La politique concernant les violations du jumelage a pour but de maintenir et de respecter les principes d’impartialité, d’équité et de professionnalisme lors du jumelage et des processus connexes. Elle assure que les droits et les obligations de tous les participants du jumelage sont respectés par l’entremise du partage d’informations exactes, opportunes et légitimes, tout en réduisant les risques et en maintenant la confidentialité conformément aux lois applicables sur les droits de la personne et la protection des renseignements personnels.
Le processus est conçu pour être sûr et sécuritaire. Il s’applique à tous les participants du jumelage et fait partie intégrante de ce que nous faisons pour assurer que le jumelage est équitable et sécuritaire pour toutes les personnes impliquées.
CaRMS a adopté une politique concernant les violations du jumelage en 2005 afin de renforcer les obligations fixées dans les contrats de jumelage. La politique a été révisée et mise à jour annuellement pour assurer qu’elle suit le rythme de l’évolution du jumelage.
La nouvelle version de la politique concernant les violations du jumelage, en vigueur pour le cycle de jumelage de 2021, est une mise à jour complète de la politique qui a été rendue possible grâce à une vaste collaboration communautaire. Elle a été développée par un comité mixte composé de représentants des organisations d’apprenants (FEMC, FMEQ, MRC et FMRQ), l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC) et CaRMS, pour assurer que les personnes les plus directement touchées par le processus de violation du jumelage aient un rôle direct dans sa formation.
La nouvelle politique concernant les violations du jumelage offre une clarté accrue en ce qui concerne le processus de violation, incluant des exemples clairs des actions qui constituent des violations, ainsi qu’une gamme de sanctions possibles et d’avis qui correspondent à la gravité de l’infraction. De plus, elle indique clairement le processus de signalisation, d’examen et d’appel.
La politique concernant les violations du jumelage continuera d’être administrée par le comité d’examen des violations de CaRMS et sera révisée annuellement par le comité mixte de la politique concernant les violations du jumelage de CaRMS. Consultez la politique pour obtenir des informations détaillées concernant les rôles et les responsabilités.
Toutes les personnes impliquées dans le jumelage ont un rôle important à jouer dans le processus concernant les violations du jumelage.
Association des facultés de médecine du Canada (AFMC)
L’AFMC est le partenariat universitaire des facultés de médecine du Canada. L’AFMC agit comme agent pour les facultés et les représente à toutes fins liées aux services fournis dans le contrat entre CaRMS et l’AFMC. L’AFMC est responsable d’assurer que les participants au jumelage des facultés sont informés de leurs obligations de jumelage.
Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS)
CaRMS est un fournisseur indépendant d’un service de candidature et de jumelage juste, transparent, équitable et axé sur le client pour l’examen et le classement confidentiel des candidats à un ou plusieurs programmes de résidence gérés par les facultés de médecine canadiennes. CaRMS établira et rendra disponible la politique concernant la violation du jumelage à tous les participants au jumelage.
Conseil d’administration de CaRMS
CaRMS est régi par un conseil d’administration bénévole. Le conseil d’administration de CaRMS est responsable de la gestion continue du comité d’examen des violations. Il est également responsable de nommer le président indépendant au comité mixte et de recevoir des rapports de la part du président du comité selon le besoin.
Comité mixte pour l’examen de la politique de CaRMS concernant la violation du jumelage (comité mixte)
Le comité mixte est responsable du développement de la politique de CaRMS concernant la violation du jumelage. Les membres du comité mixte incluent des représentants des organisations d’apprenants — la Fédération des étudiants et des étudiantes en médecine du Canada (FEMC), la Fédération médicale étudiante du Québec (FMEQ), Médecins résidents du Canada (MRC) et la Fédération des médecins résidents du Québec (FMRQ), de l’AFMC et de CaRMS. Le comité mixte fournira des informations et une orientation au comité d’examen des violations quant à leur gouvernance des violations signalées à CaRMS.
Comité d’enquête des violations (CEV)
Le comité d’enquête des violations de CaRMS, composé du comité exécutif du conseil d’administration de CaRMS, fera enquête et se prononcera sur les violations signalées soi-disant étant contraires au fonctionnement correct et équitable du programme de candidature et de jumelage conformément à la politique concernant la violation du jumelage développée par le comité mixte.
Participants au jumelage
On s’attend à ce que tous les candidats et les facultés qui participent à un jumelage de CaRMS remplissent les responsabilités et les obligations indiquées dans leur contrat de jumelage respectif et se comportent de manière professionnelle, éthique et responsable. On s’attend également que les participants au jumelage signalent les violations qu’ils rencontrent afin de garder le processus de jumelage sécuritaire et juste pour tous.
Les violations soupçonnées doivent être signalées à CaRMS par écrit conformément aux procédures de signalisation indiquées dans la politique concernant les violations du jumelage. CaRMS enverra un accusé de réception d’ici sept jours ouvrables et entamera le processus d’enquête. Pendant l’enquête, CaRMS communiquera avec les individus/établissements/organisations pertinents afin de recueillir de l’information, de la documentation et des faits relatifs la violation soupçonnée. Généralement, les demandes d’anonymat au nom de l’individu qui signale la violation soupçonnée sont seulement accordées dans des circonstances exceptionnelles.
L’information recueillie au cours de l’enquête est utilisée pour préparer un rapport préliminaire qui sera présenté au comité d’examen des violations, qui révisera ensuite le rapport. Des copies de ce rapport préliminaire peuvent également être distribuées aux partis pertinents sur demande. Après avoir révisé toute l’information pertinente, le comité d’examen des violations produit un rapport final décrivant leur décision et, s’il y a lieu, toutes mesures punitives qui en résultent.
Il est possible de faire appel du rapport final du comité d’examen des violations sur la base de la découverte de nouvelles preuves et/ou d’une incompréhension sérieuse présumée des preuves existantes. Le processus d’appel est décrit dans la politique concernant les violations du jumelage.
La nouvelle politique concernant les violations du jumelage offre une clarté accrue en ce qui concerne le processus de violation, incluant des exemples clairs des actions qui constituent des violations, ainsi qu’une gamme de sanctions possibles et d’avis qui correspondent à la gravité de l’infraction. De plus, elle indique clairement le processus de signalisation, d’examen et d’appel. Cette politique, incluant une liste de violations, a été développée par un comité mixte composé de représentants des organisations d’apprenants (FEMC, FMEQ, MRC et FMRQ), l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC) et CaRMS, pour assurer que les personnes les plus directement touchées par le processus de violation du jumelage aient un rôle direct dans sa formation.
Le comité d’examen des violations de CaRMS, composé du comité exécutif du conseil d’administration de CaRMS, fait enquête et statue sur les violations signalées conformément aux directives décrites dans la politique concernant les violations du jumelage.
La politique concernant les violations du jumelage fonctionne uniquement si tous les participants du jumelage s’engagent à signaler les violations soupçonnées qu’ils rencontrent. Nous voulons tous que le processus de jumelage soit juste et sécuritaire, et la réalisation de cet objectif est une responsabilité partagée. Signaler les violations que vous rencontrez est le moyen le plus efficace d’assurer que des actions semblables ne se reproduisent pas, aidant à garder le jumelage sécuritaire et équitable pour tout le monde.
Toutes les violations devraient être signalées par les personnes directement impliquées afin d’assurer une représentation exacte des incidents en question.
Le processus est conçu pour être sûr et sécuritaire. CaRMS est un parti indépendant engagé à assurer l’impartialité et l’équité lors du jumelage et ces principes guident toutes les enquêtes relatives aux violations. Toutes les précautions sont prises afin d’assurer la sécurité des individus qui signalent des violations, incluant la confidentialité si possible. En raison de la nature de la plupart des plaintes, l’anonymat complet n’est pas souvent possible, mais le signalement d’une violation soupçonnée n’aura aucun effet sur votre candidature ou votre statut de jumelage. En fait, la signalisation de violations peut rendre le processus de jumelage plus sécuritaire pour vous et les autres participants.
CaRMS enquêtera et prendra des démarches pour résoudre toutes les violations soupçonnées, qu’elles soient commises par les candidats, les facultés postdoctorales ou les programmes de résidence, ou d’autres participants au jumelage. Vous trouverez des procédures de signalisation détaillées dans la politique concernant les violations du jumelage.
Si vous signalez une violation soupçonnée, vous pouvez vous attendre à ce que CaRMS communique avec vous et les autres individus, établissements ou organisations pertinentes afin de recueillir de l’information relative à la violation soupçonnée.
L’information recueillie au cours de l’enquête est utilisée pour préparer un rapport préliminaire qui sera présenté au comité d’examen des violations aux fins de révision. Après avoir révisé toute l’information pertinente, le comité d’examen des violations produit un rapport final décrivant leur décision et, s’il y a lieu, toutes mesures punitives qui en résultent. Vous recevrez une copie de ce rapport final.
CaRMS enquêtera et prendra des démarches pour résoudre toutes les violations soupçonnées, qu’elles soient commises par les candidats, les facultés postdoctorales ou les programmes de résidence, ou d’autres participants au jumelage. Si vous êtes reporté pour une violation soupçonnée, vous pouvez vous attendre à ce que CaRMS communique avec vous et les autres individus, établissements ou organisations pertinentes afin de recueillir de l’information relative à la violation soupçonnée. Vous recevrez un avis concernant la plainte par écrit, ainsi qu’une invitation à fournir votre réponse, incluant votre version de l’incident.
L’information recueillie au cours de l’enquête est utilisée pour préparer un rapport préliminaire qui sera présenté au comité d’examen des violations aux fins de révision. Après avoir révisé toute l’information pertinente, le comité d’examen des violations produit un rapport final décrivant leur décision et, s’il y a lieu, toutes mesures punitives qui en résultent. Vous recevrez une copie de ce rapport final. Si l’on découvre qu’une violation a en effet eu lieu, on s’attend à ce que vous respectiez les sanctions décrites dans le rapport.
Il est possible de faire appel du rapport final du comité d’examen des violations sur la base de la découverte de nouvelles preuves et/ou d’une incompréhension sérieuse présumée des preuves existantes. Le processus d’appel est décrit dans la politique concernant les violations du jumelage.
Le comité d’examen des violations s’efforce de terminer le processus d’examen en temps opportun. Cependant, puisque chaque cas est unique, une période précise ne peut pas être garantie. Toutes les parties impliquées dans une violation signalée seront avisées lorsque l’enquête sera terminée, avec un avis de la date de rencontre du comité d’examen des violations. Les parties peuvent s’attendre à recevoir le rapport final du comité d’examen des violations d’ici 45 jours ouvrables suivant l’avis de la fin de l’enquête.
Si les résultats de l’enquête indiquent qu’une violation n’a pas eu lieu, l’affaire sera close et toutes les parties concernées seront avisées.
