Jumelage de médecine familiale/médecine d’urgence

Mis à jour mai 2017

A. Renseignements généraux

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établi en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d’une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada.

Des programmes de résidence postdoctorale en médecine (programmes de résidence) exploités par les facultés canadiennes de médecine (établissements) peuvent être offerts aux étudiants qui sont en voie d’obtenir leur diplôme et aux médecins diplômés (candidats) qui sont inscrits auprès de CaRMS et qui satisfont aux exigences établies par les institutions participantes et les ordres des médecins provinciaux.

CaRMS transmet des candidatures à des postes de résidence et des documents justificatifs aux programmes de résidence, via Internet, et offre un système pour le classement confidentiel de programmes et de candidats aux fins d’exploitation du programme de jumelage.

Le présent contrat définit les droits et obligations des candidats et de CaRMS par rapport au programme de jumelage.

En contrepartie de l’engagement et des conditions stipulés dans le présent contrat, le candidat et CaRMS conviennent par les présentes de ce qui suit :

B. Droits et obligations des candidats

1. Admissibilité du candidat

Les candidats sont admissibles au programme de jumelage s’ils :

a. Sont des résidents de 2e année (R-2) en médecine familiale au Canada, ou

b. Détiennent une indication de certification du Collège des médecins de famille du Canada (CCMF)

Bien que les candidats puissent participer au programme de jumelage s’ils répondent aux critères d’admissibilité ci-énoncés, cela n’assure pas leur admissibilité à tous les postes de résidence qui participent au jumelage.

2. Inscription de couples

Deux candidats peuvent, s’ils le souhaitent, s’identifier l’un l’autre comme partenaires et soumettre une liste de classement en tant que couple. Pour plus d’information concernant le classement des couples, veuillez consulter les informations concernant le classement des couples.

3. Frais

Chaque candidat du jumelage MF/MU doit payer un frais d’inscription de 202,00 $ (taxes applicables en sus) et un frais de 30,50 $ (taxes applicables en sus) pour chaque programme de résidence sélectionné.

Les frais sont payés conformément aux procédures d’inscription fixées par CaRMS.

Le paiement de frais s’effectue par carte de crédit par l’entremise du serveur de paiement en direct de CaRMS. S’il reste des frais non acquittés après le jumelage, les résultats du jumelage ne seront révélés qu’une fois les frais payés.

Tous les frais acquittés à CaRMS sont NON REMBOURSABLES.

4. Candidature

Les candidats doivent avertir CaRMS s’ils postulent, dans la même année, à tout programme de jumelage autre que le programme de jumelage de CaRMS, et ce, même si les programmes auxquels ils postulent débutent au cours d’années différentes. Les candidats doivent assurer qu’ils ne sont jumelés qu’à un seul programme. Sinon, ceci sera considéré comme une violation du contrat et annulera les résultats de jumelage.

Une fois le processus d’examen des dossiers entamé, aucune candidature à un programme ne peut être retirée pour être modifiée ou être retirée du jumelage.

L’utilisation de la plateforme CaRMS en ligne doit respecter les conditions d’utilisation de CaRMS et nécessite une connexion Internet utilisant des navigateurs Web communs.

5. Horaires et dates limites

Les candidats doivent fournir tous les renseignements requis à CaRMS dans les délais fixés par le calendrier des candidats du jumelage MF/MU établi par CaRMS.

Les candidats doivent s’assurer que les documents à inclure dans sa candidature parviennent à CaRMS dans les délais fixés par le calendrier.

6. Partage de l’information via le site inscriptionmed.ca

Les candidats peuvent utiliser leurs comptes inscriptionmed.ca afin de partager des documents et des résultats d’examens désignés avec CaRMS. Les documents et les résultats d’examens ne sont partagés avec CaRMS via le site inscriptionmed.ca que si le candidat a donné son consentement de partager les documents et les résultats d’examens désignés et n’a pas retiré son consentement. Lorsque les résultats ont été transférés à CaRMS, ces derniers ne peuvent pas être retirés, peu importe le statut de partage indiqué sur le site inscriptionmed.ca. Les candidats sont responsables d’assurer que les documents et les résultats d’examens pertinents ont été partagés avec CaRMS conformément au calendrier du candidat pour le jumelage MF/MU établi par CaRMS. CaRMS ne sera pas tenu responsable de l’exactitude ou de la rapidité du partage de documents et de résultats d’examens à partir du site inscriptionmed.ca.

7. Intégrité et exactitude de l’information

Les candidats sont responsables de fournir à CaRMS ainsi qu’aux programmes de résidence des renseignements complets et exacts. Tous les renseignements ayant trait aux études médicales antérieures, à la formation médicale postdoctorale antérieure ou à l’exercice antérieur de la médecine doivent être déclarés afin que le programme de résidence puisse procéder à une évaluation complète de la demande.

Les facultés et les bureaux du doyen des études médicales postdoctorales sont responsables de l’exactitude et la rapidité de l’information à la disposition des candidats à l’intérieur des descriptions de programme situées dans le répertoire de programme sur le site Web de CaRMS. L’inclusion ou l’exclusion de programmes de résidence participant au jumelage est laissée à la discrétion des établissements. Nous encourageons les candidats à vérifier cette information directement avec les établissements.

Certains postes de formation en résidence exigent que les candidats signent un contrat de service post-formation avec le gouvernement provincial/territorial. Les candidats jumelés à ces postes doivent être admissibles et sont tenus de signer le contrat de service post-formation une fois jumelé. En cas de non-exécution du service post-formation requis, le jumelage de CaRMS sera annulé. Les candidats sont responsables de communiquer avec le gouvernement provincial/territorial approprié afin de confirmer l’existence et les termes et le contenu de tout service post-formation applicable. CaRMS n’est pas responsable de fournir l’information concernant l’entente de service post-formation ni d’assurer l’exactitude des renseignements échangés entre les candidats et les gouvernements provinciaux/territoriaux.

CaRMS n’est pas responsable d’assurer l’exactitude des renseignements échangés entre les candidats et les programmes de résidence.

8. Consentement

Les candidats consentent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels par CaRMS aux fins du processus de jumelage, y compris la vérification des titres, conformément à la politique de protection des renseignements personnels de CaRMS. Les candidats acceptent également que leurs renseignements personnels soient divulgués aux programmes de résidence auxquels les candidats ont postulé, au bureau des études médicales postdoctorales de leur programme actuel, et au bureau des études médicales postdoctorales du programme de résidence auquel les candidats sont jumelés.

Les candidats consentent également à ce que CaRMS obtienne des lettres de recommandation des personnes désignées par les candidats et à ce que les renseignements personnels au sujet des candidats dans ces lettres soient communiqués aux programmes de résidence auxquels le candidat a postulé et que les renseignements peuvent être utilisés tels que déterminés par ces programmes de résidence. Toutefois, les lettres transmises par la ou les personnes ayant fourni des références sont de nature confidentielle et leur contenu ne peut être divulgué aux candidats.

Les candidats qui (1) ont gradué d’une faculté de médecine au Québec, (2) sont jumelés à un programme de résidence dans la province de Québec, ou (3) sont sur le point de terminer un programme de résidence dans une faculté de médecine au Québec, consentent à la communication de leurs renseignements personnels par CaRMS au Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) afin de permettre au BCI de gérer les admissions en résidence pour la province de Québec.

Les candidats qui (1) ont gradué du programme de médecine au premier cycle (MD) de la University of British Columbia (UBC), (2) sont jumelés à un programme de résidence à la UBC ou (3) sont sur le point de terminer un programme de résidence à la UBC, consentent à la communication de leurs renseignements personnels par CaRMS au Evaluation Studies Unit de la UBC.

9. Date limite des retraits

Les candidats qui désirent retirer une demande d’un programme doivent le faire avant le début de la période d’examen des dossiers. Les candidats qui désirent se retirer du jumelage doivent le faire avant la date limite de soumission des listes de classement indiquée dans le calendrier du candidat pour le jumelage MF/MU de CaRMS.

10. Listes de classement

Afin de pouvoir participer au programme de jumelage, les candidats doivent (a) s’inscrire auprès de CaRMS et (b) soumettre par voie électronique une liste de classement via CaRMS en ligne. À défaut de soumettre une liste de classement par la date limite fixée par CaRMS selon le calendrier des candidats du jumelage MF/MU, les candidats seront automatiquement retirés du processus de jumelage et n’obtiendront pas de résultats de jumelage.

Les listes de classement ne peuvent être soumises que par l’entremise de CaRMS en ligne.

L’accès à CaRMS en ligne se limite aux programmes de résidence, aux candidats inscrits ainsi qu’aux autres utilisateurs autorisés. Les candidats acceptent de suivre les procédures fixées par CaRMS pour accéder à CaRMS en ligne. Pour plus de certitude, la liste de classement peut être complétée sur plus d’une séance et elle peut être modifiée plusieurs fois avant la date limite de soumission. On incite les candidats à terminer le processus au moins une semaine avant la date limite de soumission des listes de classement, soit avant la période de pointe d’utilisation lorsque CaRMS en ligne risque d’être moins accessible.

CaRMS ne fera aucune modification à une liste de classement déposée ou, si les candidats manquent la date limite de soumission des listes de classement, ne soumettra aucune liste de classement au nom des candidats.

Les candidats acceptent que leur liste de classement, énonçant leur liste de préférences parmi les programmes de résidence, constitue le seul élément déterminant de l’ordre de préférence pour le jumelage aux programmes de résidence auxquels ils ont postulé.

11. Conditions quant au permis d’exercice

Les candidats jumelés doivent satisfaire à tous les critères requis afin d’obtenir le permis d’exercice/certificat/enregistrement approprié de l’ordre des médecins de la province ou du territoire où ils ont reçu une offre de formation de résidence avant le 1er juillet de l’année à laquelle débute la résidence. Dans le cas où le candidat ne pourrait satisfaire à cette exigence avant le début du programme de résidence, il sera automatiquement libéré du programme de résidence, et le contrat de jumelage sera annulé.

12. Engagement à la suite du jumelage

En inscrivant le nom d’un programme de résidence dans la liste de classement soumise à CaRMS, les candidats s’engagent à accepter l’offre de ce programme de résidence si un jumelage en découle. Il est de la responsabilité des candidats de s’assurer qu’ils ne peuvent être jumelés dans le cadre de plus d’un jumelage à la fois. Chaque offre est assujettie aux politiques officielles de l’établissement de nomination en vigueur à la date à laquelle le programme dépose sa liste de classement, et à la condition que le candidat jumelé satisfasse aux exigences d’admissibilité imposées par ces politiques. Tout non-respect de cet engagement par les candidats constituera une violation au présent contrat et pourrait entraîner des pénalités comme il est stipulé aux articles 20 et 21 des présentes.

À leur discrétion, le programme de résidence participant et l’établissement peuvent libérer un candidat de ses responsabilités contractuelles s’ils estiment qu’un candidat en subirait autrement un préjudice grave.

Les candidats jumelés doivent pouvoir commencer leur formation auprès du programme de résidence auquel ils ont été jumelés au plus tard le 1er juillet de l’année où commence la résidence, à moins que :

Les candidats ont clairement indiqué sur leur formulaire de candidature une date représentant le plus tôt qu’ils peuvent commencer leur formation de médecine familiale/médecine d’urgence. Il revient au programme et/ou au bureau des études postdoctorales de l’établissement en question de décider de l’admissibilité des candidats.

13. Restriction sur la persuasion

Les candidats et un programme de résidence sont en droit d’exprimer leur intérêt réciproque, mais ne devraient en aucune manière faire de déclarations laissant croire à un engagement l’un envers l’autre.

Les activités suivantes seront considérées comme des violations du présent contrat et sujettes aux pénalités mentionnées aux articles 20 et 21 :

a. Les candidats qui s’engagent contractuellement, de façon verbale ou par écrit, relativement à un poste de résidence avant la fin du processus de jumelage ; et

b. Les candidats qui exigent une réponse du programme de résidence au sujet de leur classement.

C. Droits et obligations de CaRMS

14. Vérification des titres

CaRMS se réserve le droit de vérifier les titres de tous les candidats. Les candidats consentent et autorisent CaRMS à communiquer avec les facultés de médecine et autres établissements et organisations médicaux pertinents relativement au processus de vérification.

Tout processus de vérification doit être terminé avant la date limite de la liste de classement, faute de quoi le candidat ne sera pas autorisé à participer au jumelage.

CaRMS avisera tous les candidats dont les titres ne peuvent pas être vérifiés ou lorsqu’il y a des motifs raisonnables et probables de croire que les titres fournis par le candidat ne sont pas authentiques ou ont été falsifiés. Le candidat aura l’occasion de prouver ses titres. Le candidat peut être immédiatement retiré du programme de jumelage, sous réserve de l’achèvement des procédures d’enquête et de la résolution/décision définitive du Comité d’enquête de violations de CaRMS quant à la vérification des titres.

Les candidats dont les titres n’ont pu être vérifiés ne seront pas autorisés à participer au jumelage ou à s’inscrire aux processus de jumelage futurs. Le comité d’enquête de violations, dont les membres sont nommés par le conseil de CaRMS, procédera conformément à ce qui est prévu dans la Politique relative aux violations du jumelage et fera rapport au conseil de CaRMS. Les candidats peuvent faire appel de la résolution/décision finale du Comité d’enquête de violations de CaRMS, tel que nommé par le conseil d’administration de CaRMS. La décision du conseil d’administration de CaRMS sera définitive.

15. Listes de classement

CaRMS considérera les listes de classement comme des renseignements confidentiels. CaRMS ne communiquera ni ne divulguera ces renseignements de quelconque façon qui permettrait l’identification des programmes de résidence ou des candidats.

16. Calendrier

Un calendrier du candidat pour le jumelage MF/MU est publié chaque année par CaRMS et est incorporé au présent contrat par renvoi. Les candidats sont responsables de respecter les échéanciers dans le calendrier du jumelage MF/MU pour optimiser la gestion de leur candidature. CaRMS ne sera pas tenu responsable des impacts négatifs résultants d’un mauvais usage des dates repères du calendrier des candidats.

17. Disponibilité de CaRMS en ligne

CaRMS ne garantit pas la disponibilité de la plateforme CaRMS en ligne en tout temps.

18. Documents du dossier de candidature

CaRMS accepte uniquement les relevés de notes en médecine, les DREM/lettres du doyen et les documents de référence envoyés par la poste de la part des facultés de médecine et/ou des répondants. Tous les autres documents pour les candidats doivent être téléchargés conformément aux instructions contenues sur CaRMS en ligne. CaRMS se réserve le droit de retourner au candidat tout document qui n’est pas conforme aux critères de CaRMS par messager ou par poste prioritaire. Des frais seront exigibles du candidat pour le recouvrement des frais d’administration et d’expédition. Qui plus est, CaRMS ne sera pas responsable des échéanciers manqués en raison de documents ayant dû être retournés. Des avis concernant les documents soumis après le début de la période d’examen des dossiers seront disponibles dans CaRMS en ligne à l’intention de l’administrateur des programmes de résidence auxquels le candidat a soumis une demande. CaRMS ne peut garantir que tous les documents ou autres renseignements additionnels ajoutés à la candidature après le début de l’examen des candidatures soient pris en considération par les programmes.

Tous les documents de référence reçus par CaRMS à inclure dans la demande du candidat sont des documents confidentiels et, sans exception, ne seront pas divulgués au candidat. CaRMS se réserve le droit de permettre aux répondants de refuser de soumettre les lettres de recommandation en ligne et, par conséquent, ne sera pas responsable des échéanciers manqués.

CaRMS n’enverra le dossier et les renseignements personnels des candidats qu’aux programmes de résidence désignés par les candidats.

CaRMS peut, à sa discrétion, offrir aux candidats certains services de traduction, soumis au paiement de frais supplémentaires. Les candidats acceptent de payer les frais associés à de tels services de traduction conformément au présent contrat. Les candidats reconnaissent et acceptent que CaRMS fait appel à de tiers partis afin d’offrir des services de traduction et que CaRMS ne sera pas tenu comme responsable envers les candidats en ce qui concerne de tels services de traduction liés à des retards ou des inexactitudes.

19. Résultats de jumelage

CaRMS rendra disponibles les résultats de jumelage des candidats ainsi que leurs coordonnées au moment prévu par CaRMS dans le calendrier du candidat pour le jumelage MF/MU.

Les résultats de jumelage de chaque candidat seront envoyés :

a. Au programme de résidence auquel les candidats sont jumelés ;

b. Au bureau des études médicales postdoctorales du programme de résidence auquel les candidats ont été jumelés ;

c. Au bureau des études postdoctorales actuel des candidats, si les candidats suivent une formation dans une faculté canadienne ; et

d. À d’autres parties, lorsque l’autorisation explicite des candidats aura été donnée.

20. Retraits du processus de jumelage

CaRMS peut retirer du processus de jumelage tous candidats qui cadreront dans au moins une des catégories suivantes :

a. Les candidats dont les titres ou autres documents à l’appui ne peuvent être vérifiés par CaRMS ou lorsqu’il y a des motifs raisonnables et probables de croire que ces titres ou documents à l’appui ne sont pas authentiques ou que les candidats ont soumis des documents falsifiés ;

b. Les candidats qui sont inscrits à un autre jumelage et qui ont omis d’aviser CaRMS avant la date limite de soumission de la liste de classement et/ou qui ont été jumelés à tout autre poste de résidence date limite de la soumission de la liste de classement de CaRMS ;

c. Les candidats qui ne se sont pas acquittés des frais de CaRMS ;

d. Les candidats au sujet desquels CaRMS a des motifs raisonnables de croire qu’ils auraient violé les modalités du présent contrat.

21. Violations du contrat de jumelage

CaRMS maintient un niveau professionnel des plus élevés dans la gestion du programme de jumelage et dans ses rapports avec tout participant. CaRMS s’attend à ce que tous les participants du programme de jumelage se comportent de façon morale et responsable du point de vue professionnel. Tous les participants doivent respecter le droit des candidats de se renseigner librement des divers choix de programmes avant de soumettre leur liste de classement définitive.

CaRMS conservera et mettra à la disposition des candidats et des programmes de résidence les politiques et procédures de dénonciation et d’enquêtes relatives aux violations des contrats de CaRMS (« Politique relative aux violations du processus de jumelage »).

La politique relative aux violations du processus de jumelage dictera la façon dont CaRMS traitera des violations du processus de jumelage et celle-ci est incorporée par renvoi au présent contrat et en fait partie intégrante.

Lorsque CaRMS a des motifs raisonnables de croire qu’un candidat ou un programme de résidence a violé les modalités du présent contrat, CaRMS est autorisé à prendre les mesures qui s’imposent, notamment retirer le candidat ou le programme de résidence du processus de jumelage et dénoncer la violation par le candidat ou le programme selon les procédures décrites dans la Politique relative aux violations du processus de jumelage.

CaRMS fera enquête de toute violation alléguée du présent contrat, notamment :

a. Les anomalies affectant les titres et autres documents à l’appui ;

b. Les tentatives visant à vicier le processus de jumelage en soi ;

c. Le défaut de faire une offre ou d’accepter une nomination conformément aux résultats d’un processus de jumelage, et ;

d. Tout autre comportement ou toute autre activité irréguliers touchant à l’inscription, à la soumission ou à la modification d’une liste de classement, ou à l’engagement du candidat ou du programme de résidence à respecter le résultat du processus de jumelage.

D. Généralités

22. Loi applicable

Le présent contrat sera interprété et exécuté conformément aux lois de la province de l’Ontario et aux lois fédérales du Canada applicables à cet égard.

23. Totalité du contrat

Le présent contrat, accompagnée des autres documents à être livrés en vertu des présentes, constituent la totalité du contrat entre CaRMS et le candidat, relativement au candidat et au programme de jumelage.

24. Divisibilité

Advenant qu’une disposition du présent contrat soit déclarée nulle, illégale ou non exécutoire auprès de quelque instance, ladite disposition sera disjointe du contrat, et les autres dispositions demeureront en vigueur et prendront effet.

*L’emploi du masculin dans le présent texte désigne, lorsque le contexte s’y prête, aussi bien les femmes que les hommes.