Lignes directrices pour les entrevues

Mis à jour le 24 juillet 2023

CaRMS a développé des lignes directrices afin d’aider les programmes à conduire les entrevues des candidats. Ces lignes directrices sont basées sur les termes du contrat de service entre CaRMS et l’AFMC, la politique de CaRMS concernant la protection des renseignements personnels, la politique concernant les violations du jumelage de CaRMS (PVJ) et aux lois applicables en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels et aux droits de la personne.

Nous encourageons les comités permanents des études médicales postdoctorales à développer leur propre documentation de programmes et à consulter leur avocat si nécessaire. En tant que programme participant au jumelage, vous êtes responsable de recruter la personne qui convient le mieux aux critères de votre programme.

Droits du candidat

Les droits des candidats sont définis par la loi sur les droits de la personne applicable, qui assure à tous les individus le droit à l’égalité des chances en matière d’emploi, indépendamment des considérations fondées sur la race, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, la citoyenneté, la religion, l’âge, la situation familiale ou l’état matrimonial, le sexe, l’identité de genre, l’expression de genre l’état de personne graciée, le handicap ou l’orientation sexuelle.

La loi sur les droits de la personne n’est pas conçue pour empêcher les organisations de choisir les candidats en fonction des compétences qui sont requises pour le poste. Une aptitude ou compétence particulière peut être précisée si elle se fonde sur une exigence professionnelle justifiée. Les exigences professionnelles devraient tenir principalement compte des aptitudes réelles de la personne — plutôt que de prémisses se fondant sur une caractéristique de groupe. Les comités de sélection sont invités à obtenir des informations supplémentaires sur la détermination des exigences professionnelles justifiées auprès du bureau des droits de la personne au sein de leur établissement, ou de la commission des droits de la personne de leur province/territoire.

Conformément au contrat de service entre l’AFMC et CaRMS, vous êtes uniquement autorisé à utiliser ou conserver les renseignements personnels des candidats, divulgués par CaRMS, que pour le but de sélectionner des candidats pour des programmes de formation postdoctorale en résidence. Vous devez détruire, supprimer ou convertir les données personnelles en vue d’en assurer l’anonymat pour tous les candidats non jumelés, sauf autorisation contraire de CaRMS.

Préparation pour les entrevues

Nous vous recommandons d’informer les candidats quant au progrès et au statut de leur candidature.

• Pour les candidats qui n’ont pas été sélectionnés pour une entrevue : communiquez avec eux pour les remercier de leur intérêt et les informer qu’ils ne seront pas invités à une entrevue.

• Pour les candidats qui ont été sélectionnés pour une entrevue : avisez les candidats qu’ils ont été sélectionnés pour une entrevue au moins trois semaines avant la date de l’entrevue et coordonnez les itinéraires d’entrevue pour les candidats de l’extérieur au cours de la période nationale d’entrevue, conformément au calendrier de CaRMS.

Reconnaissant que les comités de FMPD peuvent mener les entrevues comme ils le désirent, les conseils suivants vous aideront à vous préparer pour les entrevues :

• Avant l’entrevue, développer une série de questions qui seront posées uniformément à tous les candidats, y compris les candidats provenant de l’université.
• Déterminer, avant les entrevues, les critères qui seront utilisés afin de décider de ne PAS classer un candidat.
• Déterminer, avant les entrevues, comment les candidats ayant obtenu une note d’entrevue identique seront classés.
• La durée des entrevues est laissée à votre discrétion. CaRMS vous incite à garder à l’esprit les efforts et les frais de déplacement possibles que les candidats consacrent pour les entrevues. Nous vous suggérons également d’envisager de permettre un minimum de 30 minutes par entrevue ou 30 minutes en tout pour plusieurs entrevues courtes. D’autres méthodes de recrutement, telles que les tournées et réunions avec des résidents, exigent plus de temps.
• Poser des questions en rapport direct avec le poste de résidence et éviter celles qui concernent des droits de la personne protégés. La loi sur les droits de la personne interdit la discrimination à la fois intentionnelle et non intentionnelle. Il ne faut pas oublier que le respect de la loi sur les droits de la personne ne dépend pas des intentions, mais plutôt de la cohérence avec laquelle on traite les candidats et le type de questions qu’on leur pose. Il faut s’assurer que les questions évaluent des critères qui peuvent être évalués de façon objective.
• Les décisions fiables sont fondées sur l’ensemble de plusieurs évaluations provenant de plusieurs entrevues, de plusieurs intervieweurs ou des deux.
• Il est permis de vérifier l’identité d’un candidat au début d’une entrevue virtuelle ou en personne. Les programmes devraient communiquer cette attente aux candidats avant l’entrevue et fournir une liste de méthodes d’identification acceptables (carte d’identité étudiante émise par la faculté).
• Si vous fournissez des articles commémoratifs ou des cadeaux à tous les candidats interviewés dans le cadre de votre processus d’entrevue, on recommande fortement que cet acte se déroule de manière uniforme (afin d’éviter qu’il soit interprété comme un acte qui affiche des intentions envers les préférences de classement) et qu’il soit accompagné de communications transparentes et le consentement approprié préalablement.
• N’oubliez pas que les candidats doivent aussi prendre des décisions quant aux universités et programmes à classer.

Un processus d’entrevue sécuritaire et juste : les obligations d’un programme

Toutes les personnes qui participent à un jumelage de CaRMS concluent un contrat qui souligne leurs responsabilités et leurs obligations pour assurer des processus équitables et la responsabilité mutuelle. La politique concernant les violations du jumelage (PVJ) est la façon dont les obligations énoncées dans ces contrats sont assurées. Il y a des dispositions spécifiques dans la PVJ qui aident à assurer un processus d’entrevue sécuritaire et juste et toute violation présumée signalée au comité d’examen des violations fera l’objet d’une enquête, d’un examen et de sanctions conformément à la politique concernant les violations du jumelage.

Nous avons créé ci-après une liste d’obligations pour les entrevues afin d’aider à assurer que vous organisez les entrevues conformément à toutes les politiques et lois pertinentes. Ces obligations s’appliquent aux entrevues en personne et virtuelles. Veuillez noter que cette liste se veut illustrative et non exhaustive.

Il incombe au programme d’assurer que :

• Les conflits d’intérêts doivent être signalés et abordés avant le début d’une entrevue. Nous recommandons à chaque programme de consulter la politique et le processus de leur faculté concernant le traitement d’un conflit d’intérêts dans le cadre d’un comité de sélection/d’examen. On recommande fortement que le membre du comité de sélection qui pose un conflit d’intérêts soit remplacé pour la séance d’entrevue précise et, en fonction de la nature du conflit d’intérêts, soit retiré du processus en entier pour ce cycle de jumelage.
• Les entrevues devraient se dérouler en privé et sans interruption.
• Les entrevues ne doivent pas viser à intimider les candidats.
• Le respect de la vie privée du candidat est maintenu pendant le processus d’entrevue. Les photos ou des renseignements des candidats sur les médias sociaux ou toute plateforme en ligne (autre que les plateformes sécurisées utilisées aux fins d’évaluation) à moins que le consentement approprié ait été obtenu.
• Si la fourniture de rétroactions aux candidats après l’entrevue fait partie de votre processus d’entrevue, assurez-vous que les rétroactions sont présentées de façon objective et se réfèrent aux critères indiqués dans la description du programme.

Les entrevues ne devraient jamais inclure des discussions concernant les autres programmes auxquels le candidat a postulé, d’autres entrevues ou de l’information, des allusions ou des remarques à propos des intentions du candidat concernant le classement des programmes ou l’intention de classement du programme envers le candidat.

Nous vous encourageons à développer vos propres lignes directrices supplémentaires et à organiser des séances d’information et des ateliers animés à l’intention du corps enseignant et des intervieweurs soulignant les lignes directrices et les politiques pertinentes pour votre université et votre législation provinciale.

Exemple de questions

Les questions que vous posez pendant le processus d’entrevue doivent respecter les droits des candidats, mais sont laissées entièrement à l’appréciation de l’intervieweur. Nous avons fourni des exemples de questions appropriées et inappropriées afin de vous aider à préparer vos questions d’entrevue.

Exemples de questions appropriées :

• Comment réglez-vous les problèmes auxquels vous devez faire face ?
• Quels types de possibilités d’apprentissage recherchez-vous ?
• À votre avis, quelles sont vos forces et vos faiblesses ?
• Décrivez votre expérience travail en ce qui a trait à vos relations avec des personnes en position d’autorité ?
• Avez-vous quelques idées sur la façon dont vous apprenez le mieux ?
• Quelles sont vos expériences antérieures qui vous aideront à suivre ce programme de résidence ?

Exemples de questions inappropriées :

• Où êtes-vous né ?
• Quel âge avez-vous ?
• Quelle est votre origine ethnique ?
• Êtes-vous marié ou avez-vous l’intention de vous marier ?
• Qu’est-ce que votre conjointe fait dans la vie ? Peut-elle obtenir une mutation ?
• Avez-vous des enfants ou planifiez-vous avoir des enfants ?
• Quelle est votre orientation sexuelle ?
• Quelle est votre religion ?
• Quelle est votre langue maternelle ?
• Peut-on joindre une photo aux formulaires de candidature ou la transmettre à l’intervieweur avant l’entrevue ? (CaRMS dévoilera la photo dans le dossier électronique du candidat une fois que la période d’entrevues a débuté.)
• Veuillez dresser la liste de vos handicaps, de vos limitations ou de vos problèmes de santé.
• Est-ce que vous buvez de l’alcool ou consommez de la drogue ?
• Avez-vous déjà reçu des soins psychiatriques ou avez-vous déjà été hospitalisé pour des problèmes émotionnels ?
• Avez-vous déjà reçu des prestations d’indemnisation d’accident du travail ?
• Êtes-vous actuellement suivi par un médecin ?
• Quel est le nom de votre médecin de famille ?
• Avez-vous actuellement des séances de counseling ou de thérapie ?
• Avez-vous déjà été condamné pour un acte criminel ?
• Avez-vous déjà été arrêté ?
• Avez-vous un casier judiciaire ?
• À quels autres programmes avez-vous posé votre candidature ?
• Avez-vous été convoqué à d’autres entrevues ?
• Avez-vous l’intention d’inscrire notre programme sur votre liste de classement ?
• À quel rang classerez-vous notre programme ?