Documents de référence

Les documents de référence incluent des lettres ou des formulaires d’évaluation fournis par des médecins, des professeurs ou des professionnels d’un domaine non clinique, aussi connu sous le nom « répondant », qui recommandent la poursuite de votre formation médicale.

Cliquez ici pour de plus amples renseignements concernant les lettres de recommandation, incluant des conseils sur ce qu’elles devraient contenir.

Remarque : les évaluations de stage et les rapports d’évaluation de formation ne sont pas considérés comme des documents de référence et devraient être saisis dans leur section déterminée.

Tous les documents de références reçus chez CaRMS seront considérés comme de l’information confidentielle et ne seront pas partagés ou renvoyés aux candidats ou aux répondants. Vous n’êtes pas autorisé à réviser les documents de référence soumis par un répondant ni à faire une demande d’information en ce qui concerne le contenu ou l’orientation d’une recommandation. Les lignes directrices de soumission de documents de référence indiquent que les répondants doivent déclarer si le document sera vu par le candidat.

Vous devez créer une page couverture pour chaque document de référence. Cette page couverture jouera le rôle de signet jusqu’à ce que le document soit reçu et numérisé/téléchargé par CaRMS. Dans le cas des lettres, veuillez indiquer si vous faites une demande de lettre générique ou propre à une discipline ou à un programme en particulier. Si vous avez plusieurs documents de référence d’un même répondant, vous devez créer une page couverture pour chaque document.

Si vous êtes un candidat provenant d’une faculté de médecine à l’extérieur du Canada ou des États-Unis, il est possible que vous ayez en votre possession des documents de référence provenant de votre pays d’origine. Ces documents devraient être notariés/certifiés s’ils sont soumis par les candidats. Si vous avez déjà un document de référence entre les mains, vous devez créer une page couverture et la faire parvenir ainsi que le document à CaRMS. Veuillez noter que le document ne sera pas retourné au candidat. Nous vous recommandons d’envoyer une copie notariée/certifiée du document original.

Idéalement, les documents de référence devraient être rédigés par des personnes qui ont travaillé avec vous en milieu clinique en Amérique du Nord. Toutefois, CaRMS acceptera toute recommandation provenant d’un médecin et/ou d’un professeur.

Si un document de référence est rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais, vous devez fournir une traduction officielle. Veuillez ne pas soumettre le document dans la langue originale à CaRMS.

Message important pour les candidats du jumelage de médecine familiale/médecine d’urgence :

Pour ce jumelage, deux types de références peuvent être demandés.

  1. Un formulaire d’évaluation du répondant
  2. Un formulaire d’évaluation du directeur de programme ou du site

Lorsque vous aurez accès à la plateforme CaRMS en ligne pour le jumelage, vous pourrez vous connecter à votre compte d’utilisateur afin de créer des demandes de recommandation pour ces documents.

Une fois que vos répondants reçoivent votre demande, ils pourront remplir ces formulaires directement dans le système CaRMS en ligne. Si vos répondants ont des questions, invitez-les à communiquer directement avec CaRMS à l’adresse aide@carms.ca ou au 1.877.227.6742.

Lettres de recommandation anticipées

Vous pouvez communiquer avec des répondants afin de recevoir des lettres de recommandation avant l’ouverture de la plateforme CaRMS en ligne pour le jumelage en imprimant le formulaire de lettre de recommandation anticipée et en le faisant parvenir à votre répondant. Le formulaire doit être joint à la lettre de recommandation lorsqu’elle est soumise à CaRMS.

Lorsque nous recevons votre lettre de recommandation anticipée, nous vous enverrons un accusé de réception par courriel. Veuillez noter que nous ne communiquerons avec vous en ce qui concerne les lettres de recommandation anticipées que lorsque la plateforme CaRMS en ligne est fermée.

Une fois que CaRMS en ligne est ouvert, vous devez créer des pages couvertures pour les lettres de recommandation anticipée. Veuillez communiquer avec le centre des documents de CaRMS à l’adresse documents@carms.ca afin de nous aviser qu’une page couverture a été créée et pour que l’on puisse numériser la lettre de recommandation anticipée dans votre profil. Lorsque CaRMS en ligne ouvre et que les lettres sont reçues, l’équipe des documents examinera votre dossier afin de trouver la page couverture et de numériser le document. Vous êtes responsable de faire le suivi des documents numérisés. Si une page couverture n’a pas été créée, nous communiquerons avec vous par courriel.

Veuillez noter que nous ne pouvons numériser une lettre dans votre profil à moins que vous nous indiquiez que vous avez créé une page couverture.