Contrat pour les établissements

Mis à jour juillet 2014

A. Renseignements généraux

Des postes de résidence sont offerts aux étudiants* qui sont en voie d’obtenir leur diplôme auprès de facultés de médecine canadiennes, américaines ou de facultés de médecine hors Canada et États-Unis, ainsi qu’aux médecins diplômés de facultés de médecine canadiennes, américaines ou de facultés de médecine hors Canada et États-Unis (« candidats ») qui sont inscrits auprès du Service canadien de jumelage des résidents (ci-après « CaRMS ») et qui satisfont aux exigences établies par les ordres des médecins provinciaux.

CaRMS est un programme de candidature et de jumelage (« programme de jumelage ») qui offre un système de vérification et de classement confidentiel des candidats à un ou plusieurs programmes de résidence de médecine postdoctorale (« programmes de résidence participants ») gérés par une faculté de médecine canadienne (« établissement »). Les jumelages suivants sont inclus dans le programme de jumelage :

  1. Jumelage principal des postes d’entrées en résidence R-1 (Jumelage principal R-1)
  2. Jumelage de médecine familiale/médecine d’urgence (Jumelage MF/MU)
  3. Jumelage des spécialités médicales (JSM)
  4. Jumelage des spécialités pédiatriques (JSP)

Le présent contrat définit les droits et les obligations respectives de l’établissement et de CaRMS relativement au programme de jumelage.

En considération de l’engagement et des conditions stipulées dans le présent contrat, l’établissement et CaRMS conviennent par les présentes de ce qui suit :

B. Droits et obligations des établissements relativement aux étudiants en voie d’obtention de leur diplôme et aux résidents

Obligation du jumelage principal R-1

1. L’établissement doit désigner l’un des membres du bureau du doyen des études médicales de premier cycle (« bureau du doyen des études médicales de premier cycle ») pour assurer la liaison avec CaRMS relativement à toute question concernant les étudiants en voie d’obtenir leur diplôme auprès de l’établissement.

2. Le bureau du doyen des études médicales de premier cycle doit fournir à CaRMS les renseignements suivants :

  1. Nom et coordonnées de chaque étudiant admissible inscrit en dernière année d’études en médecine;
  2. S’il y a lieu, le campus d’école de chaque étudiant, et les années de fréquentation du campus;
  3. S’il y a lieu, le statut d’immigrant;
  4. Un avis, dans l’éventualité où un étudiant, qui devait obtenir son diplôme, ne réussira pas son programme de doctorat en médecine au plus tard le 1er juillet de l’année en cours; et
  5. Toute réponse aux demandes de renseignements faites par CaRMS concernant les étudiants en voie d’obtenir leur diplôme.

3. Le bureau du doyen des études médicales de premier cycle convient :

  1. D’obtenir le consentement de tous les étudiants en voie d’obtenir leur diplôme pour la collecte, l’utilisation et la divulgation par CaRMS des renseignements figurant à l’article 2;
  2. De ne pas divulguer les renseignements figurant à l’article 2 concernant les étudiants en voie d’obtenir leur diplôme qui n’ont pas donné leur consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements à CaRMS; et
  3. De ne pas divulguer l’identité des étudiants en voie d’obtenir leur diplôme de l’établissement qui ne sont pas jumelés par CaRMS.

Obligations relatives au jumelage principal R-1 (deuxième tour), au jumelage MF/MU, JSM et JSP

4. L’établissement doit identifier une personne du bureau du doyen des études postdoctorales (« bureau du doyen des études postdoctorales ») qui assurera la liaison avec CaRMS relativement à toute question concernant les résidents participants de l’établissement.

C. Droits et obligations des établissements relativement aux programmes de résidence

5. Doyen aux études médicales postdoctorales

L’établissement doit désigner l’un des membres du bureau du doyen aux études médicales postdoctorales (« bureau du doyen aux études médicales postdoctorales ») pour surveiller le processus de jumelage et assurer la liaison avec CaRMS relativement à toute question concernant les programmes de résidence participants de l’établissement.

6. Admissibilité des programmes

Pour pouvoir offrir des postes par le biais du programme de jumelage, à la date limite des listes de classement, les programmes de résidence participants de l’établissement doivent être admis par (a) le Collège des médecins de famille du Canada, ou par (b) le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.

7. Descriptions des programmes et communications

L’établissement convient que la transmission de renseignements exacts et au moment opportun entre les programmes de résidence participants et les candidats constitue un élément essentiel du processus de candidature à des postes de résidence et de jumelage.

L’établissement doit :

  1. Énoncer clairement, dans les descriptions de programmes, toutes les exigences relatives aux documents requis et aux conditions d’admissibilité des Programmes de résidence participants;
  2. Approuver les descriptions de programmes à inclure dans le répertoire des programmes de CaRMS sur le site www.carms.ca;
  3. S’il y a lieu, assurer l’exactitude des renseignements affichés sur le site Web de CaRMS relativement aux critères d’admissibilité de candidature provinciaux;
  4. Si un programme est visé par un avis de retrait d’agrément par le Collège des médecins de famille du Canada ou par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada, cette information doit figurer dans la description du programme sur le site Web de CaRMS.

8. Calendrier et dates limites

L’établissement doit s’assurer de fournir tous les renseignements requis dans les délais fixés par le Calendrier des facultés établi par CaRMS.

De plus, l’établissement doit s’assurer que ses programmes de résidence participants respectent les échéanciers, fournissent tous les renseignements requis et fixent les entrevues obligatoires hors site conformément au Calendrier des facultés établi par CaRMS.

9. Engagement de postes

L’établissement doit :

  1. Établir le nombre de postes disponibles (« quotas ») au sein de ses programmes de résidence participants par le biais de CaRMS en ligne pour le jumelage principal R-1 et du portail du vice-doyen aux études médicales postdoctorales de CaRMS (« portail DEMP ») pour le jumelage MF/MU, le JSM et le JSP.
  2. Établir auprès de CaRMS la liste de tous les programmes de résidence participants et de tous les postes offerts aux candidats par le biais de financement du ministère provincial de la Santé et pour lesquels l’offre peut être faite en conformité avec toute règle dictée par ledit ministère;
  3. S’assurer que toute modification de quota est affichée et approuvée par le bureau du doyen aux études médicales postdoctorales, et ce, dès que possible et conformément au calendrier des facultés établi par CaRMS; et
  4. Informer CaRMS le plus tôt possible de toute modification, tout retrait ou tout ajout de programmes de résidence participants.

10. Octroi de postes vacants

CaRMS offre aux établissements la possibilité d’octroyer (faire don de) les postes vacants d’un programme (« programme émetteur ») à l’autre (« programme récepteur ») lors du processus de jumelage. Si un programme émetteur n’atteint pas son quota, un nombre fixe (inférieur ou égal à son quota) de postes vacants sera ajouté de façon automatique au quota du programme récepteur. Les programmes récepteurs peuvent être situés au sein du même établissement, ou à un établissement différent du programme émetteur. L’établissement doit présenter toute demande d’octroi par écrit, et ce, avant la date limite de soumission des listes de classement

11. Listes de classement

L’établissement doit s’assurer que les programmes de résidence participants limitent leur liste de classement uniquement aux candidats qui sont inscrits et qui ont présenté leur candidature par l’entremise de CaRMS.

Le bureau du doyen aux études médicales postdoctorales des programmes de résidence participants doit vérifier les listes de classement des programmes de résidence participants avant la date limite fixée par CaRMS dans le Calendrier des facultés.

12. Soumission de listes de classement

Pour participer au programme de jumelage, les programmes de résidence participants devront (a) s’inscrire, et (b) transmettre leur liste de classement via le site Web de CaRMS (« Plateforme interactive des programmes »).

Les listes de classement ne peuvent être soumises que par l’entremise du site de jumelage.

L’établissement convient de respecter les procédures d’accès établies par CaRMS en ce qui concerne le site de jumelage, conformément aux modalités d’utilisation de CaRMS. Il est entendu qu’une liste de classement peut être complétée en plus d’une séance et peut être modifiée avant la date limite de soumission des listes de classement. On recommande à l’établissement d’achever ce processus bien à l’avance de la date limite de soumission des listes de classement et avant la période de pointe d’utilisation lorsque l’accès au site de jumelage risque d’être plus lent.

13. Nominations

L’établissement doit s’assurer que les programmes de résidence participants respectent les règles de nominations, telles que décrites ci-dessous :

Les programmes de résidence participants doivent :

  1. S’abstenir d’exiger ou de conclure des engagements ou contrats avec des candidats à l’extérieur du processus de jumelage, pour des nominations à des postes de résidence non dirigés, avant le jour du jumelage ou la fin de tous les cycles de jumelage.
  2. Offrir des postes à tous les candidats jumelés avec l’établissement par le processus de jumelage de CaRMS, les candidats jumelés étant ceux qui sont les mieux classés sur la liste confidentielle de classement du programme de résidence participant et qui souhaitent être admis à ce même programme plus qu’à n’importe quel autre programme participant leur étant disponible; et
  3. Offrir des postes aux candidats jumelés ou leur remettre une lettre d’intention concernant leur nomination au plus tard 30 jours suivant la date de réception des résultats du jumelage.

Le classement d’un candidat sur la liste de classement confirmée par un programme de résidence participant ou le classement d’un programme de résidence participant sur la liste de classement soumise par le candidat constitue un engagement exécutoire d’offrir ou d’accepter un poste s’il y a jumelage. Ledit poste est assujetti aux règles officielles de l’établissement de nomination en vigueur à la date à laquelle le programme de résidence participant dépose sa liste de classement et à la satisfaction par le candidat jumelé de toutes les exigences d’admissibilité imposées par ces règles. Le non-respect de cet engagement, par le programme de résidence participant ou par le candidat, constituera une violation du présent contrat et pourrait entraîner des pénalités pour la partie en violation, conformément à l’Article 29.

À leur discrétion, le programme de résidence participant et l’établissement peuvent libérer un candidat de ses responsabilités contractuelles s’ils estiment que le candidat en subirait autrement un préjudice grave. Si tel est le cas, CaRMS doit recevoir une lettre à l’appui du bureau des études médicales de premier cycle ou du directeur de programme actuel du candidat, reconnaissant et décrivant ledit préjudice. Le programme de résidence participant et l’établissement devraient aviser CaRMS de leur décision de libérer ou non le candidat de leur engagement contractuel.

14. Tours du jumelage

Lorsque le processus de jumelage implique plus qu’un tour de jumelage, tous les programmes de résidence participants inscrits auprès du programme de jumelage qui ne remplissent pas leur quota lors du premier tour du processus de jumelage devront participer à un second tour. Tout quota qui demeure vacant après le premier tout du processus de jumelage doit être inscrit au second tour du processus de jumelage.

Le processus de jumelage ne s’achèvera que lorsque tous les tours auront été effectués.

15. Retraits

Un établissement peut retirer un programme de résidence participant du programme de jumelage s’il n’a pas de postes à offrir. Ledit retrait doit être effectué par l’entremise du bureau du doyen aux études médicales postdoctorales.

En vue d’épargner aux candidats des dépenses inutiles, les établissements qui souhaitent retirer la totalité du quota d’un programme participant de résidence devraient le faire avant d’effectuer les entrevues relatives au programme de résidence participant en question, sauf lors de circonstances indépendantes de la volonté de l’établissement ou du programme.

Dans l’éventualité où un programme de résidence participant devait annuler ou réduire le nombre de postes de résidence à combler après que le processus de jumelage a été effectué, le programme doit aviser CaRMS de la procédure qu’il propose utiliser pour aider chaque candidat jumelé à obtenir un autre poste de résidence. Le non-respect de ces conditions constituera une violation du présent contrat et pourrait entraîner des pénalités mentionnées à l’article 29 du présent contrat.

16. Jumelages multiples

Tout établissement dont le programme de résidence participant offre sciemment un poste à un candidat qui a été jumelé à un poste dans un autre programme de résidence participant au cours de la même année sera en violation du présent contrat et pourra faire l’objet des mesures visées par l’article 29. Avant d’offrir un poste à un candidat, le programme de résidence participant devra prendre les mesures raisonnables pour vérifier le statut de jumelage du candidat, notamment en s’informant auprès de CaRMS.

17. Restrictions relatives à la persuasion

L’établissement doit s’assurer que les programmes de résidence participants respectent les règles concernant les restrictions relatives à la persuasion, telles que décrites ci-dessous :

Les programmes de résidence participants n’exerceront pas de pressions indues ou injustifiées sur la décision de sélection des candidats. Bien que les candidats et les programmes de résidence participants puissent exprimer un grand intérêt l’un envers l’autre, ils ne peuvent pas faire de déclarations quant à leur engagement.

Les activités suivantes constitueront des violations au contrat par l’établissement et seront assujetties aux pénalités figurant à l’article 29 :

  1. Un candidat ou un programme de résidence participant qui s’engage verbalement ou par écrit relativement à un poste de résidence avant l’achèvement du programme de jumelage; et
  2. Un candidat ou un programme de résidence participant qui s’enquiert sur le classement souhaité de l’autre.

Il est entendu que l’établissement et les programmes de résidence participants conviennent que seules les préférences finales des programmes de résidence participants ainsi que celles des candidats, comme il est indiqué sur leurs listes de classement finales et confirmées respectives, détermineront l’offre de postes et le placement des candidats à travers le programme de jumelage.

18. Divulgation précoce des résultats de jumelage

À titre d’atténuation des risques pour assurer que tous les participants au jumelage reçoivent leurs résultats le jour de jumelage, CaRMS divulguera les résultats de jumelage aux personnes désignées au sein de l’établissement, comme expliqué en détail à la section 23, avant le jour de jumelage. L’établissement accepte de traiter les résultats de jumelage comme confidentiels conformément à la section 19 de ce contrat et accepte également de ne pas partager ou de discuter des résultats de jumelage d’un diplômé avec cette personne avant le jour de jumelage.

19. Confidentialité

La confidentialité des renseignements relatifs aux candidats doit être préservée en tout temps. L’établissement ne rendra pas disponible au public, ni ne divulguera autrement, les renseignements concernant les candidats à quelconque personne ou organisme, à moins que la loi ne l’exige, que la divulgation ne soit autorisée en vertu du présent contrat ou que le candidat concerné ne l’ait expressément autorisée. En l’occurrence, ont un caractère confidentiel, entre autres, le nom des candidats, les renseignements relatifs à leur candidature et leur classement de programmes. Toute violation de confidentialité par l’établissement, y compris l’utilisation, la consultation ou la divulgation non autorisée des renseignements personnels d’un candidat, sera assujettie aux pénalités prévues à l’article 29 du présent contrat.

20. Utilisation des renseignements personnels des candidats

L’établissement n’utilisera les renseignements personnels des candidats qu’elle aura obtenus par CaRMS qu’aux fins de la sélection des candidats pour les programmes de résidence participants de l’établissement.

21. Conservation des renseignements

L’établissement ne conservera les renseignements fournis par CaRMS qu’aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les établissements doivent mettre sur place des mesures pour détruire, supprimer, effacer ou convertir les données personnelles en vue d’en assurer l’anonymat une fois que ces dernières ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles avaient été recueillies.

22. Protection des renseignements

L’établissement doit adopter des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection de tous les renseignements qu’elle aura obtenus par CaRMS. Des « mesures de sécurité adéquates » signifient des mesures de contrôle technique, physique et procédural en vue de préserver les renseignements et d’éviter qu’ils soient détruits, perdus, modifiés, divulgués sans autorisation à de tierces parties ou d’empêcher l’accès non autorisé par les employés ou sous-traitants au service de l’établissement, que ce soit de façon involontaire ou autrement. L’établissement doit assurer la confidentialité des mots de passe des facultés de médecine et aviser CaRMS, sans délai (a) s’il existe des motifs qui portent à croire qu’un mot de passe d’une faculté de médecine a été décelé par une tierce partie; (b) de toute utilisation interdite relativement à un mot de passe d’une faculté de médecine ou de toute autre atteinte à la sécurité et (c) de l’utilisation, de la consultation et de la divulgation non autorisées de renseignements personnels de candidats conservés par l’établissement.

D. Droits et obligations de CaRMS

23. Divulgation précoce des résultats de jumelage

CaRMS fournira de manière précoce les résultats de jumelage des diplômés au doyen des études médicales de premier cycle de chaque établissement pour le jumelage R-1, avant le jour de jumelage, via notre site de transfert sécurisé.

CaRMS fournira de manière précoce les résultats de jumelage des candidats jumelés au doyen des études médicales postdoctorales de chaque établissement pour le jumelage R-1, avant le jour de jumelage, via notre site de transfert sécurisé.

CaRMS fournira de manière précoce les résultats de jumelage des résidents au doyen des études médicales postdoctorales de chaque établissement pour le JSM et le JSP, avant le jour de jumelage, via notre site de transfert sécurisé.

CaRMS fournira de manière précoce les résultats de jumelage des diplômés au doyen des études médicales postdoctorales de chaque établissement pour le jumelage MF/MU, le JSM et le JSP, avant le jour de jumelage, via notre site de transfert sécurisé.

24. Retrait du Programme de jumelage

CaRMS peut retirer du programme de jumelage un programme de résidence participant si CaRMS dispose d’éléments de preuve crédibles selon lesquels le programme de résidence participant est en violation des conditions du présent contrat ou ne possède pas l’agrément exigé.

25. Liste de classement

CaRMS assurera la confidentialité des renseignements figurant sur les listes de classement. CaRMS ne divulguera ces renseignements d’aucune façon qui peut permettre d’identifier un programme de résidence participant ou un candidat.

26. Accès au site de jumelage (système en ligne de CaRMS)

CaRMS limitera l’accès au site de jumelage aux programmes de résidence participants, aux candidats et aux utilisateurs agréés.

27. Calendrier des facultés

CaRMS publiera un Calendrier des facultés, qui est incorporé par renvoi au présent contrat.

28. Disponibilité de la Plateforme interactive des programmes

CaRMS NE GARANTIT PAS LA DISPONIBILITÉ DU SITE DE JUMELAGE.

29. Violations relatives au jumelage

CaRMS maintient un niveau professionnel des plus élevés quant au processus du programme de jumelage et dans ses rapports avec tout participant : candidats, directeurs de programmes, employés des établissements, et doyens des études médicales de premier cycle et des études postdoctorales. CaRMS s’attend à ce que tous les participants du programme de jumelage se comportent de façon morale et responsable du point de vue professionnel, et respectent le droit des candidats de se renseigner librement des divers choix de programmes avant de soumettre leur liste de classement finale.

CaRMS fera enquête au sujet des allégations de violation du présent contrat, notamment :

  1. Les anomalies affectant les titres de compétence et les documents fournis à l’appui;
  2. Les tentatives visant à corrompre le processus de jumelage en soi;
  3. Le défaut de faire une offre ou d’accepter un poste, conformément aux résultats du jumelage; et
  4. Tout autre comportement ou toute activité non conformes touchant la soumission ou la modification d’une liste de classement, ou l’engagement du programme de résidence participant à respecter le résultat du jumelage.

CaRMS conservera et mettra à la disposition des candidats et des programmes de résidence participants les politiques et procédures de dénonciation et d’enquête relatives aux violations des contrats de CaRMS (« politique relative aux violations du processus de jumelage et la politique relative aux documents falsifiés »), incorporées par renvoi au présent contrat.

La politique relative aux violations du processus de jumelage régit le traitement par CaRMS des violations au jumelage. Elle est incorporée par renvoi au présent contrat et en constitue l’une des parties.

E. Généralités

30. Frais, facturation et paiement

L’établissement sera facturé pour chaque jumelage individuel. Les frais seront payables dans les 30 jours suivant la réception de la facture.

Dans les cas où le paiement d’une facture ou une partie de celle-ci n’est pas effectué dans les 30 jours, CaRMS, sous réserve de tout autre droit au titre de la présente ou au regard de la loi, sera en droit à charger des intérêts sur le montant de toute facture impayée au taux de 5 % par an à compter de la date de facturation jusqu’à la date où la facture en souffrance est payée.

En plus, si l’établissement omet de faire un paiement au moment de l’échéance, CaRMS sera en droit, par avis écrit, de suspendre l’accès à CaRMS en ligne jusqu’à ce que le paiement en souffrance ait été réglé.

31. Durée et résiliation

Ce contrat débutera à compter de la date d’acceptation par l’établissement et par CaRMS et continuera pendant un minimum de trois (3) ans, à moins qu’il ne soit résilié plus tôt conformément à ses modalités. L’une ou l’autre des parties doit fournir à l’autre partie une notification écrite de son intention de mettre fin au présent contrat. Une telle notification doit être fournie au minimum une (1) année avant le début d’un nouveau cycle de jumelage. Il est entendu qu’en cas de résiliation du présent contrat par l’établissement, l’établissement ne sera pas relevé de ses obligations de payer les frais payables à CaRMS conformément aux services fournis. Cette section survivra à toute résiliation du présent contrat.

32. Aucun accord de représentation

CaRMS et l’établissement sont des entités indépendantes. Aucun accord de représentation, partenariat, entreprise commune ou relation employeur-employé n’est prévu ou créé par le présent contrat.

33. Loi applicable

Le présent contrat sera interprété et exécuté conformément aux lois de la province de l’Ontario et aux lois fédérales du Canada applicables à cet égard.

34. Totalité du contrat

Le présent contrat, accompagné des autres documents livrables en vertu du contrat, constitue la totalité du contrat entre CaRMS et l’établissement, relativement aux candidats et au programme de jumelage.

35. Divisibilité

Advenant qu’une disposition du présent contrat soit déclarée nulle, illégale ou non exécutoire auprès de quelque instance, ladite disposition sera séparée, alors que les autres demeureront en vigueur.

36. Exemplaires

Un ou plusieurs exemplaires du présent contrat peuvent être signés par CaRMS et l’établissement, et une fois signés et délivrés ils constitueront des originaux et l’ensemble desdits exemplaires constituera un seul et même instrument.

EN FOI DE QUOI, les parties ont signé le présent contrat à la date mentionnée ci-dessous.

* L’emploi du masculin dans le présent texte désigne, lorsque le contexte s’y prête, aussi bien les femmes que les hommes.