Documents

Les lettres de recommandation sont des lettres fournis par des médecins, des professeurs ou des individus d’un domaine non clinique, aussi connu sous le nom « répondant », qui recommandent la poursuite de votre formation médicale.

Lorsque vous soumettez une demande pour une référence via CaRMS en ligne, votre répondant est avisé de la demande. Votre répondant peut créer et téléverser la lettre de recommandation directement dans CaRMS en ligne.

Lorsque vous soumettez une demande, assurez-vous d’indiquer si vous désirez recevoir une lettre générique ou une lettre propre à une discipline ou un programme.

Il y a trois types de référence pour ce jumelage :

Lettre de recommandation : Ce type de document de référence est une lettre détaillée qui décrit les expériences du répondant avec vous et recommande la poursuite de votre formation en médecine.

Formulaire d’appui au candidat : Vous pouvez demander ce type de document de référence si vous postulez à un programme qui l’exige dans le cadre de la candidature. Il est de votre responsabilité de fournir une copie du formulaire, puisque ce dernier n’est pas fourni par CaRMS. Vous pouvez trouver ces formulaires dans les descriptions des programmes qui les exigent.

Lettre de recommandation structurée : ce type de document de référence peut être exigé par les programmes si vous postulez à une des disciplines ci-dessous. Le document est rempli en ligne par les fournisseurs de référence, ce qui veut dire que vous devez choisir cette option à partir du menu déroulant de votre compte d’utilisateur CaRMS en ligne lorsque vous faites une demande pour une référence pour ces disciplines précises. Vous pouvez voir des exemples de ces documents ci-dessous.

• Médecine familiale
  Exemple de la lettre de recommandation structurée en médecine familiale pour les DCM
  Exemple de la lettre de recommandation structurée en médecine familiale pour les DHCEU
• Médecine d’urgence
  Exemple de lettre de recommandation structurée en médecine d’urgence

Diplômés hors Canada et États-Unis en médecine

Si vous êtes un candidat provenant d’une faculté de médecine à l’extérieur du Canada ou des États-Unis, il est possible que vous ayez en votre possession des documents de référence provenant de votre pays d’origine. Si vous avez déjà une référence en votre possession, vous devez créer une demande de référence dans CaRMS en ligne et envoyer la référence et la page couverture à l’adresse documents@carms.ca. CaRMS n’accepte pas de copies imprimées des documents ou des documents envoyés par la poste.

Idéalement, les documents de référence devraient être rédigés par des personnes qui ont travaillé avec vous en milieu clinique en Amérique du Nord. Toutefois, CaRMS acceptera toute recommandation provenant d’un médecin et/ou d’un professeur.

Si un document de référence est rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais, vous devez fournir une traduction officielle.

Lignes directrices pour les lettres de recommandation

Afin d’assurer que les directeurs de programmes reçoivent l’information dont ils ont besoin pour évaluer les candidats, nous recommandons d’inclure dans une lettre de recommandation

• La date de rédaction de la lettre
• Le temps et la durée du contact entre le répondant et le candidat
• L’évaluation du candidat en ce qui concerne :
  • Les aptitudes et les connaissances cognitives
  • Les compétences en ce qui concerne la résolution de problèmes et la gestion des patients
  • Le comportement et les compétences attitudinales
  • Les compétences en communication et les relations de travail
  • La motivation et la ponctualité
  • Le sens de la responsabilité
  • Les compétences d’intervention propres à la discipine
  • Les qualités spéciales et les contributions uniques

Si les répondants sont incapables de fournir un commentaire précis concernant votre performance dans n’importe laquelle des catégories ci-dessus, ils devraient indiquer dans leur lettre qu’ils n’ont pas d’observations ou de connaissances de cet élément particulier.

Demandes de références anticipées

Avant l’ouverture de la plateforme CaRMS en ligne, vous pouvez communiquer avec vos répondants et demander une référence en remplissant le formulaire de demande de références anticipées et en le faisant parvenir à vos répondants. Le formulaire de demande de références anticipées doit être joint au document de référence lorsque votre répondant le fait parvenir à CaRMS par courriel à l’adresse documents@carms.ca. Une fois que nous avons reçu le formulaire de demande de références anticipées et le document de référence, nous vous enverrons un accusé de réception par courriel.

Après l’ouverture de CaRMS en ligne, vous devez créer une demande de référence pour toute lettre de recommandation anticipée. Veuillez aviser le centre des documents de CaRMS par courriel à l’adresse documents@carms.ca lorsqu’une demande de référence a été créée afin que l’on puisse téléverser le document de référence anticipée dans votre dossier. L’équipe des documents regroupera la demande et le document et téléversera le document dans votre dossier CaRMS en ligne. Vous êtes responsable de faire le suivi des documents téléversés. Si aucune demande n’a été créée, nous communiquerons avec vous par courriel.

CaRMS reçoit des résultats d’examen et de la documentation choisie directement de la source. Ceci simplifie le processus et garantit la validité des documents et des résultats.

Les résultats d’examen et d’évaluations que nous recevons le plus souvent sont :

• L’examen d’évaluation EECMC et les examens d’aptitude (EACMC partie I, partie II) du Conseil médical du Canada
• L’examen de la Collaboration nationale en matière d’évaluation (CNE)
• Le United States Medical Licensing Examination (USMLE)
• University of British Columbia’s Clinical Assessment Program (CAP)
• L’examen assisté par ordinateur pour l’échantillonnage des caractéristiques personnelles (CASPer)

Tous les résultats d’examen doivent être envoyés directement de l’organisation émettrice ou télécharger par le candidat dans la plateforme CaRMS en ligne.

Pour des renseignements concernant la façon de soumettre des résultats d’examen, consultez les instructions concernant la soumission des documents.

Diplômés hors Canada et États-Unis en médecine et ostéopraticiens

Il est possible que vous ayez à soumettre les résultats de l’examen du CMC et/ou de l’examen de la CNE dans le cadre de votre demande.

Les données et les documents d’examens du CMC, y compris l’examen de la CNE, sont uniquement acceptés s’ils sont transférés à partir du site inscriptionmed.ca*. Pour apprendre comment vous connecter à la page personnalisée de transfert inscriptionmed.ca, consultez les instructions concernant la soumission des documents.

*REMARQUE : Les résultats d’examen avant 2006 ne peuvent pas être envoyés via le site inscriptionmed.ca. Si vous avez subi l’EECMC avant 2006, communiquez directement avec le CMC afin de prendre les mesures nécessaires pour qu’une copie certifiée soit envoyée à CaRMS.

Évaluations linguistiques

Si votre langue d’enseignement pendant vos études en médecine a été une langue autre que le français ou l’anglais, il est possible que vous ayez à soumettre un examen d’aptitudes linguistiques selon les critères de la province ou du programme.

Dates d’expiration des examens

Les programmes exigent que tous les documents soumis soient valides : c’est-à-dire que leur période de validité n’est pas expirée. Vous êtes responsable de vous assurer que vos résultats d’examens sont encore valides.

CaRMS collabore avec des organisations tierces pour automatiser la vérification du statut de citoyenneté/statut légal requise par les bureaux des études postdoctorales pour l’entrée dans la formation en résidence. La vérification par les tiers simplifie le processus pour les candidats et les programmes. Tous les candidats qui n’ont pas reçu une vérification de la citoyenneté par un tiers seront requis de téléverser et d’assigner un document acceptable de preuve de citoyenneté. Veuillez consulter des renseignements supplémentaires ici.

Plusieurs documents de citoyenneté ont une date d’expiration. Assurez-vous que les documents de citoyenneté que vous soumettez sont valides. Les bureaux d’études postdoctorales n’accepteront pas de documents expirés.

Vous pouvez télécharger plusieurs documents comme preuve de votre statut de citoyenneté canadienne. Les documents de citoyenneté acceptés varient selon la province. Assurez-vous de réviser attentivement les critères d’admissibilité provinciaux et les descriptions de programmes.

Un relevé de notes en médecine est une liste de notes pour vos études en médecine de premier cycle. Un espace réservé pour un relevé de notes en médecine est automatiquement créé dans votre candidature. Si vous avez fréquenté plus d’une faculté de médecine, communiquez avec nous à l’adresse operations@carms.ca et nous créerons un dossier pour une faculté de médecine supplémentaire dans votre candidature.

Diplômés des facultés de médecine canadiennes

Vous pouvez soumettre votre relevé de notes en médecine de deux façons possibles :

1. Obtenez et téléversez le document vous-même dans votre compte d’utilisateur CaRMS en ligne ; ou
2. Demandez à votre faculté de médecine de téléverser votre document en utilisant leur portail pour les études de premier cycle de CaRMS en ligne.

Si vous avez déjà participé à un jumelage R-1 depuis 2013, vos anciens documents apparaîtront dans votre profil actuel.

Diplômés de facultés de médecine internationales

Vous pouvez soumettre votre relevé de notes en médecine de trois façons possibles :

1. Transférez votre document à partir du site inscriptionmed.ca (connectez-vous à CaRMS en ligne et suivez les instructions dans la section inscriptionmed.ca) ; ou
2. Obtenez et téléversez le document vous-même dans votre compte d’utilisateur CaRMS en ligne ; ou
3. Demandez à votre faculté de médecine de téléverser votre document en utilisant leur portail pour les études de premier cycle de CaRMS en ligne.

Si vous avez déjà participé à un jumelage R-1 depuis 2013, vos anciens documents apparaîtront dans votre profil actuel.

Les facultés de médecine internationales qui n’ont pas un compte d’utilisateur pour le portail pour les études de premier cycle de CaRMS peuvent soumettre une demande à l’adresse communication@carms.ca.

Le DREM/lettre du doyen est une lettre d’attestation rédigée par le doyen ou le principal de votre faculté de médecine.

Habituellement, ce document :

• Fournit un rapport concernant les activités pendant les études en médecine, et/ou
• Fournit des commentaires concernant le rendement pendant les stages cliniques, et/ou
• Fournit une recommandation de formation supplémentaire en médecine, et/ou
• Fournit un rapport concernant le temps passé dans chaque spécialité ou département (heures ou semaines).

Diplômés canadiens (DCM) en médecine

En général, CaRMS reçoit les DREM des diplômés de facultés de médecine canadiennes au jumelage directement de la part des universités.

Les DREM des diplômés canadiens de l’année en cours sont habituellement transférés automatiquement, mais les étudiants doivent s’assurer de suivre les processus de leur université pour que leurs documents soient transférés à CaRMS. Ils devraient vérifier la section de suivi des documents de CaRMS en ligne pour assurer que les documents sont en place.

Les diplômés canadiens des années précédentes qui postulent à CaRMS pour la première fois doivent demander à leur université de transférer leur DREM via le portail pour les études de premier cycle de l’université sur CaRMS en ligne.

Diplômés de facultés de médecine internationales

Les étudiants peuvent télécharger leur propre DREM/Lettre du doyen s’ils l’ont en leur possession. Les facultés de médecine internationales peuvent utiliser notre portail des bureaux des études de médecine de premier cycle afin de télécharger les DREM/lettres du doyen. Les facultés de médecine peuvent s’inscrire pour utiliser le portail des bureaux des études de premier cycle à l’adresse communication@carms.ca.

Une lettre de motivation est rédigée par le candidat afin de se présenter aux programmes et pour exprimer un intérêt dans un programme ou une discipline en particulier.

Votre lettre de motivation devrait décrire les raisons pour lesquelles vous avez choisi un programme de formation précis. Chaque programme a des préférences en ce qui concerne le contenu des lettres de motivation. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les descriptions de programmes individuelles.

Vous devez saisir les lettres de motivation directement dans CaRMS en ligne. Vous pouvez écrire la lettre de motivation directement dans le système en ligne ou utiliser un logiciel de traitement de texte autonome et coller le texte dans CaRMS en ligne une fois terminé.

Si les programmes désirent recevoir une photographie, ils l’indiqueront dans la description du programme. Les photographies sont utilisées comme aide-mémoire afin d’aider les programmes à identifier les candidats au moment du classement et ne seront révélées qu’au début de la période des entrevues.

Un plan du visage professionnel devrait être utilisé lorsque cela est possible.

Vous pouvez télécharger une photographie en format JPG directement sur votre compte d’utilisateur en ligne. Les photographies ne doivent pas excéder la taille de 2 Mo.

Vous pouvez joindre tout document supplémentaire que vous désirez afin de mettre en valeur votre candidature. Les documents additionnels peuvent inclure : des curriculums vitae personnalisés, des évaluations de stages, etc.

Si le programme désire voir des documents spécifiques, ou ne désire pas examiner des documents additionnels, ces préférences seront incluses dans la description du programme. Assurez-vous de bien revoir les descriptions de programme avant d’assigner des documents supplémentaires.

Téléchargez uniquement les documents dans la catégorie « Documents supplémentaires » si une autre catégorie appropriée n’existe pas.