recueillir, vérifier et afficher les dates d’entrevues dans notre calendrier d’entrevues centralisé. Toutes les dates d’entrevues affichées sur le calendrier des entrevues du jumelage ont été vérifiées directement avec le programme et nous faisons un effort de fournir l’information la plus récente. CaRMS, en liaison avec les comités permanents sur l’enseignement médical de premier cycle et postdoctoral de l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC), a développé des lignes directives afin de vous aider lors de la réalisation d’entrevues. Ces lignes directrices sont basées sur les termes des contrats de CaRMS, la politique de CaRMS concernant la vie privée et les lois applicables concernant la vie privée et les droits de la personne.

Classement

Comment fonctionne le classement ?

Une fois que toutes les candidatures ont été examinées et évaluées, les programmes doivent déterminer l’ordre de préférence des candidats en déterminant d’abord les candidats qu’ils désirent classer et ensuite en les classant par ordre de préférence. Les programmes ne sont pas obligés de classer les candidats qu’ils ne désirent pas former. Les candidats classent aussi les programmes par ordre de préférence. Ces listes sont appelées des listes de classement, et elles constituent le seul déterminant réel de l’issue du jumelage.

Le système en ligne de CaRMS simplifie le processus de classement. La page « Liste de classement », et les fonctions qui s’y trouvent est une page de travail où vous pouvez classer, supprimer et reclasser vos candidats choisis. Toutes les fonctions permettent aux programmes de modifier leur liste jusqu’à ce qu’ils soient satisfaits de leur classement.

Pour de plus amples renseignements, y compris des conseils de classement, visitez notre page de classement.

Classement de couple

L’outil de classement de CaRMS permet à deux candidats (partenaires) de préparer et de soumettre leur liste de classement en tant que couple. À l’aide de cette option, chaque programme souhaité par l’un des partenaires peut être jumelé avec un ou plusieurs programmes désirés par l’autre partenaire, et chacune de ces paires peut être classée séparément. Le couple peut aussi créer et classer des paires possibles qui prévoient le jumelage d’un des deux partenaires seulement. CaRMS n’identifie pas les couples aux programmes. Il appartient entièrement au candidat de choisir s’il désire informer les programmes de son statut de couple dans le jumelage.

Pour de plus amples renseignements, visitez notre page de classement.

Résultats de jumelage

Comment le processus de jumelage fonctionne-t-il ?

Notre algorithme de jumelage sert à jumeler les candidats selon le meilleur résultat possible en fonction du rang auquel ils ont été classés par les programmes.

Les listes de classement sont les seuls déterminants de l’issue du jumelage. L’algorithme de jumelage de CaRMS compare les listes de classement soumises par les candidats et les programmes et permet le jumelage des candidats et des programmes selon les préférences indiquées par les deux parties.

L’algorithme permet de jumeler des candidats selon le résultat qui respecte le mieux leurs choix. This means it tries to match the applicant to his or her first choice. Si le candidat ne peut être jumelé à son premier choix de programme, l’algorithme tente de jumeler le candidat à son deuxième choix de programme, et ainsi de suite, jusqu’à ce que le candidat soit jumelé ou que tous les choix du candidat ont été épuisés.

La liste de classement de chaque candidat est examinée de « haut en bas », commençant par le choix de prédilection jusqu’à l’option la moins souhaitée, jusqu’à ce qu’on arrive au programme auquel le candidat peut être jumelé provisoirement, ou jusqu’à ce que la liste des choix du candidat ait été épuisée. Chaque programme accepte des candidats « en amont » sur sa liste de classement, en éliminant constamment les candidats les moins désirables au profit des candidats les plus appréciés, jusqu’à ce que le programme soit jumelé aux candidats préférés qui souhaitent être jumelés au même programme.

Que dois-je faire si j’ai des inquiétudes concernant les résultats de jumelage de mes étudiants ?

Nous ne pouvons discuter des résultats de jumelage individuels uniquement avec le candidat.