Contrat pour les programmes

Mis à jour juillet 2014

Le présent document comprend des extraits du contrat d’établissement entre CaRMS et les programmes participants.1

A. Renseignements généraux

Des postes de résidence peuvent être offerts aux étudiants1 qui sont en voie d’obtenir leur diplôme auprès de facultés de médecine canadiennes, américaines ou de facultés de médecine hors Canada et États–Unis, ainsi qu’aux médecins diplômés de facultés de médecine canadiennes, américaines ou de facultés de médecine hors Canada et États–Unis (« candidats ») qui sont inscrits auprès du Service canadien de jumelage des résidents (ci–après « CaRMS ») et qui satisfont aux exigences établies par les ordres des médecins provinciaux.

CaRMS est un programme de candidature et de jumelage (« programme de jumelage ») qui offre un système de vérification et de classement confidentiel des candidats à un ou plusieurs programmes de résidence de médecine postdoctorale (« programmes de résidence participants ») gérés par une faculté de médecine canadienne (« établissement »). Les jumelages suivants sont inclus dans le programme de jumelage :

  1. Jumelage principal des postes d’entrées en résidence R–1 (Jumelage principal R–1)
  2. Jumelage de médecine familiale/médecine d’urgence (Jumelage MF/MU)
  3. Jumelage des spécialités médicales (JSM)
  4. Jumelage des spécialités pédiatriques (JSP)

L présent contrat définit les droits et les obligations respectives des programmes de résidence participants et de CaRMS relativement au programme de jumelage.

B. Droits et obligations des établissements relativement aux programmes de résidence

1. Descriptions des programmes et communications

La transmission de renseignements exacts et au moment opportun entre les programmes de résidence participants et les candidats constitue un élément essentiel du processus de candidature à des postes de résidence et de jumelage.

Les programmes de résidence participants doivent :

  1. Énoncer clairement, dans les descriptions de programmes, toutes les exigences relatives aux documents requis et aux conditions d’admissibilité des programmes de résidence participants sur le site www.carms.ca;
  2. Soumettre pour révision les descriptions de programmes au bureau des études médicales postdoctorales de l’établissement;
  3. S’il y a lieu, assurer l’exactitude des renseignements affichés sur le site Web du CaRMS relativement aux critères d’admissibilité de candidature provinciaux et mettre à jour les descriptions de programmes lorsque c’est requis;
  4. Si un programme est visé par un avis de retrait d’agrément par Le Collège des médecins de famille du Canada ou par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada, cette information doit figurer dans la description du programme sur le site Web de CaRMS.

2. Procédures pour la soumission des Candidatures

Les programmes de résidence participants doivent solliciter et accepter toute candidature, tout document et autres, exclusivement par l’entremise du processus de candidature en ligne et de jumelage du CaRMS.

3. Calendrier et dates limites

Les programmes de résidence participants doivent respecter les échéanciers, fournir tous les renseignements requis et fixer les entrevues obligatoires hors-site conformément au calendrier des facultés établi par CaRMS.

4. Listes de classement

Les programmes de résidence participants doivent limiter leur liste de classement uniquement aux candidats qui sont inscrits et qui ont présenté leur candidature par l’entremise de CaRMS et sont situés sur les pages des usagers des facultés.

Le bureau du doyen aux études médicales postdoctorales des programmes de résidence participants doit vérifier les listes de classement des programmes de résidence participants avant la date limite fixée par le CaRMS dans le calendrier des facultés.

5. Soumission de listes de classement

Pour participer au programme de jumelage, les programmes de résidence participants devront (a) s’inscrire et (b) transmettre leur liste de classement via le site Web de CaRMS (« Plate–forme interactive des programmes »).

Les listes de classement ne peuvent être soumises que par l’entremise du site de jumelage.

Les programmes de résidence participants conviennent de respecter les procédures d’accès établies par CaRMS en ce qui concerne le site du jumelage, conformément aux modalités d’utilisation de CaRMS.  Il est entendu qu’une liste de classement peut être complétée en plus d’une séance et peut être modifiée avant la date limite de soumission des listes de classement. On recommande aux programmes de résidence participants d’achever ce processus bien à l’avance de la date limite de soumission des listes de classement et avant la période de pointe d’utilisation lorsque l’accès au site de jumelage risque d’être plus lent.

6. Nominations

Les programmes de résidence participants doivent :

  1. S’abstenir d’effectuer des nominations à des postes de résidence non dirigés, d’exiger ou de conclure des engagements ou contrats de la part des ou avec les candidats avant la date du jumelage fixée par CaRMS;
  2. Offrir des postes à tous les candidats jumelés avec l’établissement par le processus de jumelage du CaRMS, les candidats jumelés étant ceux qui sont les mieux classés sur la liste confidentielle de classement du programme de résidence participant et qui souhaitent être admis à ce même programme plus qu’à n’importe quel autre programme participant leur étant disponible; et
  3. Offrir des postes aux candidats jumelés ou leur remettre une lettre d’intention concernant leur nomination au plus tard 30 jours suivant la date de réception des résultats du jumelage.

Le classement d’un candidat sur la liste de classement confirmée par un programme de résidence participant ou le classement d’un programme de résidence participant sur la liste de classement soumise par le candidat constitue un engagement exécutoire d’offrir ou d’accepter un poste s’il y a jumelage. Ledit poste est assujetti aux règles officielles de l’établissement de nomination en vigueur à la date à laquelle le programme de résidence participant dépose sa liste de classement et à la satisfaction par le candidat jumelé de toutes les exigences d’admissibilité imposées par ces règles. Le non–respect de cet engagement, par le programme de résidence participant ou par le candidat, constituera une violation du présent contrat et pourrait entraîner des pénalités pour la partie en violation, conformément à l’Article 20.

À leur discrétion, le programme de résidence participant et l’établissement peuvent libérer un candidat de ses responsabilités contractuelles s’ils estiment que le candidat en subirait autrement un préjudice grave. Si tel est le cas, CaRMS doit recevoir une lettre à l’appui du directeur de programme actuel du candidat, reconnaissant et décrivant ledit préjudice. Bien que CaRMS tentera d’intercéder en faveur du candidat, la décision prise par le programme de résidence participant et l’établissement sera respectée. Le programme de résidence participant et l’établissement devraient aviser CaRMS de leur décision de libérer ou non le candidat de leur engagement contractuel.

7. Tours du jumelage

Lorsque le processus de jumelage implique plus d’un tour de jumelage, tous les programmes de résidence participants inscrits auprès du programme de jumelage qui ne remplissent pas leur quota lors du premier tour du processus de jumelage devront participer à un second tour. Tout quota qui demeure vacant après le premier tout du processus de jumelage doit être inscrit au second tour du processus de jumelage.

Le processus de jumelage ne s’achèvera que lorsque tous les tours auront été effectués.

8. Retraits

Un établissement peut retirer un programme de résidence participant du programme de jumelage s’il n’a pas de postes à offrir. Ledit retrait doit être effectué par l’entremise du bureau du doyen aux études médicales postdoctorales.

En vue d’épargner aux candidats des dépenses inutiles, les établissements qui souhaitent retirer la totalité du quota d’un programme participant de résidence devraient le faire avant d’effectuer les entrevues relatives au programme de résidence participant en question, sauf lors de circonstances indépendantes de la volonté de l’établissement ou du programme.

Dans l’éventualité où un programme de résidence participant devait annuler ou réduire le nombre de postes de résidence à combler après que le processus de jumelage a été effectué, le programme doit aviser CaRMS de la procédure qu’il propose utiliser pour aider chaque candidat jumelé à obtenir un autre poste de résidence. Le non–respect des ces conditions constituera une violation du présent contrat et pourrait entraîner des pénalités mentionnées à l’article 20 du présent contrat.

9. Jumelages multiples

Tout programme de résidence participant offre sciemment un poste à un candidat qui a été jumelé à un poste dans un autre programme de résidence participant au cours de la même année sera en violation du présent contrat et pourra faire l’objet des mesures visées par l’article 20. Avant d’offrir un poste à un candidat, le programme de résidence participant devra prendre les mesures raisonnables pour vérifier le statut de jumelage du candidat, notamment en s’informant auprès de CaRMS.

10. Restrictions relatives à la persuasion

Les programmes de résidence participants n’exerceront pas de pressions indues ou injustifiées sur la décision de sélection des candidats. Bien que les candidats et les programmes de résidence participants puissent exprimer un grand intérêt l’un envers l’autre, ils ne peuvent pas faire de déclarations quant à leur engagement.

Les activités suivantes constitueront des violations au contrat par l’établissement et seront assujetties aux pénalités figurant à l’article 20 :

  1. Un candidat ou un programme de résidence participant qui s’engage verbalement ou par écrit relativement à un poste de résidence avant l’achèvement du programme de jumelage; et
  2. Un candidat ou un programme de résidence participant qui s’enquiert sur le classement souhaité de l’autre.

Il est entendu que l’établissement et les programmes de résidence participants conviennent que seules les préférences finales des programmes de résidence participants ainsi que celles des candidats, comme il est indiqué sur leurs listes de classement finales et confirmées respectives, détermineront l’offre de postes et le placement des candidats par l’entremise du programme de jumelage.

11. Confidentialité

La confidentialité des renseignements relatifs aux candidats doit être préservée en tout temps. Les programmes de résidence participants ne rendront pas disponible au public, ni ne divulgueront autrement, les renseignements concernant les candidats à quelconque personne ou organisme, à moins que la loi ne l’exige, que la divulgation ne soit autorisée en vertu du présent contrat ou que le candidat concerné ne l’ait expressément autorisée. En l’occurrence, par information confidentielle, on entend notamment le nom des candidats, les renseignements relatifs à leur candidature et leur classement de programmes. Toute violation de confidentialité par le programme de résidence participant, y compris l’utilisation, la consultation ou la divulgation non autorisées des renseignements personnels d’un candidat, sera assujettie aux pénalités prévues à l’article 20 du présent contrat.

12. Utilisation des renseignements personnels des candidats

Les programmes de résidence participants n’utiliseront les renseignements personnels des candidats qu’ils auront obtenus par CaRMS qu’aux fins de la sélection des candidats.

13. Conservation des renseignements

Les programmes de résidence participants ne conserveront les renseignements fournis par CaRMS qu’aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ils doivent mettre sur place des mesures pour détruire, supprimer, effacer ou convertir les données personnelles en vue d’en assurer l’anonymat une fois que ces dernières ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles avaient été recueillies.

14. Protection des renseignements

Les programmes de résidence participants doivent adopter des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection de tous les renseignements qu’ils auront obtenus par CaRMS. Des « mesures de sécurité adéquates » signifient des mesures de contrôle technique, physique et procédural en vue de préserver les renseignements et d’éviter qu’ils soient détruits, perdus, modifiés, divulgués sans autorisation à des tierces parties ou d’empêcher l’accès non autorisé par les employés ou sous–traitants au service de l’établissement, que ce soit de façon involontaire ou autrement. Les programmes de résidence participants doivent assurer la confidentialité des mots de passe des facultés de médecine et aviser CaRMS, sans délai (a) s’il existe des motifs qui portent à croire qu’un mot de passe d’une faculté de médecine a été décelé par une tierce partie; (b) de toute utilisation interdite relativement à un mot de passe d’une faculté de médecine ou de toute autre atteinte à la sécurité et (c) de l’utilisation, de la consultation et de la divulgation non autorisées de renseignements personnels de candidats conservés par le programme.

C. Droits et obligations du CaRMS

15. Retrait du Programme de jumelage

CaRMS peut retirer du programme de jumelage un programme de résidence participant si CaRMS dispose d’éléments de preuve crédibles selon lesquels le programme de résidence participant est en violation des conditions du présent contrat ou ne possède pas l’agrément exigé.

16. Liste de classement

CaRMS assurera la confidentialité des renseignements figurant sur les listes de classement. CaRMS ne divulguera ces renseignements d’aucune façon qui peut permettre d’identifier un programme de résidence participant ou le candidat.

17. Accès au site de jumelage (système en ligne de CaRMS)

CaRMS limitera l’accès au site de jumelage aux programmes de résidence participants, aux candidats et aux utilisateurs agréés.

18. Calendrier des facultés

CaRMS publiera un calendrier des facultés, qui est incorporé par renvoi à la présente entente.

19. Disponibilité du site de jumelage

CaRMS NE GARANTIT PAS LA DISPONIBILITÉ DU SITE DE JUMELAGE.

20. Violations relatives au jumelage

CaRMS maintient un niveau professionnel des plus élevés quant au processus du programme de jumelage et dans ses rapports avec tout participant : candidats, directeurs de programmes, employés des établissements, et doyens des études médicales de premier cycle et des études postdoctorales. CaRMS s’attend à ce que tous les participants du programme de jumelage se comportent de façon morale et responsable du point de vue professionnel, et respectent le droit des candidats de se renseigner librement des divers choix de programmes avant de soumettre leur liste de classement finale.

CaRMS fera enquête au sujet des allégations de violation du présent contrat, notamment :

  1. Les anomalies affectant les titres de compétence et les documents fournis à l’appui;
  2. Les tentatives visant à corrompre le processus de jumelage en soi;
  3. Le défaut de faire une offre ou d’accepter un poste, conformément aux résultats du jumelage; et
  4. Tout autre comportement ou toute activité non conforme touchant la soumission ou la modification d’une liste de classement, et/ou l’engagement du programme de résidence participant à respecter le résultat du jumelage.

CaRMS conservera et mettra à la disposition des candidats et des programmes de résidence participants les politiques et procédures de dénonciation et d’enquête relatives aux violations des contrats du CaRMS (« politique relative aux violations du processus de jumelage et la politique relative aux documents falsifiés »), incorporées par renvoi au présent contrat.

La politique relative aux violations du processus de jumelage régit le traitement par le CaRMS des violations au jumelage. Elle est incorporée par renvoi au présent contrat et en constitue l’une des parties.

1 L’emploi du masculin dans le présent texte désigne, lorsque le contexte s’y prête, aussi bien les femmes que les hommes.