Lignes directrices pour les entrevues

Mis à jour le 24 août 2021

CaRMS a développé des lignes directrices afin d’aider les programmes à conduire les entrevues des candidats. Ces lignes directrices sont basées sur les termes du contrat de service entre CaRMS et l’AFMC, la politique de CaRMS concernant la protection des renseignements personnels, la politique concernant les violations du jumelage de CaRMS (PVJ) et aux lois applicables en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels et aux droits de la personne.

Nous encourageons les comités permanents des études médicales de premier cycle et postdoctorales à développer leur propre documentation de programmes et à consulter leur avocat si nécessaire. En tant que programme participant au jumelage, vous êtes responsable de recruter la personne qui convient le mieux aux critères de votre programme.

Droits du candidat

Les droits des candidats sont définis par la loi sur les droits de la personne applicable, qui assure à tous les individus le droit à l’égalité des chances en matière d’emploi, indépendamment des considérations fondées sur la race, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, la citoyenneté, la religion, l’âge, la situation familiale ou l’état matrimonial, le sexe, l’identité de genre, l’expression de genre l’état de personne graciée, le handicap ou l’orientation sexuelle.

La loi sur les droits de la personne n’est pas conçue pour empêcher les organisations de choisir les candidats en fonction des compétences qui sont requises pour le poste. Une aptitude ou compétence particulière peut être précisée si elle se fonde sur une exigence professionnelle justifiée. Les exigences professionnelles devraient tenir principalement compte des aptitudes réelles de la personne – plutôt que de prémisses se fondant sur une caractéristique de groupe. Les comités de sélection sont invités à obtenir des informations supplémentaires sur la détermination des exigences professionnelles justifiées auprès du bureau des droits de la personne au sein de leur établissement, ou de la commission des droits de la personne de leur province/territoire.

Conformément au contrat de service entre l’AFMC et CaRMS, vous êtes uniquement autorisé à utiliser et/ou conserver les renseignements personnels des candidats, divulgués par CaRMS, que pour le but de sélectionner des candidats pour des programmes de formation postdoctorale en résidence. Vous devez détruire, supprimer ou convertir les données personnelles en vue d’en assurer l’anonymat pour tous les candidats non jumelés, sauf autorisation contraire de CaRMS.

Préparation pour les entrevues

Nous vous recommandons d’informer les candidats quant au progrès et au statut de leur candidature, y compris :

• Envoyer une lettre aux candidats n’ayant pas été retenus pour les remercier de leur intérêt et les informer qu’ils ne seront pas invités à une entrevue;
• Inviter les candidats finalistes à l’entrevue, conformément au calendrier de CaRMS pas moins de trois semaines avant l’entrevue, et coordonner les itinéraires d’entrevue pour les candidats de l’extérieur au cours de la période nationale d’entrevue.

Les conseils suivants vous aideront à vous préparer pour les entrevues :

• Avant l’entrevue, développer une série de questions qui seront posées uniformément à tous les candidats, y compris les candidats provenant de l’université.
• Déterminer, avant les entrevues, les critères qui seront utilisés afin de décider de ne PAS classer un candidat.
• Déterminer, avant les entrevues, les critères de classement pour les candidats ayant obtenu une note d’entrevue identique.
• La durée des entrevues est laissée à votre discrétion. CaRMS vous incite à garder à l’esprit les frais de déplacement et les efforts que les candidats consacrent pour les entrevues. Nous vous suggérons également d’envisager de permettre un minimum de 30 minutes par entrevue ou 30 minutes en tout pour plusieurs entrevues courtes. D’autres méthodes de recrutement, telles que les tournées et réunions avec des résidents, exigent plus de temps.
• Demander à tous les candidats, peu importe leur sexe, leur capacité de se rendre à des établissements de formation éloignés ou répartis à différents endroits.
• Poser des questions en rapport direct avec le poste de résidence et éviter celles qui concernent des droits de la personne protégés. La loi sur les droits de la personne interdit la discrimination à la fois intentionnelle et non intentionnelle. Il ne faut pas oublier que le respect de la loi sur les droits de la personne ne dépend pas des intentions, mais plutôt de la cohérence avec laquelle on traite les candidats et le type de questions qu’on leur pose. Il faut s’assurer que les questions évaluent des critères qui peuvent être évalués de façon objective.
• Il peut être raisonnable de la part des comités de sélection d’adopter la catégorie « Apte » lors de l’évaluation des candidats. Le terme « Apte » porte sur l’aptitude du candidat à contribuer de façon positive au milieu du programme. Cela dit, il ne faut pas que le terme « apte » soit utilisé de manière à satisfaire à des préjugés personnels ou à exercer une discrimination à l’égard de candidats.
• Les décisions fiables sont fondées sur l’ensemble de plusieurs évaluations provenant de plusieurs entrevues, de plusieurs intervieweurs ou des deux.
• S’assurer que les conversations et la correspondance avec le candidat sont conformes aux politiques de l’université et aux conventions collectives.
• Il est permis de vérifier l’identité d’un candidat au début d’une entrevue virtuelle ou en personne. On recommande de communiquer cette attente aux candidats avant l’entrevue et d’indiquer les formes d’identification acceptées.
• Si vous fournissez des articles commémoratifs ou des cadeaux à tous les candidats interviewés dans le cadre de votre processus d’entrevue, on recommande fortement que cet acte se déroule de manière uniforme (afin d’éviter qu’il soit interprété comme un acte qui affiche des intentions envers les préférences de classement) et qu’il soit accompagné de communications transparentes et le consentement approprié préalablement.
• N’oubliez pas que les candidats doivent aussi prendre des décisions quant aux universités et programmes à classer.

Un processus d’entrevue sécuritaire et juste : les obligations d’un programme

Toutes les personnes qui participent à un jumelage de CaRMS concluent un contrat qui souligne leurs responsabilités et leurs obligations pour assurer des processus équitables et la responsabilité mutuelle. La politique concernant les violations du jumelage (PVJ) est la façon dont les obligations énoncées dans ces contrats sont assurées. Il y a des dispositions spécifiques dans la PVJ qui aident à assurer un processus d’entrevue sécuritaire et juste et toute violation présumée signalée au comité d’examen des violations fera l’objet d’une enquête, d’un examen et de sanctions conformément à la politique concernant les violations du jumelage.

Nous avons créé ci-après une liste d’obligations pour les entrevues afin d’aider à assurer que vous organisez les entrevues conformément à toutes les politiques et lois pertinentes. Ces obligations s’appliquent aux entrevues en personne et virtuelles. Veuillez noter que cette liste se veut illustrative et non exhaustive.

Il incombe au programme d’assurer que :

• Les entrevues devraient se dérouler en privé et sans interruption.
• Les entrevues ne doivent pas viser à intimider les candidats.
• Les entrevues ne peuvent comprendre des questions personnelles au sujet de la famille, la religion, le statut matrimonial, l’âge ou les finances.
• Les entrevues ne peuvent comprendre des questions, allusions, remarques ou mesures de coercition à propos d’autres candidatures, entrevues ou classements.
• Les intervieweurs ne peuvent exercer aucune pression indue ou injustifiée sur les décisions touchant la sélection des candidats. Les candidats ainsi que les programmes de résidence peuvent faire preuve d’un intérêt mutuel marqué, mais ne peuvent pas faire de déclarations quant à un engagement quelconque.
• Les directeurs et/ou responsables de programmes (p. ex. d’autres membres de la faculté, des équipes d’entrevues comprenant des résidents) ne peuvent demander de l’information en ce qui a trait à la façon dont un candidat établira sa liste de classement, ou aux autres programmes auxquels il peut avoir posé sa candidature. Les listes de classement sont confidentielles et les listes de classement des programmes ne peuvent pas être partagées en tout temps pendant ou après le cycle de jumelage, sauf en vertu d’obligations légales.
• Si la fourniture de commentaires aux candidats après l’entrevue fait partie de votre processus d’entrevue, assurez-vous que les commentaires sont conformes à la politique concernant les violations du jumelage.
• Les programmes ne devraient pas afficher des photos ou des renseignements des candidats sur les médias sociaux ou toute plateforme en ligne (autre que les plateformes sécurisées utilisées aux fins d’évaluation) à moins que le consentement approprié ait été obtenu.
• Les conflits d’intérêts doivent être signalés et abordés avant le début d’une entrevue. On recommande à chaque programme de se référer à la politique et au processus de leur faculté concernant le traitement d’un conflit d’intérêts dans le cadre d’un comité de sélection/d’examen. On recommande fortement que le membre du comité de sélection qui pose un conflit d’intérêts soit remplacé pour la séance d’entrevue précise et, en fonction de la nature du conflit d’intérêts, soit retiré du processus en entier pour ce cycle de jumelage.

Nous vous recommandons également de développer vos propres lignes directrices supplémentaires et de tenir des séances d’information et des ateliers animés à l’intention du corps enseignant et des intervieweurs soulignant les lignes directrices et les politiques pertinentes pour votre université et votre législation provinciale.

Exemple de questions

Les questions que vous posez pendant le processus d’entrevue doivent respecter les droits des candidats, mais sont laissées entièrement à l’appréciation de l’intervieweur. Nous avons fourni des exemples de questions appropriées et inappropriées afin de vous aider à préparer vos questions d’entrevue.

Exemples de questions appropriées :

• Comment réglez-vous les problèmes auxquels vous devez faire face?
• Quels types de possibilités d’apprentissage recherchez-vous?
• À votre avis, quelles sont vos forces et vos faiblesses?
• Décrivez votre expérience travail en ce qui a trait à vos relations avec des personnes en position d’autorité?
• Avez-vous quelques idées sur la façon dont vous apprenez le mieux?
• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?
• Quelles sont vos expériences antérieures qui vous aideront à suivre ce programme de résidence?

Exemples de questions inappropriées :

• Où êtes-vous né?
• Quel âge avez-vous?
• Quelle est votre origine ethnique?
• Êtes-vous marié ou avez-vous l’intention de vous marier?
• Qu’est-ce que votre conjointe fait dans la vie? Peut-elle obtenir une mutation?
• Avez-vous des enfants ou planifiez-vous avoir des enfants?
• Quelle est votre orientation sexuelle?
• Quelle est votre religion?
• Quelle est votre langue maternelle?
• Peut-on joindre une photo aux formulaires de candidature ou la transmettre à l’intervieweur avant l’entrevue? (CaRMS dévoilera la photo dans le dossier électronique du candidat une fois que la période d’entrevues a débuté.)
• Veuillez dresser la liste de vos handicaps, de vos limitations ou de vos problèmes de santé.
• Est-ce que vous buvez de l’alcool ou consommez de la drogue?
• Avez-vous déjà reçu des soins psychiatriques ou avez-vous déjà été hospitalisé pour des problèmes émotionnels?
• Avez-vous déjà reçu des prestations d’indemnisation d’accident du travail?
• Êtes-vous actuellement suivi par un médecin?
• Quel est le nom de votre médecin de famille?
• Avez-vous actuellement des séances de counseling ou de thérapie?
• Avez-vous déjà été condamné pour un acte criminel?
• Avez-vous déjà été arrêté?
• Avez-vous un casier judiciaire?
• À quels autres programmes avez-vous posé votre candidature?
• Avez-vous été convoqué à d’autres entrevues?
• Avez-vous l’intention d’inscrire notre programme sur votre liste de classement?
• À quel rang classerez-vous notre programme?