Jumelage principal R-1

Mis à jour juin 2017

A. Introduction

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établi en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d’une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada.

Des programmes de résidence postdoctorale en médecine (programmes de résidence) exploités par les facultés canadiennes de médecine (établissements) peuvent être offerts aux étudiants qui sont en voie d’obtenir leur diplôme et aux médecins diplômés (candidats) qui sont inscrits auprès de CaRMS et qui satisfont aux exigences établies par les institutions participantes et les ordres des médecins provinciaux.

CaRMS transmet des candidatures à des postes de résidence et des documents justificatifs aux programmes de résidence, via Internet, et offre un système pour le classement confidentiel de programmes et de candidats aux fins d’exploitation du programme de jumelage.

Le présent contrat définit les droits et obligations des candidats et de CaRMS par rapport au programme de jumelage.

En contrepartie de l’engagement et des conditions stipulés dans le présent contrat, le candidat et CaRMS conviennent par les présentes de ce qui suit :

B. Droits et obligations des candidats

1. Admissibilité du candidat

Les candidats sont admissibles au programme de jumelage s’ils sont des étudiants de dernière année inscrits à, ou diplômés :

a. D’une faculté agréée par le Liaison Committee on Medical Education/Comité d’agrément des facultés de médecine du Canada ;

b. De toute autre faculté de médecine, et ont réussi l’examen d’évaluation du Conseil médical du Canada (EECMC) ;

c. D’une faculté de médecine internationale, et ont reçu une exemption d’écrire l’EECMC par l’ordre des médecins des provinces où sont situés les programmes de résidence sélectionnés ; ou

d. D’une faculté de médecine internationale, et ont réussi l’EECMC.

Bien que les candidats puissent participer au programme de jumelage s’ils répondent aux critères d’admissibilité ci-énoncés, cela n’assure pas leur admissibilité à tous les postes de résidence qui participent au jumelage.

2. Inscription de couples

Deux candidats peuvent, s’ils le souhaitent, s’identifier l’un l’autre comme partenaires et soumettre une liste de classement en tant que couple. Pour plus d’information concernant le classement des couples, veuillez consulter les informations concernant le classement des couples.

3. Frais

Chaque candidat doit payer des frais d’inscription de 321,52 $, taxes applicables en sus.

Ces frais permettent au candidat de postuler à un maximum de huit programmes de résidence. Les candidats qui font demande à plus de huit programmes de résidence devront payer des frais supplémentaires de 30,50 $, taxes applicables en sus, pour chaque programme additionnel.

Les frais sont payés conformément aux procédures d’inscription fixées par CaRMS.

Le paiement de frais s’effectue par carte de crédit par l’entremise de notre serveur de paiement en direct. S’il reste des frais non acquittés après le jumelage, les résultats du jumelage ne seront révélés qu’une fois les frais payés.

Tous les frais acquittés à CaRMS sont NON REMBOURSABLES

4. Candidature

Les candidats doivent avertir CaRMS dans leur candidature en ligne de CaRMS s’ils participent au jumelage administré par CaRMS et au National Resident Matching Program (NRMP), à tout autre jumelage américain, ou à tout programme de jumelage autre que le programme de jumelage de CaRMS dans la même année, et ce, même si les programmes auxquels ils postulent débutent au cours d’années différentes. CaRMS doit recevoir un avis avant la date limite prévue pour la soumission de la liste de classement, indiquée au calendrier du candidat pour le jumelage R-1, afin d’éviter de compromettre la participation des candidats au jumelage de CaRMS. Les candidats doivent assurer qu’ils ne sont jumelés qu’à un seul programme. Sinon, ceci sera considéré comme une violation du contrat et annulera les résultats de jumelage de CaRMS.

Une fois le processus d’examen des dossiers entamé, aucune candidature à un programme ne peut être retirée pour être modifiée ou être retirée du jumelage.

L’utilisation de la plateforme CaRMS en ligne doit respecter les termes d’utilisation de CaRMS et nécessite une connexion Internet utilisant des navigateurs Web communs.

5. Horaires et dates limites

Les candidats doivent fournir tous les renseignements requis à CaRMS dans les délais fixés par le calendrier du candidat pour le jumelage R-1 établi par CaRMS.

Les candidats doivent s’assurer que les documents à inclure dans leur candidature parviennent à CaRMS dans les délais fixés par le calendrier.

6. Partage de l’information via le site inscriptionmed.ca

Les candidats peuvent utiliser leur compte inscriptionmed.ca afin de partager des documents et des résultats d’examens désignés avec CaRMS. Les documents et les résultats d’examens ne sont partagés avec CaRMS via le site inscriptionmed.ca que si les candidats ont donné leur consentement de partager les documents et les résultats d’examens désignés et n’ont pas retiré leur consentement. Lorsque les résultats ont été transférés à CaRMS, ces derniers ne peuvent pas être retirés, peu importe le statut de partage indiqué sur le site inscriptionmed.ca. Les candidats sont responsables d’assurer que les documents et les résultats d’examens pertinents ont été partagés avec CaRMS conformément au calendrier du candidat pour le jumelage R-1 établi par CaRMS. CaRMS ne sera pas tenu responsable de l’exactitude ou de la rapidité du partage de documents et de résultats d’examens à partir du site inscriptionmed.ca.

7. Intégrité et exactitude de l’information

Les candidats sont responsables de fournir à CaRMS ainsi qu’aux programmes de résidence des renseignements complets et exacts. Tous les renseignements ayant trait aux études médicales antérieures, à la formation médicale postdoctorale antérieure ou à l’exercice antérieur de la médecine doivent être déclarés afin que le programme de résidence puisse procéder à une évaluation complète de la demande.

Les facultés et les bureaux du doyen aux études médicales postdoctorales sont responsables de l’exactitude et la rapidité de l’information à la disposition des candidats à l’intérieur des descriptions de programme situées dans le répertoire de programme sur le site Web de CaRMS. L’inclusion ou l’exclusion de programmes de résidence participant au jumelage est laissée à la discrétion des établissements. Nous encourageons les candidats à vérifier cette information directement avec les facultés.

Certains postes de formation en résidence exigent que les candidats signent un contrat de service post-formation avec le gouvernement provincial/territorial. Les candidats jumelés à ces postes doivent être admissibles et sont tenus de signer le contrat de service post-formation une fois jumelé. En cas de non-exécution du service post-formation requis, le jumelage de CaRMS sera annulé. Les candidats sont responsables de communiquer avec le gouvernement provincial/territorial approprié afin de confirmer l’existence et les termes et le contenu de tout service post-formation applicable. CaRMS n’est pas responsable de fournir l’information concernant l’entente de service post-formation ni d’assurer l’exactitude des renseignements échangés entre les candidats et les gouvernements provinciaux/territoriaux.

CaRMS n’est pas responsable d’assurer l’exactitude des renseignements échangés entre les candidats et les programmes de résidence.

8. Consentement

Les candidats consentent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels par CaRMS aux fins du processus de jumelage, y compris la vérification des titres, conformément à la politique de la protection des renseignements personnels de CaRMS. Les candidats acceptent également que leurs renseignements personnels soient divulgués aux programmes de résidence auxquels ils ont postulé, au bureau des études médicales de premier cycle ou postdoctorales de leur programme actuel (s’il y a lieu), au bureau des études médicales postdoctorales du programme de résidence auquel ils sont jumelés et, lorsque les candidats ont postulé à un programme de résidence aux États-Unis, au National Resident Matching Program (« NRMP »). Les renseignements personnels divulgués au NRMP seront limités et ne seront utilisés que dans le but d’administrer un programme permettant de gérer les jumelages qui pourraient se dérouler à la fois au Canada et aux États-Unis. Par exemple, si un candidat est jumelé au programme de jumelage de CaRMS en premier, le NRMP utilisera ce renseignement pour retirer le candidat de leur programme de jumelage. Lorsque CaRMS envoie des renseignements personnels au NRMP, ceux-ci seront stockés à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels stockés à l’extérieur du Canada seront assujettis aux lois sous cette autorité.

Les candidats consentent également à ce que CaRMS obtient des lettres de recommandation des personnes désignées par les candidats et à ce que les renseignements personnels au sujet des candidats dans ces lettres soient communiqués aux programmes de résidence auxquels ils ont postulé et que les renseignements peuvent être utilisés tels que déterminés par ces programmes de résidence. Toutefois, les lettres transmises par la ou les personnes ayant fourni des références sont de nature confidentielle et leur contenu ne peut être divulgué aux candidats.

Les candidats qui (1) ont obtenu un diplôme d’une faculté de médecine du Québec, (2) sont jumelés à un programme de résidence dans la province de Québec, ou (3) sont sur le point de terminer un programme de résidence dans une faculté de médecine du Québec, consentent à la communication de leurs renseignements personnels par CaRMS au Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) afin de permettre au BCI de gérer les admissions en résidence pour la province de Québec. De plus, les candidats diplômés hors Canada et États-Unis en médecine qui postulent à des programmes de résidence à une faculté de médecine au Québec et qui n’ont pas été jumelés à un programme de résidence au Canada consentent à la divulgation de leurs renseignements personnels par CaRMS au BCI afin de permettre au BCI ou à une faculté de médecine au Québec de communiquer avec eux concernant des postes vacants aux programmes de résidence au Québec.

Les candidats qui (1) ont obtenu un diplôme du programme de médecine au premier cycle (MD) de la University of British Columbia (UBC), (2) sont jumelés à un programme de résidence à la UBC ou (3) sont sur le point de terminer un programme de résidence à la UBC, consentent à la communication de leurs renseignements personnels par CaRMS au Evaluation Studies Unit de la UBC.

Les candidats de la Alberta International Medical Graduate Program (AIMG Program) consentent à la divulgation de leurs renseignements personnels par CaRMS au AIMG Program. Les candidats conviennent en outre que CaRMS obtient des résultats d’évaluation Multiple Mini Interview (MMI) directement du AIMG Program aux fins d’inclusion dans leur candidature.

Les candidats qui (1) participent au Programme d’instruction de médecine militaire (PIMM) ou (2) au Programme militaire d’études en médecine (PMEM) consentent à la divulgation de leurs renseignements personnels par CaRMS au Département de la défense nationale et les Forces armées canadiennes.

9. Date limite des retraits

Les candidats qui désirent retirer une demande d’un programme doivent le faire avant le début de la période d’examen des dossiers. Les candidats qui désirent se retirer du jumelage doivent le faire avant la date limite de soumission des listes de classement indiquée dans le calendrier du candidat pour le jumelage R-1 de CaRMS.

10. Listes de classement

Afin de pouvoir participer au programme de jumelage, les candidats doivent (a) s’inscrire auprès de CaRMS et (b) soumettre par voie électronique une liste de classement via CaRMS en ligne. À défaut de soumettre une liste de classement par la date limite fixée par CaRMS selon le calendrier des candidats du jumelage R-1, les candidats seront automatiquement retirés du processus de jumelage et n’obtiendront pas de résultats de jumelage.

Les listes de classement ne peuvent être soumises que par l’entremise de CaRMS en ligne.

L’accès à CaRMS en ligne se limite aux programmes de résidence, aux candidats inscrits ainsi qu’aux autres utilisateurs autorisés. Les candidats acceptent de suivre les procédures fixées par CaRMS pour accéder à CaRMS en ligne. Pour plus de certitude, la liste de classement peut être complétée sur plus d’une séance et elle peut être modifiée plusieurs fois avant la date limite de soumission. On incite les candidats à terminer le processus avant la date limite de soumission des listes de classement, soit avant la période de pointe d’utilisation lorsque CaRMS en ligne risque d’être moins accessible.

CaRMS ne fera aucune modification à une liste de classement déposée ou, si les candidats manquent la date limite de soumission des listes de classement, ne soumettra aucune liste de classement au nom des candidats.

Les candidats acceptent que leur liste de classement, énonçant leur liste de préférences parmi les programmes de résidence, constitue le seul élément déterminant de l’ordre de préférence pour le jumelage aux programmes de résidence auxquels ils ont postulé.

11. Conditions quant au permis d’exercice

Les candidats jumelés doivent satisfaire tous les critères requis afin d’obtenir le permis d’exercice, le certificat, le permis ou l’inscription approprié de l’ordre des médecins de la province où ils ont été jumelés avant le 1er juillet de l’année à laquelle commence la résidence. Dans le cas où les candidats ne pourraient satisfaire à cette exigence avant le début du programme de résidence, ils seront automatiquement libérés du programme de résidence, et le contrat de jumelage sera annulé.

12. Tours du jumelage

La participation au premier tour du programme de jumelage est réservée aux diplômés admissibles des facultés de médecine agréées par le LCME/CACMS ou des facultés internationales de médecine qui n’ont pas de formation postdoctorale agréée par le Collège royal/CMFC/ACGME. CaRMS retirera les candidats qui possèdent une formation postdoctorale complète ou incomplète agréée par le Collège royal/CMFC/ACGME.

Les candidats qui participent au programme de jumelage et qui ne sont pas jumelés au premier tour peuvent participer au deuxième tour du processus de jumelage sans frais. Des frais additionnels de candidature aux programmes seront applicables.

Les candidats jumelés au cours du premier tour du processus de jumelage, ou jumelés aux États-Unis, ou à un autre programme ne qui ne fait pas partie du programme de CaRMS, ne peuvent pas participer au deuxième tour du processus de jumelage. Si, pour une raison quelconque, un candidat est libéré d’un contrat au cours du premier tour du processus de jumelage ou encore, est libéré d’un contrat aux États-Unis, le candidat n’est pas admissible à la participation au deuxième tour du processus de jumelage.

Les candidats conviennent qu’ils ne peuvent modifier ou retirer les résultats d’évaluations provinciales (y compris l’examen de la CNE) ou de l’examen d’évaluation du Conseil médical du Canada à moins que ces derniers ne soient plus valables.

Les candidats jumelés à un poste aux États-Unis par le biais du NRMP seront retirés du deuxième tour du processus de jumelage de CaRMS.

13. Engagement à la suite du jumelage

En inscrivant le nom d’un programme de résidence dans la liste de classement soumise à CaRMS, les candidats s’engagent à accepter l’offre de ce programme de résidence si un jumelage en découle. Il est de la responsabilité des candidats de s’assurer qu’ils ne peuvent être jumelés dans le cadre de plus d’un jumelage à la fois. Chaque offre est assujettie aux politiques officielles de l’établissement de nomination en vigueur à la date à laquelle le programme dépose leur liste de classement, et à la condition que les candidats jumelés satisfassent aux exigences d’admissibilité imposées par ces politiques. Tout non-respect de cet engagement par les candidats constituera une violation au présent contrat et pourrait entraîner des pénalités comme il est stipulé aux articles 21 et 22 des présentes.

À leur discrétion, le programme de résidence participant et l’établissement peuvent libérer les candidats de leurs responsabilités contractuelles s’ils estiment que les candidats en subiraient autrement un préjudice grave.

Les candidats jumelés doivent pouvoir commencer leur formation auprès du programme de résidence auquel ils ont été jumelés entre le 25 juin et le 1er juillet de l’année où commence la résidence.

14. Restriction sur la persuasion

Les candidats et un programme de résidence sont en droit d’exprimer leur intérêt réciproque, mais ne devraient en aucune manière faire de déclarations laissant croire à un engagement l’un envers l’autre.

Les activités suivantes seront considérées comme des violations du présent contrat et sujettes aux pénalités mentionnées aux articles 21 et 22 :

a. Les candidats qui s’engagent contractuellement, de façon verbale ou par écrit, relativement à un poste de résidence avant la fin du processus de jumelage ; et

b. Les candidats qui exigent une réponse du programme de résidence au sujet de leur classement.

C. Droits et obligations de CaRMS

15. Vérification des titres

CaRMS se réserve le droit de vérifier les titres de tous les candidats. Les candidats consentent et autorisent CaRMS à communiquer avec les facultés de médecine et autres établissements et organisations médicaux pertinents relativement au processus de vérification.

Tout processus de vérification doit être terminé avant la date limite de la liste de classement, faute de quoi les candidats ne seront pas autorisés à participer au jumelage.

CaRMS avisera tous les candidats dont les titres ne peuvent pas être vérifiés, ou lorsqu’il y a des motifs raisonnables et probables de croire que les titres fournis par les candidats ne sont pas authentiques ou ont été falsifiés. Les candidats auront l’occasion de prouver leurs titres. Les candidats peuvent être immédiatement retirés du programme de jumelage, sous réserve de l’achèvement des procédures d’enquête et de la résolution/décision définitive du comité d’enquête de violations de CaRMS quant à la vérification des titres.

Les candidats dont les titres n’ont pu être vérifiés ne seront pas autorisés à participer au jumelage ou à s’inscrire aux processus de jumelage futurs. Le comité d’enquête de violations, dont les membres sont nommés par le conseil de CaRMS, procédera conformément à ce qui est prévu dans la Politique relative aux violations du jumelage et fera rapport au conseil de CaRMS. Les candidats peuvent faire appel de la résolution/décision finale du comité d’enquête de violations de CaRMS, tel que nommé par le Conseil d’administration de CaRMS. La décision du Conseil d’administration de CaRMS sera définitive.

16. Listes de classement

CaRMS considérera les listes de classement comme des renseignements confidentiels. CaRMS ne communiquera ni ne divulguera ces renseignements de quelconque façon qui permettrait l’identification des programmes de résidence ou des candidats.

17. Calendrier

Un calendrier du jumelage R-1 pour les candidats est publié annuellement par CaRMS et est intégré par renvoi au présent contrat. Il incombe aux candidats de respecter les dates du calendrier du candidat pour le jumelage R-1 afin d’optimiser leur candidature. CaRMS ne sera pas tenu responsable des impacts négatifs résultants d’un mauvais usage des dates repères ou des dates limites du calendrier des candidats.

18. Disponibilité du site de jumelage

CaRMS ne garantit pas la disponibilité de CaRMS en ligne en tout temps.

19. Documents du dossier de candidature

CaRMS accepte uniquement les relevés de notes en médecine, les DREM/lettre du doyen et les documents de référence soumis par la poste de la part de facultés de médecine et/ou des répondants, tous les autres documents doivent être téléchargés conformément aux instructions contenues sur CaRMS en ligne. CaRMS se réserve le droit de retourner aux candidats tout document qui n’est pas conforme aux critères de CaRMS par messager ou par poste prioritaire. Des frais seront exigibles des candidats pour le recouvrement des frais d’administration et d’expédition. Qui plus est, CaRMS ne sera pas responsable des dates repères ou dates limites manquées en raison de documents ayant dû être retournés. Les administrateurs des programmes de résidence auxquels les candidats auront postulé recevront un avis de documents soumis après le début de la période d’examen des candidatures ou la date de démasquage des lettres de recommandation. CaRMS ne peut garantir que tous les documents ou autres renseignements additionnels ajoutés aux dossiers après le début de l’examen des candidatures ou la date de démasquage des lettres de recommandation seront pris en considération par les programmes.

Tous les documents de référence reçus par CaRMS pour être joints au dossier du candidat sont considérés comme confidentiels et ne seront, sous aucun prétexte, remis aux candidats. CaRMS se réserve le droit de permettre aux répondants de refuser de soumettre les lettres de recommandation en ligne et, par conséquent, ne sera pas responsable des dates repères ou dates limites manquées.

CaRMS n’enverra le dossier et les renseignements personnels des candidats qu’aux programmes de résidence désignés par les candidats.

CaRMS peut, à sa discrétion, offrir aux candidats certains services de traduction, soumis au paiement de frais supplémentaires. Les candidats acceptent de payer les frais associés à de tels services de traduction conformément au présent contrat. Les candidats reconnaissent et acceptent que CaRMS fait appel à de tiers partis afin d’offrir des services de traduction et que CaRMS ne sera pas tenu comme responsable envers les candidats en ce qui concerne de tels services de traduction liés à des retards ou des inexactitudes.

20. Résultats de jumelage

CaRMS rendra disponibles les résultats de jumelage des candidats ainsi que leurs coordonnées au moment prévu par CaRMS dans le calendrier du candidat pour le jumelage R-1.

Les résultats du processus de jumelage de chaque candidat seront envoyés :

a. Au bureau du doyen aux études de premier cycle des facultés de médecine des candidats ;

b. Au programme de résidence auquel les candidats sont jumelés ;

c. Au bureau des études médicales postdoctorales du programme de résidence auquel les candidats ont été jumelés ;

d. Au bureau des études médicales postdoctorales actuel auquel les candidats sont en cours de formation dans une université canadienne ; et

e. À d’autres parties, lorsque l’autorisation explicite des candidats aura été donnée.

21. Retraits de jumelage

CaRMS peut retirer du processus de jumelage tout candidat qui cadrera dans au moins une des catégories suivantes :

a. Les candidats dont les titres ou autres documents à l’appui ne peuvent être vérifiés par CaRMS ou lorsqu’il y a des motifs raisonnables et probables de croire que ces titres ou documents à l’appui ne sont pas authentiques ou que les candidats ont soumis des documents falsifiés ;

b. Les candidats qui sont inscrits à la fois auprès du NRMP et de CaRMS, et qui n’avisent pas CaRMS avant l’échéancier prévu pour la liste de classement ou sont jumelés à un poste par le biais du NRMP en premier ;

c. Les candidats qui ont été jumelés à tout autre poste de résidence provincial avant la date limite de la liste de classement de CaRMS ;

d. Les candidats qui ne se sont pas acquittés des frais de CaRMS ;

e. Les candidats au sujet desquels CaRMS a des motifs raisonnables de croire qu’ils auraient violé les modalités du présent contrat ; et

f. Les candidats qui n’ont pas réussi l’examen d’évaluation du Conseil médical du Canada.

22. Violations du contrat de jumelage

CaRMS maintient un niveau professionnel des plus élevés dans la gestion du programme de jumelage et dans ses rapports avec tout participant. CaRMS s’attend à ce que tous les participants du programme de jumelage se comportent de façon morale et responsable du point de vue professionnel. Tous les participants doivent respecter le droit des candidats de se renseigner librement des divers choix de programmes avant de soumettre leur liste de classement définitive.

CaRMS conservera et mettra à la disposition des candidats et des programmes de résidence les politiques et procédures de dénonciation et d’enquêtes relatives aux violations des contrats de CaRMS (« politique relative aux violations du processus de jumelage »).

La politique relative aux violations du processus de jumelage dictera la façon dont CaRMS traitera des violations du processus de jumelage et celle-ci est incorporée par renvoi au présent contrat et en fait partie intégrante.

Lorsque CaRMS a des motifs raisonnables de croire qu’un candidat ou un programme de résidence a violé les modalités du présent contrat, CaRMS est autorisé à prendre les mesures qui s’imposent, notamment retirer le candidat ou le programme de résidence du processus de jumelage et dénoncer la violation par le candidat ou le programme selon les procédures décrites dans la politique relative aux violations du processus de jumelage.

CaRMS fera enquête de toute violation alléguée du présent contrat, notamment :

a. Les anomalies affectant les titres et autres documents à l’appui ;

b. Les tentatives visant à vicier le processus de jumelage en soi ;

c. Le défaut de faire une offre ou d’accepter une nomination conformément aux résultats d’un processus de jumelage, et ;

d. Tout autre comportement ou toute autre activité irréguliers touchant à l’inscription, à la soumission ou à la modification d’une liste de classement, ou à l’engagement du candidat ou du programme de résidence à respecter le résultat du processus de jumelage.

D. Général

23. Loi applicable

Le présent contrat sera interprété et exécuté conformément aux lois de la province de l’Ontario et aux lois fédérales du Canada applicable à cet égard.

24. Totalité du contrat

Le présent contrat, accompagné des autres documents à être livrés en vertu des présentes, constitue la totalité du contrat entre CaRMS et les candidats, relativement aux candidats et aux programmes de jumelage.

25. Divisibilité

Advenant qu’une disposition du présent contrat soit déclarée nulle, illégale ou non exécutoire auprès de quelque instance, ladite disposition sera disjointe du contrat, et les autres dispositions demeureront en vigueur et prendront effet.