Types de documents

Les lettres de recommandation sont des lettres fournies par des, médecins, des professeurs ou individus d’un domaine non clinique, aussi connu sous le nom « répondant », qui recommandent la poursuite de la formation en médecine du candidat.

Lorsqu’un candidat soumet une demande pour une lettre de recommandation via CaRMS en ligne, le répondant est avisé de la demande. Le répondant peut créer et télécharger la lettre de recommandation directement dans CaRMS en ligne. Les candidats peuvent demander une lettre générique ou une lettre propre à une discipline ou un programme.

Afin d’obtenir des instructions par étapes pour la façon de soumettre une demande pour une lettre de recommandation dans CaRMS en ligne, visiter notre centre d’aide.

Il y a trois types de référence pour ce jumelage :

Lettre de recommandation : Ce type de document de référence est une lettre détaillée qui décrit les expériences du répondant avec le candidat et recommande la poursuite de la formation en médecine.

Formulaire d’appui au candidat : Les candidats peuvent demander ce type de document de référence s’ils soumettent une demande à un programme qui l’exige dans le cadre de la candidature. Le candidat est responsable de fournir une copie du formulaire, puisque ce dernier n’est pas fourni par CaRMS. Ces formulaires se trouvent dans les descriptions des programmes qui les exigent.

Lettre de recommandation structurée :ce type de document de référence peut être exigé par les programmes si les candidats postulent à une des disciplines ci-dessous. Le document est rempli en ligne par les fournisseurs de référence, ce qui veut dire que les candidats doivent choisir cette option à partir du menu déroulant de leur compte d’utilisateur CaRMS en ligne lorsqu’ils soumettent une demande pour une référence pour ces disciplines précises. Les candidats peuvent voir des exemples de ces documents ci-dessous.

• Médecine familiale
  Exemple de la lettre de recommandation structurée en médecine familiale pour les DCM
  Exemple de la lettre de recommandation structurée en médecine familiale pour les DIM
• Médecine d’urgence
  Exemple de lettre de recommandation structurée en médecine d’urgence
• Chirurgie orthopédique
  Modèle de lettre de recommandation structurée en chirurgie orthopédique

Les deux disciplines suivantes ont reçu l’approbation pour l’utilisation de lettres de recommandation structurées à l’échelle nationale. Cependant, puisqu’ils sont toujours dans la période d’introduction, ces formulaires sont techniquement toujours considérés comme étant des formulaires d’appui du candidat au sein des descriptions de programme. Le candidat est responsable de fournir un lien vers les formulaires dans sa demande auprès de ses répondants. Ces liens sont disponibles dans les descriptions des programmes qui les exigent. Les candidats peuvent voir des modèles de document ci-dessous.

• Médecine physique et réadaptation
  Modèle de lettre de recommandation structurée en médecine physique et réadaptation
• Psychiatrie
  Modèle de lettre de recommandation structurée en psychiatrie

Diplômés internationaux en médecine

Si vous êtes une faculté de médecine internationale, il est possible que vos étudiants aient en leur possession des documents de référence qu’ils ont acquis et qu’ils aimeraient utiliser pour le jumelage. Si vous désirez soumettre des lettres de recommandation en leur nom, veuillez communiquer avec nous à l’adresse documents@carms.ca pour obtenir des instructions supplémentaires. CaRMS n’accepte pas de copies imprimées des documents ou des documents envoyés par la poste.

Si un document de référence est rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais, les étudiants devront fournir une traduction officielle.

Lignes directrices pour les lettres de recommandation

Afin d’assurer que les directeurs de programmes reçoivent l’information dont ils ont besoin pour évaluer les candidats, nous recommandons d’inclure dans une lettre de recommandation :

• La date de rédaction de la lettre
• Le temps et la durée du contact entre le répondant et le candidat
• L’évaluation du candidat en ce qui concerne :
  • Les aptitudes cognitives et les connaissances
  • Les compétences en ce qui concerne la résolution de problèmes et la gestion des patients
  • Le comportement et les compétences attitudinales
  • Les compétences en communication et les relations de travail
  • La motivation et la ponctualité
  • Le sens de la responsabilité
  • Les compétences d’intervention propres à la discipline
  • Les qualités spéciales et les contributions uniques

Si les répondants sont incapables de fournir un commentaire précis concernant la performance d’un candidat dans n’importe laquelle des catégories ci-dessus, ils devraient indiquer dans leur lettre qu’ils n’ont pas d’observations ou de connaissances de cet élément particulier.

Demandes de références anticipées

Avant l’ouverture de la plateforme CaRMS en ligne, les candidats peuvent communiquer avec leurs répondants et demander une référence en remplissant le formulaire de demande de références anticipées et en le faisant parvenir à leurs répondants. Le formulaire de demande de références anticipées doit être joint au document de référence lorsque le répondant le fait parvenir à CaRMS par courriel à l’adresse documents@carms.ca. Une fois que nous avons reçu le formulaire de demande de références anticipées et le document de référence, nous enverrons aux candidats un accusé de réception par courriel.

Après l’ouverture de CaRMS en ligne, les candidats doivent créer une demande de référence pour toute lettre de recommandation anticipée. Les candidats doivent aviser le centre des documents de CaRMS par courriel à l’adresse documents@carms.ca lorsqu’une demande de référence a été créée afin que l’on puisse téléverser le document de référence anticipée dans leur dossier. L’équipe des documents regroupera la demande et le document et téléversera le document dans le dossier CaRMS en ligne du candidat. Le candidat est responsable de faire le suivi des documents téléversés. Si aucune demande n’a été créée, nous communiquerons avec le candidat par courriel.

CaRMS reçoit des résultats d’examen et de la documentation choisie directement de la source. Ceci simplifie le processus et garantit la validité des documents et des résultats.

Les résultats d’examen et d’évaluations que nous recevons le plus souvent sont :

• L’examen d’évaluation EECMC et les examens d’aptitude (EACMC partie I, partie II) du Conseil médical du Canada
• L’examen de la Collaboration nationale en matière d’évaluation (CNE)
• Le United States Medical Licensing Examination (USMLE)
• University of British Columbia’s Clinical Assessment Program (CAP)
• L’examen assisté par ordinateur pour l’échantillonnage des caractéristiques personnelles (Casper)

Tous les résultats d’examen doivent être envoyés directement de l’organisation émettrice ou télécharger par le candidat dans la plateforme CaRMS en ligne.

Pour de l’information concernant la façon de soumettre des résultats d’examen, consultez les instructions pour la soumission des documents.

Diplômés internationaux en médecine et ostéopraticiens

Les candidats devront soumettre les résultats de l’examen du CMC ou de l’examen de la CNE dans le cadre de leur demande.

Les données et les documents d’examens du CMC, y compris l’examen de la CNE, sont uniquement acceptés s’ils sont transférés à partir du site inscriptionmed.ca*. Cliquez ici pour apprendre comment les candidats peuvent se connecter à la page personnalisée de transfert inscriptionmed.ca à partir de leur compte d’utilisateur CaRMS en ligne.

*REMARQUE : Les résultats d’examen avant 2006 ne peuvent pas être envoyés via le site inscriptionmed.ca. Si un candidat a écrit l’EECMC avant 2006, il doit communiquer directement avec le CMC afin de prendre les mesures nécessaires pour qu’une copie certifiée soit envoyée à CaRMS.

Évaluations linguistiques

Si la langue d’enseignement du candidat pendant les études en médecine a été une langue autre que le français ou l’anglais, il est possible qu’ils aient à soumettre un examen d’aptitudes linguistiques selon les critères de la province ou du programme.

Dates d’expiration des examens

Les programmes exigent que tous les documents soumis soient valides : c’est-à-dire que leur période de validité n’est pas expirée. Les étudiants sont responsables d’assurer que leurs résultats d’examens sont encore valides.

CaRMS collabore avec des organisations tierces pour automatiser la vérification du statut de citoyenneté/statut légal requise par les bureaux des études postdoctorales pour l’entrée dans la formation en résidence. La vérification par les tiers simplifie le processus pour les candidats et les programmes. Tous les candidats qui n’ont pas reçu une vérification de la citoyenneté par un tiers seront requis de téléverser et d’assigner un document acceptable de preuve de citoyenneté. Veuillez consulter des renseignements supplémentaires ici.

Plusieurs documents de citoyenneté ont une date d’expiration. Les candidats devraient s’assurer que les documents de citoyenneté qu’ils soumettent sont valides. Les bureaux d’études postdoctorales n’accepteront pas de documents expirés.

Les candidats peuvent télécharger plusieurs documents comme preuve de leur statut de citoyenneté canadienne. Les documents de citoyenneté acceptés varient selon la province. Ils devraient donc réviser attentivement les critères d’admissibilité provinciaux et les descriptions de programmes.

Un relevé de notes en médecine est une liste de notes pour les études en médecine de premier cycle d’un étudiant. Un espace réservé pour un relevé de notes en médecine est automatiquement créé dans les comptes d’utilisateur CaRMS en ligne de tous les étudiants.

Diplômés des facultés de médecine canadiennes

Les candidats peuvent soumettre leur relevé de notes en médecine de deux façons :

1. Ils peuvent obtenir et téléverser le document eux-mêmes dans leur compte d’utilisateur CaRMS en ligne ; ou
2. Ils peuvent demander à leur faculté de médecine de téléverser le document en utilisant le portail pour les études de premier cycle de CaRMS en ligne.

Si les candidats ont déjà participé à un jumelage R-1 depuis 2013, leurs anciens documents apparaîtront dans leur profil actuel.

Diplômés de facultés de médecine internationales

Les candidats peuvent soumettre leur relevé de notes en médecine de trois façons :

1. Ils peuvent transférer le document à partir du site inscrptionmed.ca ; ou
2. Ils peuvent obtenir et téléverser le document eux-mêmes dans leur compte d’utilisateur CaRMS en ligne ; ou
3. Ils peuvent demander à leur faculté de médecine de téléverser le document en utilisant le portail pour les études de premier cycle de CaRMS en ligne.

Si les candidats ont déjà participé à un jumelage R-1 depuis 2013, leurs anciens documents apparaîtront dans leur profil actuel.

Les facultés de médecine internationales qui n’ont pas un compte d’utilisateur pour le portail pour les études de premier cycle de CaRMS peuvent soumettre une demande à l’adresse communication@carms.ca.

Le DREM/lettre du doyen est une lettre d’attestation rédigée par le doyen ou le principal de la faculté de médecine.

Habituellement, ce document :

• Fournis un rapport concernant les activités pendant les études en médecine, et/ou
• Fournis des commentaires concernant le rendement pendant les stages cliniques, et/ou
• Fournit une recommandation de formation supplémentaire en médecine, et/ou
• Fournis un rapport concernant le temps passé dans chaque spécialité ou département (heures ou semaines).

Diplômés de facultés de médecine canadiennes

En général, CaRMS reçoit les DREM des diplômés de facultés de médecine canadiennes et américaines participant au jumelage directement de la part des universités.

Les DREM des diplômés canadiens de l’année en cours sont habituellement transférés automatiquement, mais les étudiants doivent s’assurer de respecter les processus de soumission des documents de leur université à CaRMS et devraient consulter la section de suivi des documents de CaRMS en ligne afin d’assurer que les documents sont en place.

Les diplômés canadiens des années précédentes qui postulent à CaRMS pour la première fois doivent demander à leur université de transférer leur DREM via le portail pour les études de premier cycle de l’université sur CaRMS en ligne.

Diplômés de facultés de médecine internationales

Les étudiants peuvent téléverser leur DREM/lettre du doyen s’ils l’ont en leur possession. Les facultés de médecine internationales peuvent également utiliser notre portail des bureaux des études de médecine de premier cycle afin de téléverser les DREM/lettres du doyen. Les facultés de médecine peuvent s’inscrire pour utiliser le portail des bureaux des études de premier cycle à l’adresse communication@carms.ca.

Une lettre personnelle est rédigée par le candidat afin de se présenter aux programmes et pour exprimer un intérêt dans un programme ou une discipline en particulier.

La lettre personnelle devrait décrire les raisons pour lesquelles un candidat a choisi un programme de formation précis. Chaque programme a des préférences en ce qui concerne le contenu des lettres personnelles. Nous encourageons les candidats de consulter les descriptions de programmes individuelles pour de plus amples renseignements.

Les étudiants doivent saisir les lettres personnelles directement dans CaRMS en ligne. Cependant, ils peuvent utiliser un logiciel de traitement de texte autonome et coller le texte dans CaRMS en ligne une fois terminé.

Si les programmes désirent recevoir une photographie, ils l’indiqueront dans la description du programme. Les photographies sont utilisées comme aide-mémoire afin d’aider les programmes à identifier les candidats au moment du classement et ne seront révélées qu’au début de la période des entrevues.

Un plan du visage professionnel devrait être utilisé lorsque cela est possible.

Les étudiants peuvent télécharger une photographie en format JPG directement dans leur compte d’utilisateur en ligne. Les photographies ne doivent pas excéder la taille de 2 Mo.

Les candidats peuvent inclure tout document supplémentaire qu’ils désirent afin de mettre en valeur votre candidature. Les documents additionnels peuvent inclure : des curriculums vitae personnalisés, des évaluations de stages, etc.

Si les programmes désirent voir des documents spécifiques, ou ne désirent pas examiner des documents additionnels, ces préférences seront incluses dans leurs descriptions de programme. Nous encourageons les étudiants à bien revoir les descriptions de programme avant d’assigner des documents supplémentaires.

Les candidats devraient uniquement téléverser les documents dans la catégorie « Documents supplémentaires » si une autre catégorie appropriée n’existe pas.