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Lignes directives d’entrevues pour les programmes

CaRMS, en collaboration avec les comités permanents des études de premier cycle et postdoctorales en médecine de l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC), a développé des lignes directrices afin d’aider les programmes à conduire les entrevues des candidats. Ces lignes directrices sont basées sur les termes des ententes de CaRMS, la politique de confidentialité de CaRMS et aux lois applicables en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels et aux droits de la personne.

Nous encourageons les comités permanents des études médicales de premier cycle et postdoctorales à développer leur propre documentation de programmes et à consulter leur avocat si nécessaire.

Principes généraux de participation au jumelage

Les établissements et les programmes détiennent la responsabilité de :

  • Définir des critères précis d’admissibilité pour leurs programmes de résidence
  • Recruter, sélectionner ou classer les personnes qui répondent le mieux à leurs critères
  • Établir des modalités et conditions d’emploi
  • Exiger la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent 

De plus, les principes du jumelage suivant s’appliquent :

  • Les programmes doivent fournir à CaRMS tous les renseignements nécessaires concernant leur description de programme et leurs critères de sélection, et ce, en temps opportun.
  • Les programmes doivent fixer l’horaire de toute entrevue obligatoire des candidats de l’extérieur de la ville conformément au Calendrier de CaRMS.
  • Les établissements, les programmes, et les candidats sont liés par les ententes conclues avec CaRMS et devraient lire attentivement toutes les politiques de CaRMS. 

Conformément à la politique de confidentialité de CaRMS et les contrats des établissements et des programmes, les établissements et les programmes ne sont autorisés à utiliser ou à conserver les renseignements personnels des candidats fournis par CaRMS, qu’à des fins de sélection de candidats pour les programmes de formation en résidence postdoctorale. Tous les programmes doivent détruire, supprimer ou rendre anonymes les renseignements des candidats non jumelés, et ce, de manière sécuritaire sauf indication contraire donnée par CaRMS.

Droits du candidat 

Les droits des candidats sont définis par la loi sur les droits de la personne applicable, qui assure à tous les individus le droit à l’égalité des chances en matière d’emploi, indépendamment des considérations fondées sur la race, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, la citoyenneté, la religion, l’âge, la situation familiale ou l’état matrimonial, le sexe, l’état de personne graciée, le handicap ou l’orientation sexuelle.

La loi sur les droits de la personne n’est pas conçue pour empêcher les organisations de choisir les candidats en fonction des compétences qui sont requises pour le poste. Une aptitude ou compétence particulière peut être précisée si elle se fonde sur une exigence professionnelle justifiée. Les exigences professionnelles devraient tenir principalement compte des aptitudes réelles de la personne – plutôt que de prémisses se fondant sur une caractéristique de groupe. Les comités de sélection sont invités à obtenir des informations supplémentaires sur la détermination des exigences professionnelles justifiées auprès du bureau des droits de la personne au sein de leur établissement, ou de la commission des droits de la personne de leur province/territoire.

Préparation pour les entrevues 

Nous vous recommandons d’informer les candidats quant à l’état de leur candidature, y compris :

  • Envoyer une lettre aux candidats n’ayant pas été retenus pour les remercier de leur intérêt et les informer qu’ils ne seront pas invités à une entrevue; et
  • Inviter les candidats finalistes à l’entrevue, conformément au calendrier de CaRMS pas moins de trois semaines avant l’entrevue, et coordonner les itinéraires d’entrevue pour les candidats de l’extérieur au cours de la période nationale d’entrevue. 

Les conseils suivants vous aideront à vous préparer pour les entrevues :

  • Avant l’entrevue, développer une série de questions qui seront posées uniformément à tous les candidats, y compris les candidats provenant de l’université.
  • Déterminer, avant les entrevues, les critères qui seront utilisés afin de décider de ne PAS classer un candidat.
  • Déterminer, avant les entrevues, les critères de classement pour les candidats ayant obtenu une note d’entrevue identique.
  • Demander à tous les candidats, peu importe leur sexe, leur capacité de se rendre à des établissements de formation éloignés ou répartis à différents endroits.
  • Poser des questions qui touchent directement au poste et éviter celles qui concernent des droits de la personne protégés. La loi sur les droits de la personne interdit la discrimination à la fois intentionnelle et non intentionnelle. Il ne faut pas oublier que le respect de la loi sur les droits de la personne ne dépend pas des intentions, mais plutôt de la cohérence avec laquelle on traite les candidats et le type de questions qu’on leur pose. Il faut s’assurer que les questions évaluent des critères qui peuvent être évalués de façon objective.
  • Il peut être raisonnable de la part des comités de sélection d’adopter la catégorie « Apte » lors de l’évaluation des candidats. Le terme « Apte » porte sur l’aptitude du candidat à contribuer de façon positive au milieu du programme. Cela dit, il ne faut pas que le terme « apte » soit utilisé de manière à satisfaire à des préjugés personnels ou à exercer une discrimination à l’égard de candidats.
  • S’assurer que les conversations et la correspondance avec le candidat sont conformes aux politiques de l’université et aux conventions collectives.
  • Il faut se rappeler que les candidats doivent aussi prendre des décisions quant aux universités et programmes à classer. 

Conseils pour les entrevues 

Nous avons créé une liste de conseils sur le déroulement des entrevues.

  • Les entrevues devraient se dérouler en privé et sans interruption.
  • Les programmes décident de la durée de chacune de ses entrevues. N’oubliez pas que les candidats déploient tous les efforts nécessaires pour participer aux entrevues en plus d’assumer les coûts de déplacement. CaRMS recommande donc aux programmes de laisser une période d’au moins 30 minutes par entrevue (ou 30 minutes au total pour plusieurs petites entrevues). D’autres méthodes de recrutement, telles que les tournées et réunions avec des résidents, exigent plus de temps.
  • Les entrevues ne doivent pas viser à intimider les candidats.
  • Les entrevues ne peuvent comprendre des questions personnelles au sujet de la famille, la religion, le statut matrimonial, l’âge ou les finances.
  • Les entrevues ne peuvent comprendre des questions, allusions, remarques ou mesures de coercition à propos d’autres candidatures, entrevues ou classements.
  • Les intervieweurs ne peuvent exercer aucune pression indue ou injustifiée sur les décisions touchant la sélection des candidats. Les candidats ainsi que les programmes de résidence peuvent faire preuve d’un intérêt mutuel marqué, mais ne peuvent pas faire de déclarations quant à un engagement quelconque.
  • Les directeurs et/ou responsables de programmes (p. ex. d’autres membres de la faculté, des équipes d’entrevues comprenant des résidents) ne peuvent demander de l’information en ce qui a trait à la façon dont un candidat établira sa liste de classement, ou aux autres programmes auxquels il peut avoir posé sa candidature.
  • Les lettres de recommandation et leur contenu, rédigés sous le sceau de la confidentialité, ne doivent pas être divulgués au candidat.
  • Les décisions fiables sont fondées sur l’ensemble de plusieurs évaluations (provenant de plusieurs entrevues, de plusieurs intervieweurs ou des deux). 

On recommande également aux programmes de développer leurs propres lignes directrices supplémentaires et de tenir des séances d’information et des ateliers animés à l’intention du corps enseignant et des intervieweurs qui traitent de ces lignes directrices ou d’autres directives qui s’appliquent dans leur province.

Exemple de questions 

Les questions que vous posez pendant le processus d’entrevue doivent respecter les droits des candidats, mais sont laissées entièrement à l’appréciation de l’intervieweur. Nous avons fourni des exemples de questions appropriées et inappropriées afin de vous aider à préparer vos questions d’entrevue.

Exemples de questions appropriées :

  • Comment réglez-vous les problèmes auxquels vous devez faire face?
  • Quels types de possibilités d’apprentissage recherchez-vous?
  • À votre avis, quelles sont vos forces et vos faiblesses?
  • Décrivez votre expérience travail en ce qui a trait à vos relations avec des personnes en position d’autorité?
  • Avez-vous quelques idées sur la façon dont vous apprenez le mieux?
  • Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?
  • Quelles sont vos expériences antérieures qui vous aideront à suivre ce programme de résidence? 

Exemples de questions inappropriées :

  • Où êtes-vous né?
  • Quel âge avez-vous?
  • Quelle est votre origine ethnique?
  • Êtes-vous marié ou avez-vous l’intention de vous marier?
  • Qu’est-ce que votre conjointe fait dans la vie? Peut-elle obtenir une mutation?
  • Avez-vous des enfants ou planifiez-vous avoir des enfants?
  • Quelle est votre orientation sexuelle?
  • Quelle est votre religion?
  • Quelle est votre langue maternelle?
  • Peut-on joindre une photo aux formulaires de candidature ou la transmettre à l’intervieweur avant l’entrevue? (CaRMS dévoilera la photo dans le dossier électronique du candidat une fois que la période d’entrevues a débuté.)
  • Veuillez dresser la liste de vos handicaps, de vos limitations ou de vos problèmes de santé.
  • Est-ce que vous buvez de l’alcool ou consommez de la drogue?
  • Avez-vous déjà reçu des soins psychiatriques ou avez-vous déjà été hospitalisé pour des problèmes émotionnels?
  • Avez-vous déjà reçu des prestations d’indemnisation d’accident du travail?
  • Êtes-vous actuellement suivi par un médecin?
  • Quel est le nom de votre médecin de famille?
  • Avez-vous actuellement des séances de counseling ou de thérapie?
  • Avez-vous déjà été condamné pour un acte criminel?
  • Avez-vous déjà été arrêté?
  • Avez-vous un casier judiciaire?
  • À quels autres programmes avez-vous posé votre candidature?
  • Avez-vous été convoqué à d’autres entrevues?
  • Avez-vous l’intention d’inscrire notre programme sur votre liste de classement?
  • À quel rang classerez-vous notre programme?